Dieser Beitrag ist als Ergänzung zu unseren Hauptartikel Ideenmanagement in der Gastronomie: Verbesserungsvorschläge 2.0 zu verstehen. Hier sollen weitere Aspekte besprochen werden und praktische Ideen zur Umsetzung eines betrieblichen Vorschlagswesens.
Verleihen Sie dem Thema Gewicht
Mit einer kleinen Rede oder auch einem Informationsflyer sollten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Einführung des Verbesserungsvorschlagswesens in Ihrem Betrieb einstimmen. Am besten ist natürlich ein ganzes Paket von Dingen:
+ Eine Versammlung der Mitarbeiter, bei der Sie das System erklären
+ eine Broschüre zum Thema
+ ein Aushang am Schwarzen Brett
+ Poster im Betrieb die zur Abgabe von Vorschlägen auffordern
Je mehr Sie tun, desto mehr vermitteln Sie die Wichtigkeit des Themas. So wie im nachfolgenden Beispiel könnte so etwas (in Kurzform) aussehen.
So könnte eine kurze Einführung aussehen
Liebe Mitarbeiter, das Vorschlagswesen soll einen ganz besonderen Stellenwert bei uns erhalten und dient Eurer eigenen Motivation, neue Ideen in Eure tägliche Arbeitswelt einzubringen, über Eure Aufgaben- und Verantwortungsbereich hinaus mitzudenken und mit zu verantworten und damit die Entwicklung unseres Hauses aktiv mitzugestalten.
Damit soll aber auch der wirtschaftliche Erfolg unterstützt und jede Möglichkeit zur Verbesserung des Services unseren Gästen gegenüber genutzt werden. Soweit messbare wirtschaftliche Vorteile entstehen, sollen die Vorschlagenden mit einem bestimmten Anteil an den Vorteilen prämiert werden. Soweit die Vorteile nicht messbar sind, soll eine andere Anerkennung erfolgen.
Definieren Sie die Art der Einreichung
Stellen Sie für die Einreichung eines Verbesserungsvorschlags ein entsprechendes -> Formular [661 KB] zur Verfügung. Auf diese Weise gewährleisten Sie, dass die Mitarbeiter alle Angaben machen und die Vergleichbarkeit besser gegeben ist. Machen Sie darauf aufmerksam, dass die Kollegen den Verbesserungsvorschlag in allen Punkten gut ausformulieren und begründen. Berücksichtigen Sie nur vollständig ausgefüllte Formulare. Man sollte zudem festlegen, dass bei zwei gleichlautenden Vorschlägen, nur der zuerst eingereichte angenommen werden kann. Stellen Sie für die Einreichung der Vorschläge einen sicheren Briefkasten zur Verfügung.
Einzel- und Gruppenvorschläge
Legen Sie fest, ob nur Einzelvorschläge abgegeben werden können oder ob auch Personengruppen (z.B. die gesamte Küchenbrigade) einen gemeinsamen Vorschlag abgeben dürfen. (Das -> Formular [661 KB] im Downloadbereich ist übrigens auf Einzel- und Gruppenvorschläge ausgelegt). Aus meiner Sicht sollte man auch hier wieder jedes Potenzial nutzen und auch Gruppenvorschläge akzeptieren. Legen Sie im späteren Ablauf fest, wie Sie die Prämie auf die Gruppenmitglieder verteilen. Eine Möglichkeit ist, auf dem Einreichformular bereits ein Feld vorzusehen, in das der Verteilschlüssel von den Einreichern selbst eingetragen werden soll.
Wer hat also welchen Anteil an dem Gruppenvorschlag. Die Gruppe selbst weiß das eigentlich am besten. Sie sollten zudem überlegen, ob Sie bei Gruppenvorschlägen einen Zuschlag zur Normalprämie in Erwägung ziehen, damit jeder der Gruppe die Chance auf einen nennenswerten Betrag hat. Nicht, dass hinterher bei einem Gruppenvorschlag nur 10 Euro pro Person übrigbleibt – das wäre schade.
Umsetzung eines betrieblichen Vorschlagswesens: Einige weitere „technische“ Angaben
Treffen Sie bei der Umsetzung eines betrieblichen Vorschlagswesens weitere Festlegungen der verschiedensten Art. Was passiert am Jahresende, was passiert bei Ausscheiden des Kollegen aus dem Unternehmen, etc.. Nachfolgend finden Sie eine Musterformulierung, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können:
- Am Jahresende werden alle Punkte wieder auf null gesetzt und die Jagd nach dem Punktegewinner beginnt von vorn.
- Die Prämien werden stets im Monat, der auf den Monat der Prämierung folgt, ausgezahlt.
- Die Prämien sind Bruttobeträge und unterliegen gemäß den jeweiligen Gesetzen der Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
- Auch Sachprämien über € 44,00 müssen entsprechend Ihrem Wert versteuert werden. Sollte die errechnete Prämie unter € 44,00 liegen, so wird vereinbart, dass eine steuerfreie Sachprämie anstatt gewährt wird wie z.B. ein Tank- oder Warengutschein nach Wahl.
- Sollte der Einreicher während der Bearbeitung seines Verbesserungsvorschlages aus dem Unternehmen ausscheiden, so kann keine Prämie mehr gewährt werden.
- Gleiches gilt dann auch für die Sonder- und Jahresprämien. Die durch einen ausscheidenden Kollegen mitgesammelten Abteilungsspunkte bleiben jedoch erhalten.
Im Laufe der Zeit werden sicher weitere Festlegungen hinzukommen, die sich aus den Erfahrungen ergeben. Wie bereits an mehreren Stellen erwähnt, alles muss transparent und nachvollziehbar sein. Treffen Sie keine willkürlichen Entscheidungen und dokumentieren Sie alles sorgfältig.
Bericht/Auswertung
Alle Daten über eingereichte Verbesserungsvorschläge und Ergebnisse des Bewertungsteams sowie der Punktestand jedes Kollegen und jeder Abteilung können Sie am Schwarzen Brett monatlich veröffentlichen – Eine Art Hitliste der Besten. Sie sollten aber auch jedem Kollegen ermöglichen, dies aus Datenschutzgründen zu untersagen.
Interner Bericht
Außerdem sollten Sie nicht nur zu statistischen Zwecken Auswertungen zum Gesamtsystem anfertigen. Dieser Bericht könnte Zahlen zu den folgenden Bereichen enthalten:
- Anzahl der abgegebenen Vorschläge pro Monat
- Anzahl der abgegebenen Verbesserungsvorschläge pro Jahr
- Die aus der Gesamtanzahl Ihrer Mitarbeiter daraus abgeleitete Beteiligungsquote
- Wie viele Vorschläge wurden angenommen?
- Welche Anzahl an Verbesserungsvorschlägen wurden abgelehnt?
- Wie hoch waren die aus den Vorschlägen resultierenden Einsparungen?
- Wie hoch waren die Kosten für die Verwaltung des betrieblichen Verbesserungsvorschlagswesens?
Anhand dieser Erhebungen erhalten Sie einen guten Eindruck über die Akzeptanz und die Effizienz Ihres Vorschlagswesens. Sie haben damit zudem die Möglichkeit, diese Zahlen ggf. mit einem anderen Gastronomen oder einem anderen Ihrer Betriebe auszutauschen und Benchmarking zu betreiben. Dadurch können Sie die Umsetzung eines betrieblichen Vorschlagswesens bei sich im Betrieb immer weiter verbessern.
