Personalkosten sind neben dem Wareneinsatz der größte Kostenblock in der Gastronomie. Daher ist es absolut wichtig, diese Kosten bestmöglich zu überwachen und zu optimieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie hoch die Personalkosten in der Gastronomie sein dürfen, wie Sie diese berechnen und ebenso was die Prime Cost ist.
Außerdem geben wir Ihnen Tipps zur Optimierung der Personalkosten und beleuchten die wichtigsten rechtlichen Aspekte. Übrigens: Alle Zahlen sind immer netto, also ohne Mehrwertsteuer zu betrachten!
Berechnung der Personalkosten
Um die Personalkosten korrekt zu berechnen, müssen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Personal stehen, berücksichtigt werden. Dazu zählen:
- Löhne und Gehälter: Bruttolöhne und -gehälter der fest angestellten und geringfügig beschäftigten Mitarbeiter.
- Sozialabgaben: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, wie Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
- Sonderzahlungen: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Boni und andere zusätzliche Vergütungen.
- Personalnebenkosten: Kosten für Arbeitskleidung, Schulungen, Fortbildungen und ggf. Bewirtungskosten für das Personal.
Ein einfaches Beispiel zur Berechnung der Personalkosten: Angenommen, Ihr Restaurant hat folgende monatlichen Personalkosten:
- Löhne und Gehälter: 25.000 Euro
- Sozialabgaben: 5.000 Euro
- Sonderzahlungen: 2.000 Euro
- Personalnebenkosten: 1.000 Euro
Die Gesamtkosten betragen somit 33.000 Euro. Wenn Ihr monatlicher Umsatz 100.000 Euro beträgt, liegt Ihr Personalkostenanteil demnach bei 33 %. Das liegt im akzeptablen Bereich, sollte aber weiterhin optimiert werden.
Wie hoch dürfen die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz in der Gastronomie sein?
Die Höhe der Personalkosten variiert je nach Art und Größe des Betriebs. Allgemein sollten die Personalkosten aber etwa zwischen 25 Prozent und 35 Prozent des Umsatzes liegen und damit ein gesundes Verhältnis haben. Diese Bandbreite dient als Benchmark, an der Sie sich orientieren können. Je nach Konzept und Standort kann dieser Wert natürlich schwanken. Ein gehobenes Restaurant hat möglicherweise höhere Personalkosten als ein Schnellrestaurant, da der Serviceanspruch und die Qualifikation der Mitarbeiter höher sind.
Es ist wichtig, regelmäßig die Personalkosten zu überprüfen und mit den Umsätzen abzugleichen. Dabei helfen Kennzahlen wie der Personalkostenanteil am Umsatz und die Kosten pro Mitarbeiterstunde. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Personalkosten im Rahmen bleiben und Sie gegebenenfalls gegensteuern können.
Was ist die Prime Cost?
Die Prime Cost ist eine weitere entscheidende Kennzahl in der Gastronomie und wird oft statt der reinen Personalkosten als Indikator genutzt. Die Prime Cost setzt sich aus den Kosten für Lebensmittel und Getränke (Wareneinsatz) sowie den Personalkosten zusammen. Sie gibt insofern Auskunft darüber, wie effizient ein Restaurant seine Hauptkostenblöcke managt. Die Prime Cost sollte idealerweise zwischen 55 % und 65 % des Umsatzes liegen. Eine höhere Prime Cost kann auf ineffiziente Betriebsabläufe oder überhöhte Kosten in den beiden Hauptbereichen hinweisen.
Um die Prime Cost zu berechnen, addieren Sie die Kosten für Lebensmittel und Getränke (Wareneinsatz) zu den Personalkosten und setzen Sie diese Summe ins Verhältnis zum Umsatz. Beispiel:
- Wareneinsatz: 30.000 Euro
- Personalkosten: 33.000 Euro
- Gesamtumsatz: 100.000 Euro
Prime Cost = (30.000 Euro + 33.000 Euro) / 100.000 Euro = 63 %
Diese Berechnung zeigt, dass Ihre Prime Cost bei 63 Prozent liegt und damit im akzeptablen Bereich. Regelmäßige Überprüfungen der Prime Cost helfen Ihnen daher frühzeitig, Kostentreiber frühzeitig zu identifizieren und gezielt gegenzusteuern.
Optimierung der Personalkosten
Die Optimierung der Personalkosten ist von elementarer Bedeutung, um die Rentabilität Ihres Gastronomiebetriebs zu steigern. Hier sind einige Strategien, die Ihnen dabei helfen:
- Effiziente Einsatzplanung: Planen Sie Ihre Mitarbeiter so, dass Stoßzeiten gut abgedeckt sind, aber keine Überbesetzungen entstehen. Nutzen Sie Schichtpläne und berücksichtigen Sie dabei die erwartete Gästeanzahl.
- Flexibles Arbeitszeitmodell: Setzen Sie auf flexible Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit und Minijobs. Dies ermöglicht Ihnen, Personalbedarfe besser an die tatsächliche Auslastung anzupassen.
- Schulung und Weiterbildung: Investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter, um ihre Effizienz und Produktivität zu steigern. Gut ausgebildete Mitarbeiter arbeiten schneller und effizienter, was zu geringeren Personalkosten führt.
- Mitarbeitermotivation und -bindung: Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver und weniger krank. Bieten Sie Anreize wie Boni, Teamevents oder Weiterbildungsmöglichkeiten, um die Motivation und Bindung Ihrer Mitarbeiter zu stärken.
- Automatisierung und Digitalisierung: Nutzen Sie Technologien wie digitale Kassensysteme und Reservierungstools, um Arbeitsprozesse zu automatisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand und spart Personalkosten. Aber auch professionelle Lohnabrechnungssysteme helfen, die Kosten im Griff zu halten.
Durch eine Kombination dieser Maßnahmen können Sie Ihre Personalkosten nachhaltig senken und die Effizienz Ihres Betriebs steigern. Denken Sie daran, regelmäßig die Ergebnisse Ihrer Optimierungsmaßnahmen zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
Personalkosten geraten schnell außer Kontrolle, wenn Sie nicht die richtigen Maßnahmen ergreifen. Folgende Fehler treten besonders häufig auf:
- Überstunden falsch planen: Überstunden sind ein wesentlicher Kostenfaktor. Wenn Sie Personal zu häufig oder unnötig lange einsetzen, steigen die Kosten drastisch. Setzen Sie stattdessen auf eine effiziente Dienstplanung. Nutzen Sie digitale Tools, um die Personalplanung zu optimieren und Überstunden zu minimieren.
- Hohe Mitarbeiterfluktuation: Ständiger Personalwechsel verursacht erhebliche Kosten für Einarbeitung und Schulung. Ein stabiles Team spart langfristig Geld. Investieren Sie daher in Mitarbeiterbindung durch Schulungen, faire Arbeitsbedingungen und ein gutes Betriebsklima.
- Fehlende Flexibilität bei der Schichtplanung: Gerade in der Gastronomie ändern sich Gästezahlen oft kurzfristig. Eine starre Schichtplanung führt zu überflüssigen Personalkosten. Planen Sie Schichten flexibel und reagieren Sie auf aktuelle Bedürfnisse. Das erhöht die Effizienz und reduziert unnötige Ausgaben.
- Keine regelmäßige Analyse der Personalkosten: Wer seine Personalkosten nicht regelmäßig überprüft, verliert schnell den Überblick. Kontrollieren Sie monatlich, ob Ihre Kostenquote noch im Rahmen liegt und ergreifen Sie frühzeitig Maßnahmen, wenn Abweichungen auftreten.
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Rechtliche Aspekte
Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist auch bei der Verwaltung von Personalkosten unerlässlich. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Sie beachten müssen:
- Arbeitsrechtliche Grundlagen: Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsverträge den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dazu gehören die Regelungen zur Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten.
- Mindestlohn: Der gesetzliche Mindestlohn muss stets eingehalten werden. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Mitarbeiter den aktuellen Mindestlohn erhalten und passen Sie die Löhne bei Bedarf an.
- Arbeitszeitregelungen: Beachten Sie die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten1 und stellen Sie auch sicher, dass diese nicht überschritten werden. Dies umfasst auch die Regelungen zu Überstunden und deren Vergütung. Falls es bei Ihnen zutrifft, sollten Sie auch die Regelungen für Sonntagsarbeit, Feiertags- und Nacharbeit beachten.
- Sozialversicherungsbeiträge und Steuerrecht: Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Achten Sie darauf, diese fristgerecht zu zahlen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Informieren Sie sich zudem über die steuerlichen Aspekte der Lohnabrechnung und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Steuern korrekt abgeführt werden.
- Dokumentation und Aufbewahrungspflichten: Führen Sie ordnungsgemäße Lohnabrechnungen und bewahren Sie alle relevanten Dokumente entsprechend den gesetzlichen Vorgaben auf. Dies umfasst Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise und andere personalbezogene Unterlagen.
Fazit
Die Personalkosten sind ein zentraler Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Gastronomiebetriebs. Durch regelmäßige Überprüfung und Optimierung stellen Sie sicher, dass Ihre Personalkosten im akzeptablen Bereich bleiben. Nutzen Sie die vorgestellten Strategien zur effizienten Einsatzplanung, flexiblen Arbeitszeitmodellen, Schulung und Digitalisierung, um Ihre Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Achten Sie dabei stets auf die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
FAQ
Nutzen Sie flexible Arbeitszeitmodelle wie Saisonarbeit und befristete Verträge. Diese ermöglichen es Ihnen, Personal je nach Bedarf zu beschäftigen. Außerdem können Sie Leiharbeit oder Zeitarbeit in Spitzenzeiten in Betracht ziehen. Eine vorausschauende Personalplanung, die saisonale Schwankungen berücksichtigt, hilft ebenfalls, Kosten besser zu kontrollieren.
Teilzeitkräfte können helfen, die Personalkosten zu senken, da sie flexibler einsetzbar sind und nur für die tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt werden. Sie bieten zudem die Möglichkeit, Arbeitszeiten besser an den Bedarf anzupassen und Überstunden zu reduzieren. Allerdings sollten Sie auch die Kosten für die Verwaltung und Schulung von Teilzeitkräften berücksichtigen.
Es gibt verschiedene Förderprogramme, die Gastronomen bei der Einstellung von Personal unterstützen können. Dazu gehören Lohnkostenzuschüsse für die Beschäftigung von Langzeitarbeitslosen, Zuschüsse für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie Förderungen für die Integration von Flüchtlingen und Migranten. Informieren Sie sich bei der Agentur für Arbeit oder anderen lokalen Förderstellen über aktuelle Programme und Bedingungen.
Outsourcing von bestimmten Aufgaben wie Reinigung, Buchhaltung oder IT-Dienstleistungen kann helfen, Personalkosten zu senken. Durch die Auslagerung von Aufgaben an spezialisierte Dienstleister können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und die Effizienz steigern. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Qualität der ausgelagerten Dienstleistungen Ihren Standards entspricht und die Kosten im Vergleich zu internen Lösungen tatsächlich niedriger sind.
Quellen und Ressourcen
- Gesetze im Internet: Arbeitszeitgesetz, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/BJNR117100994.html ↩︎
