Betriebsprüfung II

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IDEA

IDEA ist der Name der Software, mit dessen Hilfe der Prüfer vor Ort Unregelmäßigkeiten aufspüren kann. Wie bereits früher erwähnt, muss der Gastronom dem Prüfer alle gewünschten Daten auch digital zur Verfügung stellen. Nach dem Einlesen dieser Daten überprüft IDEA nun alles auf Plausibilität. Die Software ist in der Lage die unterschiedlichsten Datenformate zu lesen und auszuwerten. So prüft IDEA beispielsweise ob Mitarbeiter und Lieferanten die gleiche Kontonummer haben, ob Belege fortlaufend nummeriert sind, ob es Kassenfehlbestände gibt oder ob Belege zeitlich gleichmäßig verteilt auftreten. Weitere Funktionen (auch ganz speziell für die Gastronomie geschrieben) werden immer weiter der Software hinzugefügt. Ein mächtiges Instrument! Statistische und stochastische Auswertungen über die mathematische Verteilung von Zahlenwerten runden die Tools zur Prüfung der Buchhaltung ab.

Nachkalkulation

Ist einem Prüfer erst einmal eine Unregelmäßigkeit aufgefallen, wird er tiefer graben! Eine Möglichkeit dabei ist die Nachkalkulation. Ich möchte Ihnen dies anhand eines einfachen Beispiels mit Bier verdeutlichen:

Zunächst einmal nimmt sich der Prüfer die Wareneinkäufe vor und stellt dabei fest, dass für insgesamt 36.000 Euro im Jahr Bier eingekauft wurde:

Nun berechnet er, wie viel Umsatz man hätte mit dieser Ware machen können. Bei einem Fass von 50l könnte man rechnerisch 166,66 Gläser à 0,30l zapfen oder 100 Gläser à 0,50l.

Der vorläufig berechnete Bierumsatz beträgt demnach Euro 40.598,88. Hiervon werden 5% Schankverlust abgezogen. Mithin ergibt sich ein bereinigter Soll-Umsatz von Euro 38.568,94 und ein Wareneinsatz von 34%. Der Rohgewinn beläuft sich auf Euro 25.318,94 oder 191%.

Laut Z-Abschlag bzw. Umsatz wurden jedoch lediglich Euro 32.500,00 angegeben. Es ergibt sich eine nicht erklärbare Differenz von rund € 6.000,00. Der Prüfer muss davon ausgehen, dass diese schwarz eingenommen wurden und er wird diesen Betrag dem Umsatz hinzuzählen und die Steuern einfordern. Für das Jahr der Prüfung summiert sich das auf rund Euro 3.000,00. Handelt es sich dabei um ein weiter zurückliegendes Jahr wird hochgerechnet und so kommen bei 4 Jahren schnell 12.000 oder mehr zusammen - und wir sprechen hier nur von einer Position (Bier)!!

Zusammenfassung

Man muss sich ja nicht gleich freuen, wenn sich die Prüfer des Finanzamtes ankündigen - aber fürchten muss man sich auch nicht. Führen Sie eine saubere Buchhaltung und es kann Ihnen (fast) nichts passieren. Halten Sie alle Unterlagen für den Prüfer bereit und machen Sie nicht den Eindruck, dass Sie etwas zu verbergen haben. Ich wünsche Ihnen einen ruhigen Puls und viel Erfolg bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung.

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