(275) Gutscheine: Gültigkeit, Einlösen, Steuern, Vermarktung

Gutscheine sind ein immer wieder diskutiertes Thema, da es viele Unsicherheiten und Missverständnisse gibt, insbesondere wenn es um die Gutschein-Gültigkeit oder auch die Versteuerung von Gutscheinen geht. Erfahren Sie hier alles Wissenswerte zu diesen und vielen weiteren Fragen.

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Es gibt verschiedene Arten von Gutscheinen

Zunächst einmal eine kurze Begriffsklärung: Es gibt Rabattgutscheine und Wertgutscheine. Rabattgutscheine werden meist von einer Gastronomie ausgegeben, um das Geschäft anzukurbeln oder z. B. Stammgästen etwas Gutes zu tun. Um diese Gutscheine wird es in diesem Artikel aber nicht gehen. Wenn Sie mehr über Coupons wissen möchten, lesen Sie gerne dazu den entsprechenden Artikel. Hier geht es vielmehr um Geschenk-Gutscheine, deren Gültigkeit, wie man sie vermarkten kann und vieles mehr.

Wertgutscheine werden für einen gewissen Betrag von einer Person gekauft, um sie in den meisten Fällen als Geschenk weiterzugeben. Wie der Name bereits sagt, kann man mit einem Gutschein ein Gut (also eine Ware oder Dienstleistung) gegen ebendiesen Schein erhalten/einlösen. Und übrigens: Laut einer Umfrage freuen sich knapp 75 % der Beschenkten über Gutscheine – dies ist also eine tolle Marketingmöglichkeit für Ihre Gastronomie … und das nicht nur zu Weihnachten!

Gutschein Gültigkeit: Wie lange sind Gutscheine gültig?

Generell haben Gutscheine nach den gesetzlichen Regelungen eine Verjährungsfrist von drei Jahren (bis zum Ende des 3. Jahres). Es ist möglich, Gutscheine mit einer kürzeren Gültigkeitsdauer auszustellen, jedoch sind zu kurze Fristen nicht zulässig. Sollte ein Gutschein vor Ende der dreijährigen Frist verfallen, kann er zwar nicht mehr verwendet werden, aber der Inhaber hat das Recht, den Wert des Gutscheins zurückzufordern (eventuell abzüglich eines entgangenen Gewinns des Verkäufers). Es ist auch möglich, einen Gutschein stufenweise zu nutzen, sofern dies für den Verkäufer machbar ist und er dadurch keinen Verlust erleidet.

Beispiel: Ein Wert- oder Geschenk-Gutschein ist 3 Jahre lang gültig, und zwar bis zum 31.12. des 3. Jahres. Wenn jemand bei Ihnen am 14.02.2023 einen Gutschein kauft, ist dieser also bis zum 31.12.2026 gültig!

Gutschein abgelaufen: Muss man ihn dennoch einlösen?

Es ist nicht ungewöhnlich, dass in der Gastronomie Unklarheiten bezüglich der Gültigkeit abgelaufener Essensgutscheine auftreten. Sowohl Restaurantbetreiber als auch Gäste sind oft unsicher, ob abgelaufene Gutscheine noch eingelöst werden können oder ob das Restaurant verpflichtet ist, den Wert in bar zurückzuerstatten.

Bei der Ausgabe von Essensgutscheinen an Gäste gelten ähnliche rechtliche Rahmenbedingungen wie bei anderen Verkaufsartikeln. Generell verfallen die Ansprüche auf solche Gutscheine drei Jahre nach Ausstellungsdatum. Nach diesem Zeitraum kann das Restaurant entscheiden, ob es den Gutschein noch einlöst. Eine rechtliche Verpflichtung besteht dann nicht mehr, da sich das Restaurant auf die Verjährungsfrist berufen kann.

Zum Beispiel verfallen Gutscheine, die im Jahr 2024 in einem Restaurant ausgestellt werden, üblicherweise am 31. Dezember 2027. Gutscheine aus dem Jahr 2023 verfallen entsprechend am 31. Dezember 2026. Nach diesen Stichtagen liegt es im Ermessen des jeweiligen Restaurants, ob es abgelaufene Gutscheine akzeptiert oder ablehnt.

Muss man das Geld für einen nicht eingelösten Gutschein erstatten?

In der Gastronomie stoßen Gäste manchmal auf das Problem, dass ein Essensgutschein, den sie nach längerer Zeit wiedergefunden haben, abgelaufen ist. Viele möchten dieses Ablaufdatum nicht akzeptieren, können jedoch, wie bereits erwähnt, die Einlösung des Gutscheins nicht erzwingen. Doch stellt sich die Frage, ob sie stattdessen eine Barauszahlung des Gutscheinwertes verlangen können.

Einige Gäste versuchen (zumeist über einen Anwalt), dies zu erreichen, indem sie auf eine sogenannte „ungerechtfertigte Bereicherung“ des Restaurants hinweisen. Sie argumentieren, dass das Restaurant eine Zahlung erhalten, aber noch keine Leistung erbracht hat, und somit laut Gesetz mindestens zur Auszahlung des Geldbetrags verpflichtet sei. Diese Sichtweise ist allerdings juristisch nicht haltbar.

Der Verkauf eines Essensgutscheins bedeutet nicht, dass das Restaurant keine Gegenleistung erbracht hat. Mit der Ausgabe des Gutscheins gibt das Restaurant das Versprechen, später Speisen und Getränke im Wert des Gutscheins anzubieten, ohne dass diese nochmals bezahlt werden müssen. Der Kauf eines Essensgutscheins ist im Wesentlichen ein Vorvertrag zu einem späteren Hauptvertrag, der beim Einlösen des Gutscheins zustande kommt und bei dem einige Bedingungen bereits festgelegt sind. Auch die Gültigkeit der Gutscheine ist hiervon nicht weiter betroffen.

Gültigkeit Gutscheine: Wie verhält es sich mit Teileinlösungen?

Leider ist die Rechtsprechung dazu unbefriedigend und es gibt keine entsprechende Regelung. Da wir aber nun mal in der Dienstleistungsbranche arbeiten und schließlich unseren Gästen eine schöne Zeit ohne Ärger bereiten wollen, sollten Sie auf Teileinlösungen eingehen. Ein Anspruch auf Auszahlung der Restsumme besteht jedoch rechtlich auf keinen Fall und man sollte davon auch Abstand nehmen.

Einige spezielle Fälle, bei denen es um die Gültigkeit von Gutscheinen geht

Pächterwechsel: Muss der neue Pächter die Gutscheine seines Vorgängers einlösen?

Nein, bei einem Pächterwechsel ist man als neuer Pächter nicht verpflichtet, die Gutscheine des vorher an dieser Stelle befindlichen Restaurants einzulösen. Man sollte den Gutscheininhabern empfehlen, sich an den alten Pächter zu wenden. Ändert sich hingegen nur die Geschäftsführung (und die Betreibergesellschaft bleibt gleich), behalten Gutscheine selbstverständlich weiterhin ihre Gültigkeit.

Schwanger oder lange krank: Behalten Gutscheine Ihre Gültigkeit?

Persönliche Umstände ändern an der Gültigkeit von Gutscheinen nichts. Wenn Sie aufgrund von Schwangerschaft oder einen längeren Krankheit absehen können, Gutscheine nicht einlösen zu können, haben Sie die Möglichkeit, diese im Freundeskreis zu verkaufen oder zu verschenken.

Gutscheine mit Befristung: Was ist, wenn man die Gültigkeit von Gutscheinen auf ein oder zwei Jahre befristet?

Immer wieder stellt sich die Frage: Wie lange ist ein Gutschein gültig. Grundsätzlich hat man als Geschäftsinhaber die Möglichkeit, einen Gutschein zu befristen. Wenn ein Gutschein eine Befristung von ein oder zwei Jahren hat, ist die Situation folgendermaßen:

1. Gültigkeit des Gutscheins: Der Gutschein ist bis zum aufgedruckten Datum oder für die angegebene Dauer gültig. Dies bedeutet, dass Sie den Gutschein innerhalb dieser Frist einlösen müssen.
2. Recht auf Erstattung nach Ablauf der Befristung: Sollte der Gutschein vor der Verjährungsfrist von drei Jahren verfallen, haben Sie nicht mehr die Möglichkeit, ihn einzulösen. Allerdings haben Sie Anspruch darauf, dass Ihnen der Geldwert des Gutscheins erstattet wird, möglicherweise abzüglich eines Betrags für den entgangenen Gewinn des Händlers. Dieser Anspruch besteht innerhalb der dreijährigen Verjährungsfrist.
3. AGB und Befristung: Die Details zur Befristung des Gutscheins finden sich in der Regel im Kleingedruckten oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Händlers. Diese Fristen sind rechtlich meistens nicht anfechtbar, da es dem Händler erlaubt sein muss, seinen Warenbestand und seine Angebote innerhalb bestimmter Zeiträume zu planen.
4. Unwirksamkeit zu kurzer Fristen: Sollte die Befristung des Gutscheins unangemessen kurz sein, gilt diese als unwirksam. In einem solchen Fall können Sie darauf bestehen, den Gutschein auch nach Ablauf der Frist noch einzulösen.

Es ist wichtig, die spezifischen Bedingungen und Befristungen des jeweiligen Gutscheins zu prüfen, um Ihre Rechte und Möglichkeiten richtig einschätzen zu können.

Die Vermarktung von Gutscheinen

Die Vermarktung von Gutscheinen ist mehr als nur der Verkauf von Papier- oder Digitalzetteln. Sie ist eine Kunst, die, wenn richtig umgesetzt, nicht nur zu einer direkten Einnahmequelle wird, sondern auch Kundenbindung und Markenbekanntheit fördert. Mit der richtigen Strategie können Gutscheine dazu beitragen, das Geschäft zu beleben und neue Kunden zu gewinnen.

Zielgruppenanalyse

Bevor Sie mit der Vermarktung beginnen, definieren Sie Ihre Zielgruppe. Wer sind die wahrscheinlichsten Käufer? Sind es bestehende Kunden, die bereits mit Ihrem Angebot vertraut sind, oder zielen Sie auf eine neue Kundengruppe ab? Eine klare Vorstellung Ihrer Zielgruppe ermöglicht es Ihnen, Ihre Marketingstrategie effizient auszurichten.

Design und Präsentation

Der erste Eindruck zählt. Ein ansprechend gestalteter Gutschein, ob physisch oder digital, zieht die Aufmerksamkeit auf sich. Investieren Sie in ein professionelles Design, das Ihre Marke repräsentiert und den Wert des Gutscheins hervorhebt.

Kommunikationskanäle

Nutzen Sie unterschiedliche Kanäle, um auf Ihre Gutscheine aufmerksam zu machen:

• Soziale Medien: Teilen Sie regelmäßig Beiträge und Angebote, eventuell sogar mit Werbeanzeigen.
• E-Mail-Marketing: Informieren Sie Ihre Abonnenten über Sonderaktionen und exklusive Gutscheinangebote.
• Website: Integrieren Sie einen gut sichtbaren Bereich für Gutscheine auf Ihrer Startseite.
• Partnerschaften: Kollaborieren Sie mit Unternehmen, die eine ähnliche Zielgruppe ansprechen, um Gutscheine gemeinsam zu bewerben.

Online-Portale

Neben Gutscheinen, die Sie am Tresen direkt verkaufen und solchen, die Sie über Ihre Website anbieten können, sollten Sie darüber nachdenken, Gutscheine über einen Anbieter zu verkaufen. Sie erreichen dadurch einen deutlich größeren Gästekreis. Nehmen Sie folgendes Beispiel: Die Tochter wohnt in München.

Die Tante lebt in der Stadt, in der Sie Ihr Restaurant führen. Die Tochter kann einfach auf ein Gutscheinportal gehen und dort Ihr Restaurant finden und am Ende der Tante einen Gutschein Ihrer Gastronomie schenken. Wahrscheinlich hätte die Tochter niemals direkt Ihre Website gefunden.

Der Nachteil ist, dass diese Portale meist Provisionen für Gutscheine nehmen, entsprechend dem Ausstellungswert. Dafür erhält man aber Zugang zu einer großen, neuen Zielgruppe. Hier einige Portale:

• YoVite (Spezialist für die Gastronomie)
• mydays Erlebnisse
• Gutscheinsystem zum Einbinden auf Ihre Website

Ideen zur besseren Vermarktung von Gutscheinen

• Promotions und Angebote Machen Sie besondere Angebote, z. B. „Kaufe einen 50-Euro-Gutschein und erhalte einen zusätzlichen 10-Euro-Gutschein gratis“. Solche Aktionen können den Gutscheinverkauf ankurbeln.
• Mehrwert schaffen Bieten Sie Gutscheinpakete an, die nicht nur einen monetären Wert haben, sondern zusätzliche Vorteile bieten, wie exklusive Events, Vorzugszugänge oder Produktproben.
• Kundenbindung Nutzen Sie Gutscheine als Mittel zur Kundenbindung. Dankeschön-Gutscheine oder Geburtstagsgutscheine sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Wertschätzung zu zeigen und Kunden zurück in Ihr Geschäft zu holen.
• Feedback einholen Sammeln Sie Feedback von Kunden, die Gutscheine gekauft oder eingelöst haben. Dies bietet wertvolle Einblicke in das, was funktioniert und wo es Verbesserungspotenzial gibt.

Die Vermarktung von Gutscheinen ist eine facettenreiche Strategie, die, wenn richtig umgesetzt, weitreichende Vorteile für Unternehmen bieten kann. Von der Erhöhung der direkten Einnahmen bis hin zur Kundenbindung und Neukundengewinnung – mit der richtigen Planung und Ausführung können Gutscheine ein mächtiges Werkzeug in Ihrem Marketingarsenal sein.

Nicht alle Gutscheine werden eingelöst

Was man zudem bedenken sollte, ist die Tatsache, dass bis zu einem Drittel aller ausgegebenen (und bereits bezahlten) Gutscheine nicht eingelöst werden. Das kann daran liegen, dass dem Beschenkten das Restaurant nicht zusagt oder einfach, weil der Gutschein vergessen wird. Gutscheine sind daher finanziell betrachtet aus zwei Gründen interessant:

1. Man bekommt Cash lange bevor man die Leistung dazu erbringen muss.
2. Bis zu einem Drittel aller Gutscheine werden nicht eingelöst.

Umsatzsteuerpflicht auf Gutscheine

Gutscheine werden je nach Art zu unterschiedlichen Zeitpunkten versteuert. In aller Kürze: Es gibt Einzweckgutscheine, die zum Zeitpunkt der Ausgabe versteuert werden müssen und Mehrzweckgutscheine. Diese werden erst beim Einlösen versteuert. Erfahren Sie alle Details hierzu in unserem Beitrag zur Versteuerung von Gutscheinen.

FAQ

Weiterführende Links zum Thema Gutscheine

• Verbraucherzentrale zum Thema Gutscheine, Gültigkeit von Gutscheinen und mehr
• Geschenkgutscheine Vordrucke