F&B Kalkulation - die Königsdisziplin der Gastro

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Einführung in die Kalkulation für die Gastronomie

Mit der richtigen Kalkulation von Speisen und auch mit der korrekten Getränkekalkulation schützen Sie Ihre gastronomische Existenz. Nur wenn Sie sauber Speisen und Getränke in Ihrer Gastronomie kalkulieren, Ihre Kosten kennen und das Preisgefüge immer wieder überprüfen, werden Sie erfolgreich sein. Um stets den Überblick zu behalten, sollten Sie sich auch mit dem > Thema Kennzahlen auseinandersetzen. Ganz besonders möchte ich Ihnen das > Menu Engineering Worksheet ans Herz legen, mit dessen Hilfe Sie Ihre Renner und Penner Artikel besser erkennen und entsprechend handeln können.

Welche Fehler kann man bei der Kalkulation machen?

Kleine und große Fehler in der F&B Kalkulation können sich im Laufe der Zeit zu sehr großen Verlusten summieren. Schnell macht man hier fatale Fehler oder erkennt die Gesamtzusammenhänge nicht ausreichend. Umgekehrt führt eine gute Kalkulation zu Erfolg und Gewinn. Schauen Sie sich bitte folgendes Szenario an:

1. Kalkulation Alter Schule

Über Jahrzehnte hinweg wurde gepredigt, dass ein einfacher Aufschlagsfaktor von 4 ein guter und einfacher Weg der Preiskalkulation wäre. Viele Gastronomen arbeiten immer noch mit dieser Zahl. Nehmen wir also diesen Wert einmal für unsere Beispielrechnung an:

Nettoeinkauf für eine Flasche Wein: € 5,00.
Faktor: 4
Verkaufspreis: € 20,00.
Wareneinsatz: Sie berechnen daraus einen Wareneinsatz von 25% (was soweit Ok wäre).
Deckungsbeitrag bei 250 Einheiten: Laut dieser Rechnung kalkulieren Sie somit mit € 15,00 Deckungsbeitrag (VK-EK). Bei 250 verkauften Flaschen demnach € 3.750,00.

2. Der Haken an der Sache

Bei der dargestellten Form der Kalkualtion bleibt die Mehrwertsteuer vollkommen unberücksichtigt. Von dem Verkaufspreis müssen wir aber am Ende des Tages 19% Umsatzsteuer abführen, was den Deckungsbeitrag deutlich mindert.

Nettoeinkauf für eine Flasche Wein: € 5,00.
Faktor: 4
Verkaufspreis: € 20,00

Hiervon müssen Sie 19% Umsatzsteuer (€ 3,19) an das Finanamt abführen und der Deckungsbeitrag ist tatsächlich somit nur € 11,81 pro Flasche. Der Netto-Wareneinsatz errechnet sich daher plötzlich auf rund 30%. Bei 250 verkauften Flaschen macht der Deckungsbeitrag in Wirklichkeit nämlich nur € 2.952,50 aus.

Unterschied von 1 zu 2

DIFFERENZ € 797,50

Bei all Ihren Artikeln zusammen, geht das schnell in die Zehntausende!

Der Schlüssel zum Erfolg: Die Prime Cost

3. Es geht aber auch viel besser

Die beste Methode bei der Kalkulation ist die Verwendung der PrimeCost und einer genauen Kalkulation (Rezeptur der Zutaten). Unter der Prime Cost versteht man den Wareneinsatz und die Personalkosten zusammen.

Hier nun das Beispiel: Sie möchten den Verkaufspreis für den oben genannten Wein ermitteln.

Einkaufspreis: Der Wein kostet Sie im Einkauf netto € 5,00
Ihr durchschnittlicher Wareneinsatz für Getränke laut BWA beträgt: 25%
Ihre durchschnittlichen Personalkosten laut BWA belaufen sich auf: 30%

Nun können Sie ganz leicht den Personalkostenanteil für diesen Wein ausreichnen ... mit dem klassischen Dreisatz. Wir wissen aus der BWA, dass unser Wareneinsatz von € 5,00 einer (durchschnittlichen) Quote von 25% entspricht. Demnach entsprechen 30% (25 = 5 und 30 = x >> 30x5/25) = € 6,00.

Die Kosten des Weins (unter Berücksichtigung der PrimeCost) belaufen sich demnach auf zusammen € 11,00 netto. Jetzt kommt Ihr Aufschlag für die Gemeinkosten und den Gewinn, der bei 2-3 liegt, in Spiel. Gehen wir einmal von einem Aufschlag von 2 aus und es errechnet sich ein Netto-VK von € 22,00. Darauf berechnen Sie die MwSt. (€ 4,18) und es ergibt sich ein Brutto-VK von € 26,18. Hier können Sie nun entweder auf € 25,90 abrunden oder z.B. auch auf € 26,50 aufrunden.

Machen wir nun die Gegenprobe: VK brutto € 26,50 minus MwSt. = € 22,26 Netto, minus Warenkosten € 5,00 = € 17,26, minus Personalkosten (30% des Netto-VK > € 6,68) = € 10,58. Die Gemeinkosten belaufen sich im Durchschnitt bei Ihnen auch so auf 30%. Also nochmal € 6,68 abziehen, ergibt je Flasche Wein € 3,90 reinen Gewinn für Sie.

Zusammenfassung

Gehen wir wieder von dem besagten Wein (EK € 5,00) und 250 verkauften Flaschen aus:

Die Kollegen der "Alten Schule" (VK € 20,00) erzielen einen BRUTTO-Umsatz von € 5.000 und demnach einen Netto-Umsatz von € 4.201,68
Für den Einkauf von 250 Flaschen haben sie € 1.250 bezahlt, was zu einem Deckungsbeitrag von € 2.951,68 führt und einem Wareneinsatz von 30%.

Nach der Berücksichtigung der Umsatzsteuer (VK € 23,80 - Achtung: nun muss man 19% auf die € 20,00 draufrechnen) errechnet sich der Nettoumsatz auf € 5.000. Das sind immerhin € 798,32 mehr! bei nur einem einzigen Artikel. Wieder wurden für den Einkauf € 1.250 bezahlt. Der Deckungsbeitrag erhöht sich auf € 3.750 und der Wareneinsatz berechnet sich nun auf genau 25%.

Macht man es aber ganz korrekt und bezieht die Prime Cost in seine Kalkulation ein, sieht die Sache so aus: VK brutto € 26,50, netto € 22.26. Gesamtnettoumsatz bei 250 Flaschen demnach € 5.565,00, Deckungsbeitrag € 4.315 und Wareneinsatz nur noch 22% für diesen Artikel.

Zwischen der "Alten Schule" und der Prime Cost Rechnung liegt ein Unterschied im Deckungsbeitrag von sage und schreibe:

Unterschied von 1 zu 3

DIFFERENZ € 1.363,32.

Nur wenn Sie richtig kalkulieren, werden Sie erfolgreich sein!

Die Zusammensetzung des Verkaufspreises

Der letztendliche Preis eines Gerichtes in der Speisekarte Ihrer Gastronomie setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

1. Warenkosten
2. Gemeinkosten
3. Personalkosten
4. Gewinn
5. Mehrwert-/Umsatzsteuer

zu 1.: Die Kalkulation beginnt mit den Kosten für das Lebensmittel selbst, also mit den Warenkosten / dem Wareneinsatz. Die Warenkosten ihrerseits setzen sich zusammen aus dem eigentlichen Warenwert (Listenpreis), zzgl. Liefer- oder Transport- oder sonstiger Kosten, abzgl. gewährter Rabatte.

zu 2.: Hinzu kommen die Gemeinkosten. Hierzu zählen praktisch alle Kosten, die im Betrieb entstehen außer Personal- und Warenkosten. Alle fixen und variablen Kosten wie Strom, Gas, Wasser, Müllentsorgung, Wartungen, Mieten, Pachten, Leasinggebühren, etc. zählen dazu.

zu 3.: Ein großer Bereich sind die Personalkosten. Zu diesen zählen die Löhne selbst, aber auch die Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungsabgaben, Urlaubsgeld, etc. Es gibt Kalkulationsmodelle, die innerhalb des Personalkostenblocks nochmals unterscheiden zwischen den Kosten für das Personal, das unmittelbar mit der Herstellung und/oder dem Verkauf der Speisen und Getränke betraut ist (Küche/Service) und dem Stabs-Personal, wie Buchhaltung, Marketing, Geschäftsführung.

Übrigens: Ob ein Koch ein Rinderfilet brät oder eine Bratwurst, kostet aus Personalkostensicht dasselbe (weil ungefähr die gleiche Zeit dafür notwendig ist). Mit dem Filet werden Sie aber (eine saubere Kalkulation natürlich vorausgesetzt) deutlich mehr Gewinn machen!

zu 4.: Der Gewinn, ist der Lohn der ganzen Mühe. Er belohnt für das unternehmerische Risiko und schafft Platz für zukünftige Investitionen.

zu 5.: Zuletzt ist im Verkaufspreis in Ihrer Speisekarte auch die Mehrwertsteuer (in diesem Zusammenhang auch Umsatzsteuer) von 19% enthalten. Diese dürfen Sie bei der Kalkulation keinesfalls vergessen.

Welche Kriterien beeinflussen den Preis?

Der Kartenpreis wird durch verschiedene Faktoren beeinflusst, auf die im nachfolgenden näher eingegangen werden soll:

> 1. Einkaufspreis
> 2. Qualitätsanspruch
> 3. Warenpflege
> 4. Verluste durch Putzen, Zubereiten
> 5. Rezeptur
> 6. Portionsgröße
> 7. Marktsituation und Mitbewerber

Die Kalkulationsmodelle

Für die Gastronomie gibt es die unterschiedlichsten Modelle für die Kalkulation von Speisen und Getränken. Über Generationen hinweg wurde aber früher fast ausschließlich die einfache Aufschlagskalkulation angewandt - also Einkaufspreis mal 300% oder 400% und fertig war die Kalkulation. Heute wendet man diese Methode praktisch nicht mehr an bzw. nur in einigen Fällen in denen es angebracht sein kann. Insbesondere die sogenannte Prime Cost (also Wareneinsatz plus Personalkosten) gewinnt immer mehr an Bedeutung. Nachfolgend werde ich Ihnen drei verschiedene Grundmodelle für die Kalkulation vorstellen:

> Aufschlagskalkulation (einfache Form)
> Aufschlagskalkulation (ausführlichere Form)
> Zielkostenkalkulation
> Prime Cost

Die Kalkulation offener Weine

Im Downloadbereich finden Sie eine Excel-Datei mit deren Hilfe Sie > Glaspreise für offene Weine [35 KB] ausrechnen können. Die Berechnung ist so angelegt, dass eine nicht lineare Berechnung erfolgt. Das heißt, dass ein 0,20l Glas im Verhältnis teurer angeboten wird, als eine Karaffe mit 0,50l. Zum einen will man dem Gast ja einen Anreiz geben, mehr zu konsumieren und dadurch mehr Umsatz zu machen. Zum anderen hat man durch den Verkauf einer Karaffe weitere Vorteile wie die Tatsache, dass man sich 1-2 Wege sparen kann, da der Gast länger versorgt ist.

Software für die F&B Kalkulation

Auf dem Markt gibt es sehr viele Anbieter von Kalkulations- oder auch Rezeptursoftware. Ich selbst habe mir für meine Betriebe mehrere Programme angeschaut. Leider war nie das passende dabei. Entweder konnten die Programme nicht das, was ich wollte oder sie waren zu schwach oder auch viel zu komplex. Vielleicht gibt es die passenden Programme für Sie. In jedem Fall sollten Sie sich einmal mit dem Thema beschäftigen und ggf. sich Demos von dem einen oder anderen Programm kommen lassen.

Artikel aus dem Bereich Kalkulation

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  • #306 Kalkulieren Sie gut und richtig?

    Das Finden bzw. Kalkulieren des richtigen oder besten Preises ist zum einen Teil reine Mathematik ... aber zu einem anderen Teil auch in gewisser Weise Marketing. Wenn Sie hier die richtige Balance finden, haben Sie die besten Chancen sich am Markt und gegen Ihre Mitbewerber durchzusetzen.

  • Menu Engineering Worksheet

    Das Menu Engineering Worksheet ist ein tolles Instrument zur Einteilung Ihrer verkauften Produkte (Speisen & Getränke) in vier verschiedene Gruppen: Stars, Puzzle, Renner und Penner. In die Excel-Liste (im Downloadbereich) geben Sie die Artikel aus einer Warengruppe (also z.B. alle Ihre Flaschenweine, alle Ihre Cocktails, alle Ihre Hauptspeisen, alle Ihre Kuchen, etc.) ein. Sie brauchen lediglich den Netto-EK...

  • Regelmäßiges Checken Ihrer Kalkulation

    Mindestens 3-4x im Jahr sollten Sie Ihre Kalkulation überprüfen. Einkaufspreise ändern sich, Energiekosten ändern sich, Arbeitsabläufe könnten optimiert werden ... Sollte es länger als 3 Monate her sein, dass Sie Ihre Kalkulation geprüft haben, könnte es sein, ...

  • Zielkostenkalkulation

    Bei dieser Art der Kalkulation geht man den umgekehrten Weg einer normalen Berechnung. Man geht also von einem Verkaufspreis aus bzw. von einem Betrag, den man mit einem Produkt realisieren kann. Man berechnet also den Betrag, den man für die Ware ausgeben kann und könnte daraufhin eine Ausschreibung bei seinen Lieferanten machen...

  • Aufschlagskalkulation (ausführlicher)

    Bei der einfachen Variante bezieht man sich insbesondere auf Zahlen aus der Vergangenheit. So nimmt man z.B. die Personalkosten des letzten Jahres an. Bei der ausführlicheren Variante errechnet man die tatsächlichen Kosten jetzt und heute. So würde man z.B. ein bestimmtes Gericht zubereiten und die einzelnen Arbeitsschritte zeitlich erfassen...

  • Aufschlagskalkulation (einfach)

    Bei dieser einfachsten Form der Preiskalkulation in der Gastronomie wird ein Aufschlag ermittelt mit dem alle Gerichte gleichermaßen kalkuliert werden. Dieser Aufschlag ist das Verhältnis der sonstigen Kosten (Personalkosten, Verwaltungskosten, Strom, Wasser, Pacht, etc.) zu den Wareneinkaufskosten...

  • Marktsituation und Mitbewerber

    Manche werden sich vielleicht fragen, was das mit der Kalkulation zu tun hat. Diese Aspekte können aber durchaus Einfluss auf die Kalkulation haben. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie haben ein kleines Restaurant in der Innenstadt. Sie konkurrieren dort mit drei Mitbewerbern, die ähnliches anbieten wie Sie. Alle Mitbewerber bieten z.B. Kalbsschnitzel Wiener Art an. Der eine für € 19,00, der zweite für € 21,00 und der Dritte für € 22,50...

  • Portionsgröße

    Portionsgrößen können durchaus unterschiedlich sein – je nachdem ob das Gericht als eigenständiges Hauptgericht oder aber im Rahmen eines Menüs bzw. als kleinere Portion für Senioren angeboten wird. Was allen gemein ist, ist die Tatsache dass die Portionsgröße fest definiert sein muss...

  • Rezeptur

    Der Rezeptur kommt eine Schlüsselrolle zu. In den meisten Betrieben gibt es gar keine festen Rezepturen – jeder bereitet die Gerichte nach „Gutdünken“ zu. Jeder Schichtkoch bestimmt die Grammatur der Fleischportion selbst. Keiner kennt eigentlich die genaue Zusammensetzung einer Speise. Eine Rezeptur ist jedoch für die Kalkulation von immenser Bedeutung...

  • Verlust durch Putzen und Zubereiten

    Beim Auftauen von Fleisch oder Fisch, beim Schälen, Putzen oder Tournieren von Gemüse, beim Trimmen oder Ausbeinen von Fleisch, beim Filettieren von Fisch, beim Auslösen von Muschelfleisch oder anderen Vorbereitungsarbeiten kommt es zu mehr oder weniger großen Verlusten des Gewichtes. Bedenkt man, dass schlecht abgehangenes oder zu schnell gemästetes Fleisch einen hohen Wasseranteil hat, der beim Braten austritt, dann führt das erneut zu einem Gewichtsverlust der Gesamtspeise...

  • Warenpflege

    Die Warenpflege...häufig unterschätzt, aber sehr wichtig für den gesamten Kostenapparat. Hierunter fallen verschiedene Bereihe wie der richtige Einkauf, die Warenannahme und -kontrolle oder auch die korrekte Lagerung der Ware...

  • Qualitätsanspruch

    Natürlich spielt die Qualität der von Ihnen eingekauften Produkte eine große Rolle. Welche Art von Küche bieten Sie an? Welche Klientel sprechen Sie an? Welches Preisgefüge (preiswert, mittelpreisig, hochpreisig/Gourmet) möchten Sie anbieten? Neben der Preispolitik spielt auch Ihr persönlicher Anspruch dabei eine Rolle. Möchten Sie Ihren Gästen gute Produkte anbieten oder ist Ihnen das vollkommen egal – Hauptsache günstig...

  • Einkaufspreis

    Der Einkaufspreis hängt von einigen Faktoren ab. So kommt es auf die Art der Artikel an, die Sie einkaufen und auf die von Ihnen gekauften Mengen. Es kommt darauf an, wie viele Lieferanten das Produkt führen und ob Sie Gegenangebote einholen können. Haben Sie ein gutes Verhandlungsgeschick und konnten Sie Sonderpreise vereinbaren? Der Preis kann aber natürlich auch von saisonalen Schwankungen abhängen. Es heißt nicht umsonst: Der Gewinn liegt im Einkauf...

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