Kostenlose Downloads für die Gastronomie

Auf dieser Seite finden Sie die größte Sammlung an kostenlosen Vorlagen und Checklisten für die Gastronomie. Alle Downloads sind praxiserprobt, sofort einsetzbar und können von Ihnen teilweise individuell angepasst werden. Sie dürfen die Dateien frei in Ihrem Betrieb verwenden – egal ob kleines Café, Restaurant oder Hotel.

Die Vorlagen decken alle zentralen Bereiche ab, die Sie in Ihrem Alltag benötigen: Personalbüro, Verwaltung, Betriebsanweisungen, Kalkulation, Budget, HACCP, Bankett, sowie Service und Sonstiges. Alle Vorlagen sparen Ihnen Zeit, verhindern Fehler und helfen Ihnen zudem, Abläufe zu standardisieren.

Wählen Sie also ganz einfach die passende Kategorie und laden Sie die Dateien kostenlos herunter, ganz ohne Registrierung, ohne E-Mail-Adresse, ohne Bedingungen. Bitte beachten Sie: Bei manchen Downloads handelt es sich um Links zu Google Dateien. Sie müssen dann erst eine Kopie für sich machen, um diese nutzen zu können!

🟤 NEU: Downloads: Betriebsanweisungen

Betriebsanweisungen sind ein zentraler Bestandteil des Arbeitsschutzes. Sie informieren Ihr Team über Gefahren, den sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln und außerdem über das richtige Verhalten im Notfall. Gerade in der Gastronomie entstehen vielfältige Risiken – von heißen Fritteusen über scharfe Messer bis zu biologischen Gefahren wie Schimmel oder Abfall.

Mit unseren kostenlosen Vorlagen für Betriebsanweisungen erfüllen Sie einerseits gesetzliche Vorgaben und schaffen zum anderen klare Regeln im Alltag. Die Anweisungen sind zudem übersichtlich gegliedert und leicht verständlich formuliert.

🟠 Downloads für das Personalbüro

Ein funktionierendes Personalbüro ist die Grundlage für einen reibungslosen Betrieb in der Gastronomie. Hier laufen Dienstpläne, Urlaubsanträge, Bescheinigungen und viele weitere Dokumente zusammen. Mit unseren kostenlosen Vorlagen zum Download schaffen Sie zudem klare Strukturen. Sie finden hier geprüfte Downloads für alle wichtigen Bereiche: von Formularen der Agentur für Arbeit über Dienstpläne bis zu Motivationshilfen für Ihr Team.

Vorlagen für Dienstpläne, Feiertage, Arbeitszeit und Urlaub

Mit unseren Vorlagen für Dienstpläne, Zuschlagsberechnungen, Berechnung der Arbeitszeit und Urlaubslisten organisieren Sie Ihr Team folglich besonders effizient. So behalten Sie den Überblick über Arbeitszeiten, Zuschläge und freie Tage – egal ob kleines Café oder großes Restaurant.

Einschätzungen, Praktikumsbeurteilungen

Schülerpraktika und betriebliche Einsätze sind wertvolle Erfahrungen – wenn sie gut begleitet werden. Mit unseren Vorlagen für Praktikumsbewertungen, Einschätzungen und Checklisten stellen Sie sicher, dass jeder Einsatz professionell dokumentiert ist. Das spart Zeit und zeigt zudem Engagement für die Nachwuchsförderung.

Weitere Downloads aus dem Personalbüro: Einarbeitung, Einschätzungen, Mitarbeiter des Monats

Manche Dokumente sind klein, aber im Alltag Gold wert. Von der Trinkgeldberechnung über Geburtstagslisten bis zu Mitarbeiter-des-Monats-Urkunden: Mit diesen Vorlagen schaffen Sie Motivation, Wertschätzung und Ordnung im Team. Einfach herunterladen und anschließend direkt einsetzen.

• Willkommensbrief an neue Mitarbeiter: Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke mit einem persönlichen Willkommensbrief vor dem ersten Arbeitstag. In dieser Datei finden Sie vier professionelle Muster zum direkten Einsatz.
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Checkliste): Diese Checkliste erleichtert Ihnen die strukturierte Einarbeitung neuer Kollegen im Team. Ideal für den ersten Arbeitstag und die erste Woche.
• Geburtstagsliste (Mitarbeiter): Mit dieser Liste behalten Sie alle Geburtstage Ihrer Mitarbeiter im Blick. Geeignet für das Schwarze Brett oder den Team Ordner im Büro.
• Die „Gelbe-Karte“ für Mitarbeiter: Die Gelbe Karte ist ein schriftlicher Hinweis bei Fehlverhalten vor einer formellen Abmahnung. Sie wirkt deeskalierend und schafft Klarheit ohne Eskalation.
• Mitarbeiter des Monats 1: Motivieren Sie Ihr Team mit einer Auszeichnung als Mitarbeiter des Monats. Diese Urkunde können Sie direkt ausdrucken und überreichen.
• Mitarbeiter des Monats 2: Wertschätzung sichtbar machen mit einer modernen Urkunde für besonders engagierte Mitarbeiter. Diese Variante eignet sich für Gastronomiebetriebe mit Teamspirit.
• Mitarbeiter des Monats 3: Belohnen Sie Einsatz und Loyalität mit einer klassischen Mitarbeiter des Monats Auszeichnung. Diese Vorlage wirkt schlicht und professionell zugleich.
• Einschätzung eines Schülerpraktikums: Beurteilen Sie Schüler nach dem Praktikum mit einer der drei vorgefertigten Vorlagen. Die Formulare decken Verhalten Einsatz und Lernbereitschaft ab.
• Praktikumsbeurteilung: Hier erhalten Sie drei sofort einsetzbare Muster zur Bewertung von Praktikanten. Ideal für Schulpraktika oder freiwillige Betriebspraktika.
• Betriebsvereinbarung zur Handynutzung: Regeln Sie die Nutzung privater Handys am Arbeitsplatz rechtssicher mit dieser Muster Vereinbarung. Die Vorlage eignet sich für alle Betriebsgrößen und Branchen.
• BLok Online Berichtsheft (Broschüre BiBB): Offizielle Broschüre des BiBB zum digitalen Berichtsheft für Auszubildende in der Gastronomie. Informieren Sie sich über Funktionen und Vorteile der Plattform.
• Statusfeststellung freier Mitarbeiter: Bewerten Sie mit diesem Fragebogen, ob ein freier Mitarbeiter als scheinselbstständig gilt. Die Vorlage hilft Ihnen bei der rechtssicheren Einschätzung von Auftragsverhältnissen.

Formulare der Agentur für Arbeit

Offizielle Formulare sind Pflicht in jedem Gastronomiebetrieb. Mit unseren Vorlagen für die Agentur für Arbeit, Jobcenter und andere Stellen erfüllen Sie somit alle Anforderungen schnell und korrekt. Alle Dateien können Sie digital ausfüllen, speichern und zudem jederzeit wiederverwenden.

Verordnungen Berufsausbildung und Rahmenlehrpläne (Neuordnung: 2022)

Die Ausbildungsordnungen in der Gastronomie brachten 2022 viele Änderungen mit sich. Hier finden Sie die offiziellen Verordnungen und Rahmenlehrpläne für Berufe wie Koch, Fachkraft Küche oder Fachmann/Fachfrau für Restaurants und Veranstaltungsmanagement (früher Restaurantfachmann/-fachfrau) . So haben Sie alle Informationen für Ihre Azubis somit immer griffbereit.

🟣 Kostenlose Downloads: Kalkulation und Wareneinsatz in der Gastronomie

Eine saubere Kalkulation ist die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg in der Gastronomie. Mit unseren kostenlosen Excel-Vorlagen und anderen Formaten behalten Sie Wareneinsatz, Preise und schließlich die Kosten jederzeit im Blick. Die Dateien sind praxisnah aufgebaut, leicht zu bedienen und daher sofort einsetzbar.

Kalkulation von Speisen und Getränken

Musterkalkulationen für Getränke, Speisen und Menüs. Mit unseren Tools erstellen Sie realistische Verkaufspreise und vermeiden böse Überraschungen am Monatsende.

• Aufschlagkalkulation einfach: Mit dieser Excel Vorlage berechnen Sie schnell und einfach Verkaufspreise nach der Aufschlag Methode. Ideal für Speisen und Getränke in der Gastronomie.
• Zielkostenkalkulation: Ermitteln Sie mit dieser Datei, welcher Wareneinsatz bei einem gewünschten Verkaufspreis erlaubt ist. Das Tool unterstützt Sie bei der preisbewussten Sortimentsplanung.
• Kalkulation von offenen Weinen und Spirituosen: Berechnen Sie Glaspreise für offene Weine und Spirituosen exakt und nachvollziehbar. Diese Vorlage berücksichtigt Ausschankmengen und Bruchverlust.
• Menu Engineering Worksheet: Dieses Tool analysiert Deckungsbeiträge und Verkaufszahlen deutlich genauer als eine einfache Renner Penner Liste. Optimieren Sie Ihr Speisenangebot datenbasiert.

Wareneinsatz & Rezepturen

Vorlagen zur Berechnung von Wareneinsatz und Food Cost. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Gerichte Gewinn bringen und wo Verluste entstehen.

• Rezepturen: Nur wer seine Rezepturen exakt kennt kann richtig kalkulieren. Mit dieser Vorlage sichern Sie Qualität und kontrollieren Ihre Kosten zuverlässig.
• Verlustbuch: Dokumentieren Sie Verluste sauber und nachvollziehbar für den Wareneinsatz und das Finanzamt. Diese Vorlage unterstützt Sie bei interner Kontrolle und externer Prüfung.
• Warengruppen Performance & Profit Check: Vergleichen Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Warengruppen übersichtlich mit diesem Excel Tool. Die Analyse zeigt Ihnen schnell, wo Sie Gewinn verlieren.
• Wareneinsatz: Berechnen Sie den Wareneinsatz präzise und transparent mit dieser klassischen Vorlage. Die Kennzahl gehört zu den wichtigsten Steuerungsinstrumenten im Betrieb.

🔵 Downloads zu HACCP in der Gastronomie: Wareneingangskontrolle, Temperaturkontrolle, WC-Reinigung und mehr

Ein funktionierendes HACCP-System schützt Ihre Gäste, Ihr Team und Ihr Unternehmen vor hygienischen Risiken und ebenso vor rechtlichen Konsequenzen. Die Herausforderung im Alltag: Alle Arbeitsschritte müssen nicht nur eingehalten, sondern auch lückenlos dokumentiert werden.

Mit unseren kostenlosen HACCP-Vorlagen gelingt Ihnen genau das. Sie finden hier praxiserprobte Checklisten, Pläne und Formulare für alle wichtigen Bereiche: von der Wareneingangskontrolle über Temperaturkontrollen bis zu Reinigungsplänen für Küche und WC. Jede Vorlage ist sofort einsatzbereit, leicht verständlich und entspricht den gängigen Anforderungen der Lebensmittelüberwachung. Auf diese Weise sparen Sie folglich Zeit bei der Dokumentation, vermeiden Fehler und gehen Kontrollen gelassen entgegen.

Temperaturkontrolle

Die Temperaturüberwachung ist einer der wichtigsten Bausteine im HACCP-System. Kühlschränke, Tiefkühler und Speisenausgaben müssen täglich geprüft und dokumentiert werden. Mit unseren kostenlosen Vorlagen kontrollieren Sie Kühlungen zuverlässig, erfassen Abweichungen und halten Korrekturmaßnahmen direkt fest. So sind Sie bei jeder Kontrolle auf der sicheren Seite.

Wareneingang/Lager

Jede Lieferung ist ein kritischer Punkt für die Lebensmittelsicherheit. Mit unseren Vorlagen für die Wareneingangskontrolle prüfen Sie Lieferfahrzeuge, Temperaturen, Verpackungen und Mengen schnell und lückenlos. Die Formulare helfen Ihnen, Mängel sofort zu dokumentieren und Entscheidungen über die Annahme oder Ablehnung von Ware nachvollziehbar zu machen.

Schulungen/Reinigung/Hygiene allgemein

Ein HACCP-System funktioniert nur dann, wenn Mitarbeiter geschult sind und Reinigungspläne konsequent umgesetzt werden. Unsere Vorlagen unterstützen Sie bei Schulungsnachweisen, Teilnehmerlisten und Themenplänen. Ergänzend finden Sie Reinigungspläne für Küche, WC und Gästebereiche sowie Hygieneplakate für den sofortigen Einsatz. Damit schaffen Sie klare Strukturen und dokumentieren, dass Hygiene im Betrieb aktiv gelebt wird.

Besonders hervorzuheben ist die Belehrung Infektionsschutzgesetz, die gesetzlich vorgeschrieben ist. Nutzen Sie sowohl unsere Themenliste und praktischen Tipps für die Durchführung der Belehrung, als auch die Teilnehmerliste als Bescheinigung.

🟡 Download Vorlagen Excel: Budget, Budgetierung, Personalkosten

Ob Monatsplanung, Jahresbudget oder Personalkosten: Mit den richtigen Vorlagen steuern Sie Ihr Restaurant wie ein Profi. Unsere kostenlosen Excel-Tools helfen Ihnen, Ausgaben und Einnahmen realistisch zu planen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. So bleibt Ihr Betrieb wirtschaftlich stabil und Sie haben jederzeit den Überblick.

• Budgeterstellung: Mit dieser sehr umfangreichen Budgetdatei können Sie Ihr gastronomisches Jahresbudget komplett erstellen und verwalten.
• Budget Personalkosten: In der Hauptbudgetdatei wird nur der Gesamtwert der Personalkosten eingetragen. Mit dieser Excel-Vorlage hier können Sie zunächst im Detail Ihre Personalkosten entwickeln und im Überblick behalten.
• Liquiditätsplanung: Ein wichtiger Teil des Jahresbudgets ist die Liquiditätsplanung. Mit diesem Download behalten Sie stets die Übersicht über Ihre Zahlungsein- und ‑ausgänge.
• Kennzahlen Monatsdashboard: Die Datei bietet dabei ein monatliches Dashboard mit allen wichtigen Kennzahlen. Mit der Eingabe nur weniger monatlicher Werte erhalten Sie verblüffend viele wichtige Steuerungskennzahlen für Ihre Gastronomie.
• Kennzahlen: Pro-Kopf-Umsatz: Der Pro-Kopf-Umsatz bietet Ihnen viele Interpretationsmöglichkeiten. Sie sehen daran, wie Ihre Speisekarte ankommt und wie gut Ihre Mitarbeiter z.B. Desserts, ein zweites Glas Wein oder einen Aperitif verkaufen.

⚪ Downloads: Verwaltung allgemein und Schulungen

Zur erfolgreichen Betriebsführung gehören nicht nur Küche und Service, sondern auch Organisation und Schulungen. In diesem Bereich finden Sie praktische Vorlagen, die Ihnen den Alltag erleichtern.

• Inventur Aufnahme: Mithilfe dieser Excel-Vorlage lassen sich alle Artikel mit Einkaufspreisen und Mengen für die Inventur erfassen. Sie können diese Liste für die eigentliche physische Aufnahme verwenden als auch für die Bewertung/Berechnung.
• Schulungsplan (Jahresplaner): Planen Sie am besten alle Ihre Schulungen für das ganze Jahr im Voraus. So können Sie nichts vergessen und behalten den Überblick. In diesem Download finden Sie ein Muster, ein Muster ohne das Wort „Muster“, das Sie genauso übernehmen können und eine leere Liste für Ihre eigenen Eintragungen und Planung.
• Schulungsnachweis (Teilnehmerliste und Thema): Mit dieser Vorlage können Sie eine Teilnehmerliste für eine interne Schulung führen. Dabei brauchen Sie nur das Thema anzukreuzen und einige kurze Eintragungen machen. Schon haben Sie einen Nachweis für die durchgeführte Schulung.
• Themenliste für Brandschutz-Schulung: Hier haben wir Ihnen auf zwei Seiten eine große Auswahl an Themen für eine Schulung zum Thema Brandschutz zusammengestellt. Auf diese Weise können Sie nichts Wichtiges vergessen und erhalten Anregungen für eine erfolgreiche Schulung.

🟢 Downloads und PDF-Vorlagen: Bankett, Catering & Service

Menüplanung, Raumgestaltung oder Serviceorganisation: Hier finden Sie alle wichtigen Vorlagen für Bankett und Catering. Die kostenlosen Downloads für die Gastronomie helfen Ihnen, Veranstaltungen professionell zu planen und reibungslos umzusetzen.

Eindecken Tische, 3-Gang-Menü, 4-Gang-Menüs, 5-Gang-Menüs etc.

Ein festlich gedeckter Tisch ist die Visitenkarte Ihres Restaurants. Mit unseren Schritt-für-Schritt-Anleitungen für 3-, 4- und 5-Gang-Menüs zeigen Sie Ihrem Team, wie Teller, Besteck und Gläser korrekt platziert werden. Die Pläne sind leicht verständlich und sofort umsetzbar – perfekt für Schulungen, neue Mitarbeiter oder als tägliche Gedächtnisstütze.

• Eindecken eines Tisches: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Eindecken von Tischen für ein 3-Gang-Menü.
• Eindecken eines 4-Gang-Menüs: PDF mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Eindecken eines 4-Gang-Menüs
• Eindecken eines 5-Gang-Menüs: Ein PDF mit einer einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Eindecken eines 5-Gang-Menüs für ein festliches Menü

Raumpläne (Tische stellen für verschiedene Personenzahlen)

Ob 25, 40 oder 50 Personen – die richtige Tischordnung entscheidet über den Erfolg jeder Veranstaltung. Unsere Vorlagen bieten Ihnen verschiedene Varianten für Bankette, Feiern und Caterings. Sie helfen Ihnen, Platz optimal zu nutzen, den Service zu erleichtern und den Gästen ein stimmiges Ambiente zu bieten.

• Tische stellen für 25 Personen: In diesem PDF finden Sie mehrere Varianten, wie Sie bei einer Veranstaltung von 25 Personen die Tische stellen können
• Tische stellen für 40 Personen: Hier haben wir Ihnen Varianten zum Stellen von Tischen für 40 Personen zusammengestellt.
• Tische stellen für 50 Personen: Ein PDF mit Stellmöglichkeiten für Tische bei einem Bankett mit 50 Personen
• Vorlagen zur Erstellung eigener Raum- und Tischpläne: In dieser Zip-Datei finden Sie eine Anzahl an transparenten PNG-Bilder von Tischen und Stühlen, um damit Ihre eigenen Raumpläne oder eine Bankettmappe erstellen zu können.

Sonstige Bankett- und Cateringvorlagen

Von Checklisten bis zu Funktionsplänen: Hier finden Sie alles, was Ihr Bankett- oder Cateringgeschäft im Hintergrund reibungslos laufen lässt. Nutzen Sie das Function Sheet für klare Abläufe, Service-Checklisten gegen vergessene Aufgaben oder Vorlagen zur Trinkgeldberechnung für Transparenz im Team. Auch Tisch- und Raumplan-Vorlagen stehen bereit, damit Sie individuelle Pläne flexibel selbst erstellen können.

• Bankett Function Sheet: Das Function Sheet ist für Banketts und bei Caterings unerlässlich. Nur so kann man einen reibungslosen Ablauf gewährleisten. In diesem Ablaufplan werden alle Daten für die Veranstaltung zusammengetragen. (Google Online Vorlage)
• Bankettplan: Diese kleinen Plakate (A4) sollen dazu beitragen, die Hygiene in Ihrem Betrieb weiter zu verbessern. Sie können sie einfach ausdrucken (am besten laminieren) und direkt an den relevanten Stellen aufhängen.
• Checklisten Service: Ich habe Ihnen hier drei Checklisten für den Service zusammengestellt, so das Aufgaben nicht mehr vergessen werden können. Da jeder Betrieb doch sehr individuell ist, sollten Sie diese Checklisten an die Bedürfnisse Ihres Betriebes anpassen. (Google Online Vorlage)
• Trinkgeld berechnen: Excel Vorlage Rechner kostenlos für 4 Szenarien inkl. Verteilungsschlüssel und Stundenaufteilung

🔴 Aushänge Arbeitsschutz, Erste Hilfe, Brandschutz und Co. Download

Sichtbare Regeln sind ein wichtiger Teil des Arbeitsschutzes. Mit unseren Aushängen zu Erste Hilfe, Brandschutz und Hygiene schaffen Sie klare Strukturen für Ihr Team. Einfach ausdrucken, aushängen und sofort einsetzen. So erfüllen Sie Vorschriften und erhöhen gleichzeitig die Sicherheit in Ihrem Betrieb.

⚫ Weitere Gratis-Downloads für die Gastronomie

Manche Vorlagen passen in keine klassische Kategorie, sind aber im Alltag äußerst hilfreich. Hier finden Sie zusätzliche Tools und Arbeitshilfen für Ihre Gastronomie, von Stornoblegen bis zum betrieblichen Verbesserungsvorschlagswesen (Ideenmanagement).

• Groupon & Co. Deal Berechnung: Wenn Sie einen Deal bei einem der großen Anbieter vermarkten, sollten Ihnen im Vorfeld die Kosten bewusst sein. Mit dieser Online Vorlage können Sie ganz einfach die Kosten einer solchen Vereinbarung berechnen. (Google Online Vorlage)
• Stornobeleg: Legen Sie fest, dass der Service bei jeden Storno einen solchen Beleg mit einer Begründung auszufüllen hat und nehmen Sie diese Belege auch zu Ihren Unterlagen. Bei einer Betriebskontrolle durch das Finanzamt werden Stornos gerne besonders geprüft.
• Zwischenabrechnung Bargeld: Um die Sicherheit in Ihrem Betrieb zu erhöhen (und sich so für Überfällen zu schützen) und auch „böse“ Mitarbeiter davon abzuhalten auf falsche Gedanken zu kommen, sollten Sie an stärkeren Tagen immer mal wieder Ihren Kassenbestand reduzieren und das Bargeld in den Safe legen. 
• Ideenmanagement: Wenn Sie ein effizientes und gutes Verbesserungsvorschlagswesen in Ihrer Gastronomie einführen, werden alle davon profitieren. Dieser Download ist ein Formular, mit dem Vorschläge eingereicht werden können. (Google Online Vorlage)
• Influencer Vertrag: Wenn Sie mit einem Influencer zusammenarbeiten, finden Sie Ihre einen Mustervertrag.
• Mitbewerberanalyse ausführlich: Hier finden Sie eine sehr ausführliche sechsseitige Vorlage für die Analyse Ihrer Mitbewerber. Machen Sie diese Analyse daher regelmäßig, um stets zu wissen, was um Sie herum passiert.
• Mitbewerberanalyse Essen: Mitarbeiter werden belohnt, indem Sie ein Budget für ein Essen (mit Begleitperson) bei einem Mitbewerber erhalten. Dafür muss der Mitarbeiter am Ende nur einen kleinen Fragebogen ausfüllen, der Ihnen bei der Bewertung Ihrer Konkurrenz helfen kann. Eine Win-win-Situation.
• Verkaufs-Bingo: Spielen erhöht den Spaß an der Arbeit. Spielen Sie doch einmal den Verkauf-Bingo mit Ihrem Servicepersonal. Hier finden Sie mehrere Vorlagen, wie das genau aussehen könnte.