Wer hat schon gerne die Steuer im Haus … sicher niemand. Irgendwie fühlt man sich immer schlecht und hat ein mulmiges Gefühl, auch wenn man natürlich gar keinen Grund dafür hat. Eins ist klar: Der Prüfer wird sicher etwas finden. Ich selbst erinnere mich aber auch an einen Fall, in dem der Prüfer etwas zu unseren Gunsten fand und wir letztlich eine Steuererstattung erhielten. Gehen Sie also ganz entspannt an die Betriebsprüfung in Ihrer Gastronomie heran und schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre.
Zur Einführung ein Beispiel
Der Gastronom eines kleinen, gut laufenden Restaurants „vergisst“ 20.000 € in der Steuererklärung für 2020 anzugeben. Dies wird bei der Betriebsprüfung 2023 festgestellt und es kommt zu den folgenden Schritten:
- Die Gewinnermittlung wird um diese 20.000 € angehoben.
- Es ergeht ein neuer Einkommensteuerbescheid mit entsprechender Nachzahlung.
- Anhebung des Gewerbesteuermessbetrages und entsprechende Nachzahlung.
- Der Umsatzsteuerbescheid wird angepasst und es erfolgt auch hier eine Nachzahlung.
- ggf. Zinsen auf die nicht gezahlten Steuern.
- Eventuell eine strafrechtliche Verfolgung wegen Steuerhinterziehung.
- Bei Wiederholungstätern kann auch ein Entzug der Gewerbeerlaubnis folgen.
Nun kommt es aber … da der Prüfer davon ausgeht, dass ein ähnlicher Betrag auch in den Folgejahren nicht angegeben wurde, schätzt er für 2021 und 2022 den gleichen Wert. Es kommt also insgesamt für drei Jahre eine immense Steuer-Nachzahlung auf den Gastronomen zu. Das können schnell sechsstellige Beträge sein.
Lassen Sie es nicht so weit kommen! Führen Sie Ihre Bücher ordentlich und geben Sie dem Prüfer keinen Anlass, misstrauisch zu sein.
Tipps zum Umgang mit Finanzprüfern
- Ruhe bewahren: Bleiben Sie ruhig und gelassen, wenn eine unangekündigte Kassenprüfung stattfindet. Panik oder Nervosität können unnötige Fehler verursachen.
- Kooperation anbieten: Seien Sie kooperativ und bieten Sie den Prüfern Ihre Unterstützung an. Zeigen Sie Bereitschaft zur Zusammenarbeit und stellen Sie die angeforderten Unterlagen schnell und vollständig zur Verfügung.
- Höflich und respektvoll kommunizieren: Vermeiden Sie konfrontative oder aggressive Reaktionen. Kommunizieren Sie höflich und respektvoll mit den Prüfern, auch wenn Sie mit deren Entscheidungen nicht einverstanden sind.
- Klar und präzise antworten: Beantworten Sie die Fragen der Prüfer klar und präzise. Geben Sie nur die gefragten Informationen an und vermeiden Sie unnötige Ausführungen.
- Notizen machen: Machen Sie sich während der Prüfung Notizen zu den Fragen und Anmerkungen der Prüfer. Dies kann Ihnen später helfen, Unklarheiten zu klären und in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater weitere Schritte einzuleiten.
Betriebsprüfung Gastronomie: Risikobranche
In regelmäßigen Abständen kommen die Betriebsprüfer des Finanzamtes (und auch der Sozialversicherungsträger) ins Haus, um den Betrieb bzw. die Zahlen des gastgewerblichen Unternehmens auf Herz und Nieren zu prüfen. In der Regel passiert dies alle 3–5 Jahre. Die Gastronomie gilt den Finanzbehörden übrigens als Risikobranche.
Das Beste, was man gegen diesen Ruf tun kann, ist eine perfekt geführte und saubere Buchhaltung. Mein Steuerberater benutzt gerne den Ausspruch: „Wer schreibt, der bleibt“. Dokumentieren Sie alles. Es gibt im beruflichen Alltag viele Sonderfälle, die irgendwie verbucht und bearbeitet werden müssen.
Wenn dann genau ein solcher Fall drei Jahre später geprüft wird, kann man sich meist nicht mehr an die Details erinnern. Schreiben Sie eine kurze Aktennotiz dazu mit einer Erläuterung. Das schafft Vertrauen.
Dokumentieren Sie so auch z.B. den Verderb von Lebensmitteln und Einladungen von Gästen. Sollten dem Prüfer mehrere „komische“ Fälle begegnen, könnte er die gesamte Buchhaltung infrage stellen und als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Das hätte fatale Folgen und resultiert größtenteils in hohen Steuernachzahlungen oder teuren Gerichtsprozessen.
Heutzutage ist man verpflichtet, dem Prüfer alle Daten auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Was sie genau brauchen, steht auf der Prüfungsanordnung, die rechtzeitig per Post zugestellt wird. Der Prüfer nutzt spezielle Software (IDEA), um die Plausibilität der Zahlen zu prüfen und sie mit den Standard-Richtsätzen zu vergleichen. Liegt man im Zielkorridor, hat man nur sporadisch mit einer tiefergehenden Prüfung zu rechnen (wenn alle anderen Parameter auch passen). Umgekehrt jedoch kann das bedeuten, dass hohe Schätzungen vorgenommen werden und es zu unangenehmen (ggf. sogar existenzgefährdenden) Nachzahlungen kommen kann.
Prüfungsschwerpunkte
Größtenteils kommen Prüfer, die auf die Gastronomie spezialisiert sind. Diese sind ausgezeichnet ausgebildet und kennen sich ggf. besser mit Ihrem Kassensystem aus, als Sie selbst. Handelt es sich zudem um einen Prüfer mit mehreren Jahren Berufserfahrung, wird er schnell erkennen, ob bei Ihnen alles koscher ist. Auf diese (sensiblen) Bereiche achten die Prüfer bei der Betriebsprüfung in der Gastronomie ganz besonders:
Kassenbuch und Kassensystem
Das Kassenbuch ist eines der sensibelsten Bereiche in der Gastronomie. Da viele Einnahmen und Ausgaben bar abgewickelt werden, kommt dem Kassenbuch eine zentrale Rolle zu. Gesetzlich gesehen, sollte man das Kassenbuch täglich führen und alle Einnahmen und Ausgaben eintragen. Die Belege müssen das entsprechende Datum aufweisen. Am Ende des Tages muss der errechnete Bestand der Kasse mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen.
Leider werden Kassenbücher oft sehr schludrig geführt. Manche Gastronomen führen ihr Kassenbuch gar nur zum Monatsende. Dadurch kann es zu großen Schwierigkeiten kommen wie z.B. Negativkassenbestände, die es praktisch eigentlich nicht geben kann. Stellt ein Prüfer so etwas fest, wird er schnell die gesamte Buchführung in Frage stellen.
Das Restaurant-Kassensystem ist ein weiterer sehr sensibler Bereich. Um Schwierigkeiten mit dem Prüfer aus dem Weg zu gehen, sollte man umfangreiche Aufzeichnungen dazu führen. Man ist außerdem verpflichtet, alle Unterlagen zum Kassensystem (inkl. Bedienungsanleitung, Protokolle über die Einrichtung von Bedienern oder Trainingsschlüsseln, Stornobelege etc.) aufzubewahren. Tut man dies nicht, steht man schnell im Verdacht, Manipulationen vorgenommen zu haben. Wie bereits erwähnt, kennen sich viele Finanzbeamte bestens mit den Gastro-Kassensystemen aus und werden schnell erkennen, ob alles seine Ordnung hat.
Ganz besonders wichtig ist das Archivieren der Z-Abschläge. Diese sollten lückenlos vorhanden sein. Am besten, man kann zusätzlich die Monats-Z-Abschläge vorweisen. Dadurch ist eine Querprüfung schnell möglich. In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass Sie bei der Verwendung von Thermopapier stets eine Kopie auf Normalpapier machen sollten, da das Thermopapier nach einiger Zeit nicht mehr lesbar sein kann. Sie sind aber dazu verpflichtet, dass alles nachvollziehbar ist.
Im Übrigen muss das Kassensystem GDPdU*-konform (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Beachten Sie hierzu auch die rechtlichen Anforderungen an Kassensysteme hier auf der Website.
Vorbereitung auf unangekündigte Kassenprüfungen
- Regelmäßige Überprüfung:
- Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Kassenbuch und die dazugehörigen Belege auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
- Führen Sie täglich einen Kassensturz durch und gleichen Sie den tatsächlichen Kassenbestand mit dem Kassenbuchbestand ab.
- Ordnungsgemäße Dokumentation:
- Bewahren Sie alle Belege, Kassenberichte und Zählprotokolle ordnungsgemäß auf.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Kassenbuch-Software GoBD-konform ist und alle Daten revisionssicher speichert.
- Schulung der Mitarbeiter:
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in der korrekten Kassenbuchführung und im Umgang mit Finanzprüfungen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die rechtlichen Anforderungen und die internen Abläufe informiert sind.
Konsequenzen bei nicht ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
- Hinweis auf formelle Mängel:
- Bei festgestellten Mängeln kann der Prüfer formelle Mängel notieren, die Sie umgehend beheben müssen.
- Hinzuschätzungen:
- Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Prüfer den Gewinn schätzen, was in der Regel zu höheren Steuerzahlungen führt. Dies geschieht, wenn die Buchführung als nicht ordnungsgemäß angesehen wird.
- Verwerfung der Buchführung:
- Im schlimmsten Fall kann die gesamte Buchführung verworfen werden, was zu erheblichen steuerlichen Nachzahlungen und möglicherweise auch Strafzahlungen führen kann.
- Strafzahlungen und Freiheitsstrafen:
- Bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung drohen hohe Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren.
Durch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen schützen Sie sich vor diesen Konsequenzen und können beruhigt Ihrer täglichen Arbeit nachgehen.
Personal und Schwarzarbeit
In der Gastronomie findet man immer wieder Mitarbeiter, die nicht korrekt abgerechnet werden. Die Bandbreite der Möglichkeiten hierbei ist groß. Sei es, dass Überstunden schwarz ausgezahlt werden, sei es, dass steuerfreie Zuschläge nicht korrekt abgerechnet werden (bitte beachten Sie hierzu auch den Artikel zum Thema Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschäge hier auf der Website), sei es, dass Mitarbeiter komplett schwarz beschäftigt werden oder dass Minijobber nicht richtig angemeldet sind.
Es soll Fälle geben, in denen zwar drei Personen als Minijobber angemeldet sind, aber eigentlich nur eine Person tatsächlich im Betrieb arbeitet (und die beiden anderen Minijob-Löhne über Umwege auch bekommt). Das man sich damit stafbar macht, liegt ja auf der Hand. Ein erfahrener Betriebsprüfer weiß, worauf er achten muss, um solche Fälle aufzuklären. Macht der Betrieb z.B. 100.000 Umsatz im Monat und hat aber nur 18 % an Personalkosten, dann muss da was faul sein.
Betriebsfahrzeuge
Angenommen Ihr Betrieb verfügt über zwei Betriebsfahrzeuge und Sie als Gastronom haben zudem ein privates Fahrzeug. Bei dem einen Betriebsfahrzeug handelt es sich um einen Transporter mit 2 Sitzen und großer Ladefläche, bei dem anderen um einen Kombi (für kleinere Erledigungen). Trotz des Vorhandenseins eines zusätzlichen privaten Fahrzeugs, wird es sehr schwierig sein, die rein betriebliche Nutzung des Kombis zu begründen, außer Sie führen ein lückenloses Fahrtenbuch.
Nur so könnten Sie der 1%-Besteuerung entgehen. Bei dem Transporter wird es eher unproblematisch sein, die betriebliche Nutzung zu begründen. Ich kann Ihnen nur empfehlen, ein Fahrtenbuch zu führen – ich selbst musste für mehrere Jahre 1% des Neuwagenpreises nachzahlen, obwohl ich das Fahrzeug nie privat genutzt habe. Es wurde tatsächlich nur für Betriebsfahrten eingesetzt. Der Prüfer sah das anders. Das hat verdammt weh getan 🙁
Die Bewirtung von Gästen
Viele Faktoren können den Wareneinsatz negativ beeinflussen. Ein Aspekt ist sicher die Einladung von Gästen. Hierzu gibt es die unterschiedlichsten Anlässe. Man gibt einem Stammgast ein Glas Sekt aus, man bewirtet einen guten Tisch mit einem Digestiv, man lädt einen Gast der Geburtstag hat auf ein Glas ein, man gibt ein Dessert aufs Haus, da sich der Gast über das Essen beschwert hat.
Alle diese Einladungen müssen – nicht nur als Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung in der Gastronomie – dokumentiert werden, damit man die Kosten später z.B. in Marketingaufwand umbuchen kann und somit den Warenverbrauch schmälert. Am Ende wird dadurch die Wareneinsatzquote verbessert. Im Service sollte dazu eine Liste ausliegen, in die alle Gästerepräsentationskosten eingetragen werden. Am besten, man lässt zudem den Grund der Einladung angeben und falls möglich auch den Namen des Gastes.
Das Gleiche gilt im Übrigen auch für Verlust, Bruch und insbesondere Verderb. Muss man z.B. einen größeren Posten Fleisch wegschmeißen, weil man zu viel eingekauft hat, so sollte man dies ebenso vermerken und aus dem Wareneinsatz herausrechnen.
Privatnutzung und -einkauf
Möglichkeiten gibt es sicher genug, private Ausgaben dem Betrieb zuzuschlagen. So könnte man über den Betrieb private Lebensmittel einkaufen, man könnte privat-genutzte Geräte (z.B. PC oder Küchengeräte) aus dem Betriebsvermögen zahlen, man könnte für das Privatfahrzeug über den Betrieb tanken und so weiter.
Ein Prüfer wird versuchen, solche Fälle aufzuspüren. In Einzelfällen dürfte das schwierig werden (außer sie sind sehr offensichtlich) – wird das jedoch regelmäßig gemacht, wird der Prüfer sicher fündig werden.
Checkliste für eine optimale Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung in der Gastronomie
Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie als Gastronom alle relevanten Dokumente und Unterlagen für eine Betriebsprüfung bereit haben. Gehen Sie die Liste systematisch durch und prüfen Sie, ob alles vollständig und korrekt vorliegt.
- Kassenbuch und Kassenberichte
- Kassenberichte für jeden Geschäftstag
- Tägliche Zählprotokolle zur Abstimmung des Kassenbestands
- Täglich geführtes Kassenbuch mit vollständigen und korrekten Einträgen
- Belege und Dokumentation
- Alle Belege für Einnahmen und Ausgaben (Quittungen, Rechnungen)
- Eigenbelege für Privatentnahmen und -einlagen
- Dokumentation von Gästebewirtungen,
- Verderb und Bruch
- Lückenlos archivierte Z-Abschläge und Monats-Z-Abschläge
- Kassensystem und Software
- Bedienungsanleitung des Kassensystems
- Protokolle über die Einrichtung von Bedienern und Trainingsschlüsseln
- Nachweise der GDPdU-Konformität des Kassensystems
- Sicherstellung, dass alle Daten revisionssicher gespeichert sind
- Personal und Lohnabrechnungen
- Verträge und Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter
- Nachweise über korrekt abgerechnete steuerfreie Zuschläge (z.B. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge)
- Dokumentation zur Anmeldung von Minijobbern
- Betriebsfahrzeuge
- Fahrtenbücher für alle Betriebsfahrzeuge
- Nachweise über die betriebliche Nutzung der Fahrzeuge
- Abrechnung von betrieblichen Fahrten und Privatfahrten
- Elektronische Daten und Datensicherung
- Elektronische Aufzeichnungen aller steuerlich relevanten Daten
- Sicherstellung, dass alle Daten elektronisch verfügbar und prüfbar sind
- Regelmäßige Backups der Kassendaten
- Sonstige Unterlagen
- Prüfungsanordnung der Finanzbehörde (rechtzeitig per Post zugestellt)
- Notizen und Erläuterungen zu Sonderfällen und außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen
- Bestätigungen und Korrespondenz mit dem Steuerberater
Halten Sie außerdem einen Raum oder Arbeitsplatz für den Prüfer bereit.
Fazit: Bleiben Sie bei einer Betriebsprüfung in Ihrer Gastronomie ganz gelassen
Eine sorgfältige und ordnungsgemäße Kassenbuchführung ist für Sie als Gastronom von größter Bedeutung. Sie stellt sicher, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und schützt Sie vor unangenehmen Überraschungen bei Betriebsprüfungen. Durch die tägliche Erfassung aller Bargeschäftsvorfälle, die lückenlose Dokumentation und die korrekte Aufbewahrung aller Belege schaffen Sie eine transparente und nachvollziehbare Buchhaltung.
Nutzen Sie die verschiedenen Methoden der Kassenbuchführung, um die für Ihren Betrieb passende Lösung zu finden, und schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, um Fehler zu vermeiden. Die bereitgestellte Checkliste hilft Ihnen, alle relevanten Unterlagen und Dokumente für eine Betriebsprüfung bereitzuhalten und sich optimal vorzubereiten.
Mit einer gut geführten Buchhaltung gewinnen Sie das Vertrauen der Finanzbehörden und können sich auf die wesentlichen Aufgaben in Ihrem Gastronomiebetrieb konzentrieren. Lassen Sie es nicht zu unangenehmen Nachzahlungen oder Strafen kommen – führen Sie Ihre Bücher ordentlich und gewissenhaft. Eine saubere Buchführung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Baustein für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.
Interessante Links zum Thema Betriebsprüfung in der Gastronomie für Sie
- Bundesfinanzministerium: Betriebsprüfung (abgerufen: 05.07.2024)
- Deloitte: Betriebsprüfung – wenn das Finanzamt zweimal klingelt! (abgerufen: 05.07.2024)
- Deutsche Rentenversicherung: Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern (abgerufen: 05.07.2024)
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