Die Anforderungen an modernes Catering steigen – nicht nur in kulinarischer Hinsicht. Auch bei der Organisation ergeben sich neue Herausforderungen, die es zu meistern gilt.
Ob Business-Event, Hochzeit oder Konferenz: Die Ansprüche an Präzision, Nachhaltigkeit und eine schnelle Kommunikation wachsen. Immer häufiger greifen Caterer daher auf digitale Tools zurück. Durch diese wird die Art, wie Caterer ihr Angebot planen, umsetzen und kommunizieren, verändert.
Mehr Übersicht durch vernetzte Systeme
Digitale Lösungen erlauben wesentlich mehr Effizienz, ob bei der Planung der Speisen oder der Abrechnung. Ein Beispiel dafür liefert die cloudbasierte Plattform FoodNotify, die als zentrales System für Rezeptverwaltung, Warenwirtschaft und Speisekartenerstellung eingesetzt wird. Durch die automatische Berechnung von Nährwerten und Allergenen sowie die direkte Anbindung an über 1.200 Lieferanten wird der gesamte Beschaffungsprozess deutlich vereinfacht.
Der Wareneinsatz lässt sich auf Knopfdruck berechnen, Überschüsse werden durch Echtzeit-Inventuren vermieden. Auch die gesetzlichen Anforderungen, zum Beispiel im Hinblick auf die Kennzeichnungspflichten, lassen sich problemlos erfüllen. Damit unterstützen solche Tool nicht nur die operative Ebene, sondern auch strategische Entscheidungen.
Immer mehr Anbieter für ein professionelles Catering in Berlin und vielen anderen Orten nutzen bereits die Möglichkeiten, die sich aus dem Digitalisierungsfortschritt ergeben. So können sie gerade bei großen oder kurzfristigen Events verlässlich planen. Sie profitieren dabei von nachvollziehbaren Kostenstrukturen und einem deutlich geringeren Kommunikationsaufwand.
Eventmanagement muss neu gedacht werden
Neben der Küchenlogistik verändern sich allerdings auch die Prozesse rund um das Gästemanagement und die Veranstaltungsstruktur. Entsprechende Tools wie Oniva oder EventMobi bündeln alle zentralen Funktionen, von der Online-Registrierung über das E-Mail-Einladungsmanagement bis hin zum Check-in mit QR-Codes. Hilfreich zeigen sich auch zentrale Auswertungen nach dem Event.
Rücklaufquoten, Teilnahmezahlen, Feedbackauswertungen – alles ist in Echtzeit abrufbar. Damit lassen sich Veranstaltungen zukünftig wesentlich besser planen, vor allem in Bezug auf Personal und Materialeinsatz. Gerade in Berlin, wo viele Veranstaltungen parallel oder an ungewöhnlichen Orten stattfinden, tragen solche digitale Eventlösungen zudem maßgeblich zur Ressourcenschonung bei.
Hybride Formate erfordern eine neue Logistik
Seit der Pandemie sind hybride Veranstaltungen zu einem festen Bestandteil der Eventlandschaft geworden. Digitale Plattformen, Livestreams und virtuelle Networking-Tools eröffnen dabei auch für das Catering neue Möglichkeiten.
Dieses wird oft logistisch entkoppelt. Die Speisen werden im Vorfeld zubereitet, gekühlt ausgeliefert oder live vor Ort in temporären Küchen angerichtet. Damit solche Abläufe zuverlässig funktionieren, kommen immer häufiger exakte Zeitpläne, GPS-basierte Tracking-Systeme und automatisierte Gästelisten ins Spiel.
Caterer, die solche digitalen Tools einsetzen, können auch in komplexen Szenarien – zum Beispiel, wenn sie mehrere Veranstaltungsorte gleichzeitig bedienen müssen − flexibel und skalierbar agieren.
Intelligente Bestellplattformen immer häufiger im Einsatz
Ein weiterer Trend besteht in digitalen Bestellsystemen, die Angebot, Kommunikation und Logistik bündeln. Die Plattformen richten sich gezielt an Unternehmen und Agenturen, die in kurzer Zeit verlässliche Cateringlösungen benötigen.
Über ein zentrales Interface können die Nutzer Menüs miteinander vergleichen, diese direkt buchen und ihre Anforderungen detailliert hinterlegen. Innerhalb weniger Stunden erhalten sie so ihr persönliches Angebot – transparent, provisionsfrei und individuell zugeschnitten. So werden die internen Planungsprozesse maßgeblich entlastet. Gleichzeitig steigt auch bei kurzfristigen Events die Planbarkeit und Qualität.
Drei zentrale Effizienzhebel im Überblick
Die Digitalisierung im Catering greift damit auf verschiedenen Ebenen ein:
1. Zeitgewinn durch Automatisierung
Standardprozesse wie Bestellungen, Inventuren oder Speisekartenerstellung lassen sich automatisieren. Anwender berichten von einer um 30 Prozent reduzierten Verwaltungszeit im Tagesgeschäft.
2. Höhere Planungssicherheit
Dank digitaler Gästelisten, smarten Vorbestellungssystemen und automatischer Mengenkalkulationen lassen sich die Waren genauer disponieren. Dies reduziert sowohl die Kosten als auch den Food Waste.
3. Flexibilität im Betrieb
Kurzfristige Änderungen, wetterbedingte Anpassungen oder zusätzliche Wünsche lassen sich digital schneller koordinieren. In Regionen, in denen viele Events outdoor oder in temporären Locations stattfinden, ist dies ein besonders klarer Vorteil.
Diese Vorteile entstehen für die Anbieter
Caterer, die heute auf digitale Lösungen setzen, profitieren gleich in mehrfacher Hinsicht: Sie können ihr Angebot differenzieren, neue Kundengruppen ansprechen und ihre internen Prozesse langfristig wesentlich schlanker gestalten.
Ein modernes Buchungssystem verbessert den Erstkontakt mit Auftraggebenden und erleichtert gleichzeitig auch die Nachverfolgung, die Abrechnung und die Evaluation des Auftrags. Zudem schaffen digitale Systeme einen rechtssicheren Rahmen, unter anderem durch die automatisierte Dokumentation von Temperaturkontrollen oder Liefernachweisen.
Besonders in wettbewerbsintensiven Märkten zählt neben kulinarischer Qualität auch eine professionelle Abwicklung. Diese sollte von der Angebotsphase bis hin zum Feedbackgespräch durchgängig gegeben sein.
Strukturierter, schneller und zuverlässiger Arbeiten
Moderne Tools für die Warenwirtschaft, das Gästemanagement und die Eventplanung sorgen dafür, dass Cateringbetriebe heute belastbarer sind, flexibler agieren und wirtschaftlich effizienter arbeiten können.
Natürlich bleibt nach wie vor der Geschmack entscheidend, aber: Wie schnell, strukturiert und zuverlässig gearbeitet wird, ist mindestens ebenso wichtig für den nachhaltigen Erfolg.
