Ein Zwischenzeugnis ist eine besondere Form des Arbeitszeugnisses, das Sie Mitarbeitern während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausstellen. Dabei bewerten Sie die bisherigen Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters, ähnlich wie beim Abschlusszeugnis. Das Zwischenzeugnis wird jedoch anders als das Abschlusszeugnis nicht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sondern auf Wunsch des Mitarbeiters zu einem beliebigen Zeitpunkt erstellt.
Der Inhalt eines solchen Zeugnisses wird als Dokument auf Papier verfasst, da es als rechtlich relevante Urkunde gilt. Dabei bleibt das Format weitgehend dem Abschlusszeugnis gleich: Sie beschreiben die Aufgaben, bewerten die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters und geben Einblicke in die Zusammenarbeit.
- Die vier wichtigsten Merkmale eines Zwischenzeugnisses
- Anspruch auf ein Zwischenzeugnis
- Triftige Gründe für die Ausstellung und Anfordern eines Zwischenzeugnisses
- Einfaches oder qualifiziertes Zwischenzeugnis: Welches ist das Richtige?
- Standardformulierungen und Benotung für die Gesamtleistung eines Mitarbeiters im Zwischenzeugnis
- Was tun, wenn Mitarbeiter mit ihrem Zwischenzeugnis unzufrieden sind?
- Vorlagen und Muster für ein Zwischenzeugnis in der Gastronomie
- Zwischenzeugnis: Die wichtigsten Punkte für Arbeitgeber im Überblick
- Quellen und weiterführende Links
Die vier wichtigsten Merkmale eines Zwischenzeugnisses
- Bindende Funktion: Ein einmal ausgestelltes Zwischenzeugnis ist bindend. Die Inhalte sollten bei einem späteren Abschlusszeugnis übernommen werden, es sei denn, es gibt dokumentierte Änderungen in der Leistung oder im Verhalten des Mitarbeiters.
- Zeitform: Ein Zwischenzeugnis formulieren Sie immer im Präsens, da es den aktuellen Stand des Arbeitsverhältnisses widerspiegelt.
- Kein Enddatum: Im Gegensatz zum Abschlusszeugnis enthält es keine Information über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Grund der Ausstellung: Ein Zwischenzeugnis sollte immer einen Grund für das Ausstellen aufweisen. Beachten Sie hierzu mögliche Gründe weiter unten im Text.
Anspruch auf ein Zwischenzeugnis
Grundsätzlich hat ein Mitarbeiter in Deutschland kein generelles, gesetzlich verankertes Anrecht auf ein Zwischenzeugnis. Anders als das Abschlusszeugnis, welches gemäß § 109 der Gewerbeordnung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden muss, liegt die Entscheidung bei Ihnen als Arbeitgeber. Der Grund: Häufig wird ein Zwischenzeugnis ausgestellt, wenn Mitarbeiter sich anderweitig bewerben möchten – ein Anliegen, das für Unternehmen naturgemäß nicht sehr angenehm ist.
Ausnahmen und tarifliche Regelungen
In bestimmten Situationen kann ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis bestehen, etwa wenn:
- Tarifverträge den Anspruch festlegen,
- der Arbeitsvertrag explizit ein Zwischenzeugnis vorsieht, oder
- betriebliche Regelungen dies fordern.
Wichtige Voraussetzung: Meistens muss ein „triftiger Grund“ vorliegen, der ein berechtigtes Interesse an einem Zwischenzeugnis belegt. Hierzu gibt es einige Rechtssprechungen, die genau auf diese triftigen Gründe abzielen, jedoch gleichzeitig auch Mitarbeitern ein gewisses Recht auf ein Zwischenzeugnis einräumen. So entschied etwa das Bundesarbeitsgericht (AZ: 6 AZR 176/97): „Das Ausscheiden eines Vorgesetzten, dem der Angestellte über mehrere Jahre unmittelbar fachlich unterstellt war, ist ein triftiger Grund für die Erteilung eines Zwischenzeugnisses im Sinne des § 61 Abs. 2 BAT-KF.“
Triftige Gründe für die Ausstellung und Anfordern eines Zwischenzeugnisses
Auch wenn es keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis gibt, haben Mitarbeiter in bestimmten Situationen das Recht, ein Zwischenzeugnis zu verlangen. Diese „triftigen Gründe“ beruhen entsprechend auf einem berechtigten Interesse des Mitarbeiters, das in der Rechtssprechung anerkannt ist. Hier sind die häufigsten Gründe, die den Anspruch auf das Anfordern eines Zwischenzeugnisses rechtfertigen:
1. Langjähriges Arbeitsverhältnis
Wenn ein Mitarbeiter bereits über viele Jahre, womöglich Jahrzehnte, im Unternehmen tätig ist, bietet ein Zwischenzeugnis eine Möglichkeit, die Entwicklung und die geleistete Arbeit zu dokumentieren. Durch Veränderungen in der Organisationsstruktur oder durch wechselnde Vorgesetzte kann daher ein aktuelles Zwischenzeugnis für beide Seiten nützlich sein. Es stellt sicher, dass der Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen eine Bestätigung seiner Arbeitserfolge erhält, was hauptsächlich bei zukünftigen Bewertungen wichtig sein kann.
2. Wechsel des direkten Vorgesetzten
Ein häufiger Anlass für ein Zwischenzeugnis ist der Wechsel des Vorgesetzten. Da der neue Vorgesetzte die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters möglicherweise anders einschätzt, kann der Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis vom bisherigen Vorgesetzten verlangen. So sichert er sich eine faire Beurteilung seiner Arbeit, die später im Endzeugnis berücksichtigt werden kann. Gerade für langfristige Beschäftigte kann dies von großer Bedeutung sein, da ihre Erfolge und Leistungen unter neuen Vorgesetzten möglicherweise weniger gewürdigt werden.
3. Versetzung oder interner Stellenwechsel
Auch bei einer internen Versetzung oder dem Wechsel in eine andere Abteilung ist ein Zwischenzeugnis üblich. Der Mitarbeiter übernimmt häufig neue Aufgaben oder wechselt sogar in ein völlig anderes Tätigkeitsfeld. In solchen Fällen ist es sinnvoll, die bisher erbrachten Leistungen und das Verhalten im bisherigen Team schriftlich festzuhalten. Damit bleibt auch die Bewertung für den neuen Tätigkeitsbereich fair und nachvollziehbar.
4. Längere Abwesenheiten (Elternzeit, Sabbatical)
Wenn ein Mitarbeiter für längere Zeit in Elternzeit geht oder ein Sabbatjahr plant, ist dies ebenfalls ein triftiger Grund für ein Zwischenzeugnis. Durch die Abwesenheit kann sich die Unternehmenssituation ändern, oder es könnten andere Führungskräfte die Verantwortung übernehmen. Ein Zwischenzeugnis dokumentiert in solchen Fällen den bisherigen Stand und erleichtert die Wiedereingliederung, falls sich das Arbeitsumfeld nach der Rückkehr geändert hat.
5. Betriebsübergang oder Fusion
Bei einem Betriebsübergang oder einer Fusion gehen häufig auch die Verantwortung und die Personalführung auf neue Managementstrukturen über. Der Mitarbeiter hat in diesem Fall ein berechtigtes Interesse daran, ein Zwischenzeugnis zu erhalten. So bleibt seine bisherige Leistung dokumentiert, was ihm hilft, sich unter den neuen Rahmenbedingungen zu positionieren.
6. Vorlage bei Behörden oder für berufliche Weiterbildungen
Manchmal benötigen Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis zur Vorlage bei externen Institutionen, z. B. für eine berufliche Weiterbildung oder vor Gericht. Auch hier liegt ein triftiger Grund vor, da das Zwischenzeugnis die aktuelle Leistung und Kompetenz der Mitarbeiter dokumentiert und es für die Karriereplanung nützlich ist.
Einfaches oder qualifiziertes Zwischenzeugnis: Welches ist das Richtige?
Zwischenzeugnisse gibt es in zwei Formen: dem einfachen und dem qualifizierten Zwischenzeugnis. Während das einfache Zwischenzeugnis eine sachliche Auflistung der Aufgaben und Tätigkeiten des Mitarbeiters bietet, geht das qualifizierte Zwischenzeugnis deutlich weiter. Es enthält eine umfassende Bewertung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters. Je nach Anlass und Bedarf kann es sinnvoll sein, die eine oder die andere Variante zu wählen. Im Folgenden erfahren Sie die Unterschiede und wann welches Zwischenzeugnis angebracht ist.
Was beinhaltet ein einfaches Zwischenzeugnis?
- Enthält nur die grundlegenden Daten des Mitarbeiters: Name, Position und Beginn der Anstellung.
- Beschreibt die ausgeführten Tätigkeiten in aller Kürze ohne Bewertung von Leistung oder Verhalten.
- Geeignet, wenn lediglich eine Tätigkeitsbeschreibung gewünscht wird (z. B. zur Vorlage bei Behörden).
- Bietet keine Angaben zur Qualität der Arbeitsweise oder zu Soft Skills.
Was gehört zu einem qualifizierten Zwischenzeugnis?
- Bietet einen umfassenden Überblick über die bisherigen Leistungen und die persönliche Eignung des Mitarbeiters, was vor allem für Bewerbungen oder Stellenwechsel hilfreich ist.
- Enthält neben den Grunddaten auch eine ausführliche Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters.
- Bewertet Arbeitsqualität, Engagement, Fachkompetenz und Zusammenarbeit im Team und gegenüber Vorgesetzten.
- Nutzt häufig standardisierte Formulierungen und „Zeugniscodes“ zur Bewertung, die vom Mitarbeiter interpretiert werden können.
Standardformulierungen und Benotung für die Gesamtleistung eines Mitarbeiters im Zwischenzeugnis
Üblicherweise bedient man sich eines allgemein anerkannten Systems zur Beurteilung der Gesamtleistung. So wissen alle, die das Zeugnis lesen, gleich genau Bescheid:
Er/Sie erledigte die ihr/ihm übertragenen Aufgaben …
| Übliche Formulierung | Dies bedeutet in Noten ausgedrückt |
| … stets zu unserer vollsten Zufriedenheit. | Sehr gut (1) |
| … stets zu unserer vollen Zufriedenheit. … zu unserer vollsten Zufriedenheit | Gut (2) |
| … zu unserer vollen Zufriedenheit. … stets zur Zufriedenheit. | Befriedigend (3) |
| … zu unserer Zufriedenheit. | Ausreichend (4) |
| … im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit. | Mangelhaft (5) |
| Er/Sie hat sich bemüht, die ihr/ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen. | Ungenügend (6) |
Erfahren Sie mehr zu den Formulierungen in einem Arbeitszeugnis.
Was tun, wenn Mitarbeiter mit ihrem Zwischenzeugnis unzufrieden sind?
Falls ein Mitarbeiter mit seinem Zwischenzeugnis unzufrieden ist, sollten Sie als Arbeitgeber vorbereitet sein, Ihre Bewertung nachvollziehbar zu begründen. Hier einige zentrale Punkte, die dabei zu beachten sind:
Probleme frühzeitig ansprechen
Idealerweise besprechen Sie etwaige Probleme bereits vor der Erstellung des Zwischenzeugnisses mit dem Mitarbeiter und dokumentieren diese Gespräche. Dadurch vermeiden Sie Überraschungen und Missverständnisse. Zudem gibt es dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Leistung zu verbessern, und schafft eine Grundlage für die Formulierungen im Zeugnis.
Bezug zur bisherigen Rückmeldung sicherstellen
Ein Zwischenzeugnis sollte keine überraschenden Einschätzungen enthalten, die im Widerspruch zu bisherigen Feedback-Gesprächen stehen. Vermeiden Sie, Bewertungen abzugeben, die von früheren Reviews oder Gesprächen stark abweichen. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit und Transparenz des Zeugnisses.
Ehrliche, faire und wohlwollende Formulierungen
Ein Zwischenzeugnis sollte immer der Wahrheit entsprechen und trotzdem wohlwollend formuliert sein. Negative Bewertungen sind nur dann sinnvoll und rechtens, wenn sie stark und dauerhaft die Leistung oder das Verhalten des Mitarbeiters beeinflussen und das Arbeitsklima belasten. Achten Sie hier auf eine konstruktive Formulierung, die keine weiteren Missverständnisse provoziert.
Vorlagen und Muster für ein Zwischenzeugnis in der Gastronomie
Zwischenzeugnis: Die wichtigsten Punkte für Arbeitgeber im Überblick
- Ein Zwischenzeugnis hat eine bindende Funktion.
- Zwischenzeugnisse bieten eine aktuelle Einschätzung von Leistung und Verhalten des Mitarbeiters.
- Ein Zwischenzeugnis dient oft als Orientierung bei Umstrukturierungen, Führungswechseln oder für Bewerbungen.
- Einfaches Zeugnis: Nur Tätigkeitsbeschreibung ohne Bewertung.
- Qualifiziertes Zeugnis: Enthält detaillierte Bewertung von Leistung und Verhalten.
- Kein gesetzlicher Anspruch, außer bei „triftigen Gründen“ wie Vorgesetztenwechsel oder Elternzeit.
- Tarifverträge oder Arbeitsverträge können einen Anspruch regeln.
- Formulierung immer im Präsens, da es den aktuellen Stand widerspiegelt.
- Wohlwollend, aber wahrheitsgetreu – negative Punkte nur bei erheblichen Leistungsmängeln.
Quellen und weiterführende Links
- Gesetze im Internet (o.J.): Gewerbeordnung, https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__109.html, abgerufen 25.10.2024
- Dejure (1998): Rechtsprechung, https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Gericht=BAG&Datum=01.10.1998&Aktenzeichen=6%20AZR%20176/97, abgerufen 25.10.2024
- AFA Rechtsanwälte (o.J.): Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis, https://www.afa-anwalt.de/arbeitsrecht-ratgeber/arbeitszeugnis-und-zwischenzeugnis/, abgerufen 25.10.2024
