Die Wareneingangskontrolle entscheidet über Qualität und Sicherheit Ihrer Speisen. Fehler bei der Kontrolle führen schnell zu Problemen – von Reklamationen bis zu Hygieneverstößen. Sie brauchen daher klare Standards, ein geschultes Team und eine saubere Dokumentation. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Wareneingangskontrolle praxisnah und rechtssicher organisieren.
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Geschätzte Lesezeit: 10 Minuten
Warum die Wareneingangskontrolle so wichtig ist
Die Wareneingangskontrolle ist der erste kritische Punkt in Ihrer internen Lebensmittelhygiene. Wenn Sie hier sauber arbeiten, vermeiden Sie bereits viele Probleme in Küche, Service und bei der Lebensmittelüberwachung. Fehler an dieser Stelle hingegen, ziehen sich durch den gesamten Betrieb – bis zum Gast.
Sie müssen jede Lieferung sofort nach dem Eintreffen kontrollieren. Wer das auf später verschiebt, verliert die Kontrolle. Einmal eingeräumte Ware wird selten wieder überprüft. Im schlimmsten Fall verarbeiten Sie mangelhafte Produkte, ohne es zu bemerken. Das kann schnell rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben.
Die Kontrolle schützt aber nicht nur Ihre Gäste. Sie dient auch als Beweismittel gegenüber Lieferanten oder Behörden. Wenn Sie dokumentieren, dass Sie eine Lieferung abgelehnt haben, sind Sie auf der sicheren Seite. Ohne Nachweis haften Sie unter Umständen für Schäden oder Verstöße, die eigentlich beim Lieferanten entstanden sind.
Ein weiterer Punkt: Viele Mängel sind auf den ersten Blick erkennbar. Kartons sind beschädigt, Kühlketten unterbrochen, Etiketten fehlen. Wer hier aufmerksam prüft, erkennt Risiken frühzeitig. Je routinierter Ihr Team die Kontrolle durchführt, desto geringer ist die Fehlerquote.
Sie setzen mit der Wareneingangskontrolle zudem ein deutliches Signal an Ihre Lieferanten. Wer weiß, dass Sie konsequent prüfen, liefert auch sauberer und gewissenhafter. Das verbessert langfristig somit auch die Qualität der Zusammenarbeit.
Im HACCP-Konzept ist die Wareneingangskontrolle als sogenannte CCP-Stelle definiert – ein „Critical Control Point“. Das bedeutet: Hier müssen Sie prüfen, dokumentieren und bei Bedarf handeln. Ohne funktionierende Kontrolle erfüllt Ihr Betrieb die HACCP-Anforderungen nicht.
Diese Punkte müssen Sie im Rahmen der Wareneingangskontrolle immer prüfen
Eine gründliche Wareneingangskontrolle folgt immer dem gleichen Ablauf. Sie kontrollieren nicht nach Bauchgefühl, sondern nach klaren Kriterien. Halten Sie sich an diese Prüfpunkte – bei jeder Lieferung und ohne Ausnahme. Nutzen Sie unsere kostenlosen Vorlagen und Musterchecklisten am Ende dieses Beitrags.
✅ Verpackung
Die Verpackung gibt oft den ersten Hinweis auf mögliche Probleme. Achten Sie auf:
- Beschädigungen, Risse oder aufgeweichte Stellen
- Anzeichen für Schädlingsbefall (z. B. Nagespuren, Kot)
- Sauberkeit der Umverpackung
Ist die Verpackung nicht einwandfrei, sollten Sie die Ware nicht annehmen.
✅ Temperatur
Besonders bei leicht verderblichen Produkten zählt die Temperatur. Prüfen Sie:
- Kühlware (0–7 °C)
- Tiefkühlware (–18 °C oder kälter)
- Frischfisch (0–2 °C)
Verwenden Sie dafür ein kalibriertes Einstech- oder Infrarotthermometer. Notieren Sie die gemessenen Werte. Nur so erfüllen Sie die HACCP-Vorgaben.
✅ Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) und Verbrauchsdatum
Kontrollieren Sie jedes Produkt auf ein deutlich lesbares Datum. Achten Sie darauf, dass das MHD weit genug in der Zukunft liegt. Produkte mit kurzem MHD sind im stressigen Küchenalltag schnell vergessen – und landen zu spät auf dem Teller.
Für empfindliche Produkte wie Fleisch, Fisch oder küchenfertige Salate gilt oft ein Verbrauchsdatum. Dieses dürfen Sie nach Ablauf nicht mehr verwenden.
✅ Sensorik: Sehen, Riechen, Fühlen
Setzen Sie auch Ihre Sinne ein. Riecht die Ware frisch? Sieht sie unbeschädigt aus? Fühlt sie sich in Ordnung an? Oft bemerken Sie Abweichungen sofort – etwa bei Milchprodukten, Obst oder Fleisch.
Bei Verdacht: Ware ablehnen, Lieferanten kontaktieren, alles dokumentieren.
✅ Artikel und Menge
Vergleichen Sie die Lieferung mit Ihrer Bestellung. Stimmen Menge, Sorte und Marke? Achten Sie auf Ersatzprodukte oder fehlende Artikel. Prüfen Sie auch, ob ein Produkt anders verpackt oder etikettiert wurde als gewohnt.
Tipp: Arbeiten Sie dabei immer mit dem Lieferschein und streichen Sie kontrollierte Posten durch. So behalten Sie den Überblick.
So dokumentieren Sie korrekt
Die Kontrolle allein reicht nicht – Sie müssen jeden Schritt nachvollziehbar dokumentieren. Nur so können Sie im Ernstfall belegen, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben. Die Dokumentation ist Teil Ihres Eigenkontrollsystems und wird bei jeder Lebensmittelkontrolle geprüft.
Was gehört in die Dokumentation?
Führen Sie für jede Lieferung ein Wareneingangsformular (nutzen Sie am besten unsere kostenlosen Vorlagen am Ende dieses Beitrags). Wenn Sie eine eigene Vorlage nutzen, sollte diese jedoch mindestens folgende Punkte enthalten:
- Datum und Uhrzeit der Lieferung
- Name des Lieferanten
- Kontrollierte Produktgruppen oder Einzelartikel
- Temperaturangaben (bei Kühl- und Tiefkühlware)
- Zustand der Verpackung
- Auffälligkeiten oder Mängel
- Unterschrift des kontrollierenden Mitarbeitenden
Wenn Sie größere Mengen oder mehrere Lieferungen pro Tag bekommen, empfiehlt sich ein Formular pro Lieferant und Tag.
Aufbewahrungsfristen beachten
Laut Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) müssen Sie Ihre Dokumentationen mindestens sechs Monate aufbewahren. Bei leicht verderblichen Waren empfiehlt sich eine längere Frist. Im Zweifel gilt: Lieber zu viel dokumentieren als zu wenig.
Achtung bei Mängeln
Wenn Sie Ware ablehnen oder Mängel feststellen, dokumentieren Sie das besonders sorgfältig. Notieren Sie:
- Den genauen Mangel (z. B. Temperaturüberschreitung, beschädigte Verpackung)
- Ob und wie Sie die Ware zurückgewiesen haben
- Name des Fahrers oder Ansprechpartners
- Foto der betroffenen Ware (wenn möglich)
So sind Sie im Streitfall rechtlich auf der sicheren Seite.
So schulen Sie Ihr Team richtig
Die beste Checkliste nützt nichts, wenn Ihr Team nicht weiß, wie sie anzuwenden ist. Eine funktionierende Wareneingangskontrolle lebt von klaren Abläufen und geschultem Personal. Dabei zählt aber nicht nur das reine Fachwissen, sondern insbesondere auch die Haltung und das Verständnis für diesen Vorgang: Wer die Kontrolle ernst nimmt, schützt aktiv den Betrieb.
Zuständigkeiten klar regeln
Legen Sie fest, wer die Kontrolle durchführt – und wann. Am besten bestimmen Sie eine feste Person oder ein kleines Team, das alle Lieferungen prüft. So vermeiden Sie Unklarheiten und stellen sicher, dass niemand sich „nicht zuständig“ fühlt. Vertretungen müssen genauso geschult sein. Denn Wareneingänge erfolgen oft auch außerhalb der Kernzeiten.
Inhalte der Schulung
Ihre Schulung sollte mindestens diese Punkte abdecken:
- Welche Produkte sind besonders sensibel (z. B. Fisch, Fleisch, küchenfertige Salate)?
- Wie wird die Temperatur korrekt gemessen und dokumentiert?
- Welche Mängel führen zur Ablehnung einer Lieferung?
- Wie funktioniert die Dokumentation?
- Wie geht man mit dem Lieferanten um?
Verwenden Sie dabei reale Beispiele und Fotos aus Ihrem Betrieb. Das macht die Inhalte greifbarer und erhöht die Aufmerksamkeit.
Sichtbare Standards setzen
Hängen Sie die Wareneingangs-Checkliste direkt im Anlieferbereich auf. Verwenden Sie klare Formulierungen, einfache Sprache und idealerweise auch Bilder. So fällt niemandem ein wichtiger Schritt durch.
Zusätzlich helfen farbige Markierungen, zum Beispiel:
- Grün: Alles in Ordnung
- Gelb: Nachkontrolle nötig
- Rot: Ware ablehnen
Regelmäßig wiederholen
Schulen Sie neue Mitarbeitende direkt bei Arbeitsbeginn. Wiederholen Sie die Schulung regelmäßig – mindestens einmal im Jahr. Das gilt besonders dann, wenn sich Lieferanten, Produkte oder interne Prozesse ändern. Ein kurzes schriftliches Protokoll jeder Schulung hilft Ihnen bei der Nachweisführung. Auch hierfür halten wir eine kostenlose Vorlage für Sie zum Download bereit.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick
- Kontrollieren Sie jede Lieferung sofort – ohne Ausnahme.
- Prüfen Sie Verpackung, Temperatur, MHD, Sensorik, Artikel und Menge.
- Dokumentieren Sie alle Kontrollen schriftlich – mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift.
- Verwenden Sie standardisierte Checklisten – am besten mit unseren Vorlagen.
- Lehnen Sie mangelhafte Ware konsequent ab – dokumentieren Sie die Rückgabe.
- Sichern Sie bei Mängeln Beweise: Foto, Lieferscheinvermerk, Zeugen.
- Kontaktieren Sie den Lieferanten sofort bei Problemen – alles schriftlich festhalten.
- Schulen Sie Ihr Team regelmäßig und verständlich – mit klaren Zuständigkeiten.
- Hängen Sie Kontrollstandards sichtbar im Anlieferbereich aus.
Kostenloser Download Wareneingangskontrolle Formular, Vordruck in 2 Versionen
Für die Wareneingangskontrolle gemäss HACCP müssen Sie Lebensmittelanlieferungen täglich strichprobenartig erfassen, um die Hygienestandards jederzeit zu gewährleisten. Dafür haben wir Ihnen zwei unterschiedliche Formulare erstellt:
Vordruck zur Warenannahme: Individuelle Kontrolle pro Lieferant und Lieferung
Mit diesem Formular können Sie jede Lieferung separat bewerten. Es umfasst alle wichtigen Kontrollpunkte, wie die Sauberkeit des Lieferfahrzeugs, die richtige Temperatur der Waren sowie den Zustand der Verpackung. Bei festgestellten Mängeln können Sie direkt den Grund vermerken und, falls nötig, die Annahme der Lieferung verweigern.
Klicken Sie auf das Bild zum Download des PDFs.
Wareneingangskontrolle tageweise: Tageskontrolle für mehrere Lieferanten
Dieses Formular ist ideal für Betriebe, die täglich mehrere Anlieferungen zusammen auf einem A4-Blatt dokumentieren möchten. Bis zu sechs Lieferanten / Lieferungen können hier auf einem einzigen Blatt festgehalten werden, um auch bei hohem Lieferaufkommen den Überblick zu behalten und die Einhaltung der HACCP-Vorgaben sicherzustellen.
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Es ist wichtig, alle festgestellten Mängel sorgfältig zu dokumentieren und bei gravierenden Problemen umgehend Maßnahmen zu ergreifen. Eine vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation ist nicht nur intern von Bedeutung, sondern auch für externe Prüfungen und Audits relevant.
FAQ
Eine sorgfältige Wareneingangskontrolle stellt sicher, dass Sie nur Produkte von hoher Qualität erhalten, die den Bestell- und Sicherheitsanforderungen entsprechen. Dies vermeidet potenzielle Verluste und schützt den Endverbraucher vor minderwertigen oder unsicheren Produkten.
Während alle eingehenden Waren geprüft werden sollten, erfordern leicht verderbliche Lebensmittel wie Fleisch, Fisch und Milchprodukte besondere Aufmerksamkeit. Diese Produkte sollten auf korrekte Temperatur, Haltbarkeit und allgemeine Qualität überprüft werden.
Bei Feststellung von Mängeln sollten Sie die betroffenen Produkte sofort segregieren und den Lieferanten informieren. Beanstandete Produkte dürfen Sie nicht verwenden oder verkaufen, bis eine Klärung mit dem Lieferanten erfolgt ist.
Sie müssen jede Lieferung, die bei Ihnen eintrifft sorgfältig prüfen. Die Kontinuität dieser Praxis gewährleistet, dass nur sichere und qualitativ hochwertige Produkte in den Verkaufs- oder Produktionsprozess gelangen.
Abhängig von den Produkten, die Sie erhalten, können bestimmte Ausrüstungen wie Temperaturmessgeräte erforderlich sein. Es ist auch empfehlenswert, dass die Mitarbeiter, die die Kontrollen durchführen, entsprechend geschult sind, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen und Standards korrekt verstehen und anwenden.
Quellen und interessante Links für Sie
- IHK Potsdam (2020): Warenannahme, https://www.ihk-potsdam.de/produktmarken/Unternehmer/BRANCHEN/HANDEL/Lebensmittelhygiene/2329890 , abgerufen 30.03.2025
- Handelskammer (o.J.): Eingangskontrollen nach den Prinzipien des HACCP, https://www.hk24.de/produktmarken/beratung-service/unternehmensgruendung/erste-schritte-selbstaendigkeit/brancheninformationen-gruender/Hotel_und_Gaststaettengewerbe/lebensmittelhygiene-eigenkontrollsystem/1169626 , abgerufen 30.03.2025
1 Kommentar
Als Restaurantbesitzerin hat mir dieser Artikel sehr geholfen. Ich hatte vor einiger Zeit ein unangenehmes Erlebnis mit einer Lieferung von Lebensmitteln, die nicht den üblichen Standards entsprachen. Dank der genauen Wareneingangskontrolle, die ich jetzt durchführe, bin ich sicher, dass nur die hochwertigsten Lebensmittel in meiner Küche verwendet werden. Die Informationen im Artikel sind äußerst nützlich und erinnern mich daran, wie wichtig es ist, auf Details wie Temperatur, Verpackung und Mindesthaltbarkeitsdaten zu achten. Eine sorgfältige Kontrolle ist entscheidend, um die Qualität meiner Gerichte sicherzustellen und die Zufriedenheit meiner Gäste zu gewährleisten.
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