Die Prime Cost ist die wohl wichtigste Kennzahl für jeden Gastronomen
Der erste Weg, um seinen Gewinn zu steigern, geht meistens mit der Frage einher, wie man mehr Umsatz machen oder mehr Gäste anziehen kann. Ein anderer Weg ist die genaue Analyse der Kosten. Findet man Wege, um seine Kosten zu reduzieren, wird sich das unmittelbar auch auf den Gewinn auswirken.
Das Wichtigste in aller Kürze
- Die Prime Cost zeigt, wie effizient Ihr Betrieb wirtschaftet.
- Sie setzt sich aus Warenverbrauch und Personalkosten zusammen.
- Liegt Ihr Wert zwischen 55 % und 60 %, arbeiten Sie profitabel.
- Steigt er über 65 %, gefährdet das langfristig Ihren Gewinn.
- Regelmäßige Kontrolle deckt steigende Kosten frühzeitig auf.
- Optimierte Speisekarten und klare Kalkulation senken Ihre Prime Cost spürbar.
- Unsere Gratis-Excel-Vorlage hilft Ihnen, die Prime Cost schnell und korrekt zu berechnen.
Seine Kosten ständig im Blick zu haben und zu optimieren, ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers. Man sollte zudem stets ganz aktuell und regelmäßig seine Kalkulation prüfen und ggf. nachjustieren. Ein besonders effektives und wichtiges Instrument ist die Prime Cost.
In diesem Artikel tauchen wir tief in das Thema Prime Cost ein, behandeln die genaue Berechnung der Prime Cost und besprechen Möglichkeiten, die Prime Cost zu verbessern.
Was ist die Prime Cost in der Gastronomie?
Die Prime Cost ist eine der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie. Sie zeigt, wie wirtschaftlich Ihr Betrieb arbeitet und wie viel Ihres Umsatzes tatsächlich für Waren und Personal verwendet wird.
Konkret setzt sich die Prime Cost aus zwei Faktoren zusammen, dem Warenverbrauch und den Personalkosten. Diese Summe ergibt die gesamten direkten Kosten, die unmittelbar mit der Produktion und dem Service Ihrer Speisen und Getränke verbunden sind.
- Die Prime Cost zeigt Ihnen, wie effizient Ihr Betrieb wirtschaftet.
- Ideal ist ein Bereich zwischen 55 % und 60 %.
- Liegt der Wert höher, fließt zu viel Geld in Einkauf oder Personal.
- Liegt er deutlich niedriger, sparen Sie möglicherweise an Qualität oder Service.
Die Prime Cost ist damit ein Frühwarnsystem für Ihre Rentabilität. Sie hilft, Engpässe früh zu erkennen und gezielt gegenzusteuern – sei es durch bessere Einkaufsplanung, optimierte Arbeitszeiten oder angepasste Preise.
Wie berechnet man die Prime Cost?
Wie Sie auch der nachfolgenden Infografik entnehmen können, handelt es sich bei der Prime Cost um die Summe des Warenverbrauchs und der Gesamtpersonalkosten (alles immer netto gerechnet).
Formel für die Berechnung der Prime Cost
Prime Cost 🟰 (Warenverbrauch ➕ Personalkosten) ➗ Nettoumsatz
Ein Beispiel: Wenn Ihr Restaurant im Monat 20.000 € für Waren und 18.000 € für Personal ausgibt, liegt Ihre Prime Cost bei 38.000 €. Erzielen Sie in dieser Zeit einen Nettoumsatz von 80.000 €, entspricht das einem Anteil von 47,5 %.
Berechnung der Prime Cost Schritt für Schritt erklärt
Gehen wir einmal davon aus, dass Sie die Prime Cost erstmalig und für das zurückliegende Jahr (12 Monate) berechnen wollen.
- Zunächst berechnen Sie den Warenverbrauch:
- a. Sie nehmen hierzu den Inventurbestand am 01.01. des Vorjahres.
- b. Hierzu addieren Sie alle Wareneinkäufe. Diesen Wert sollten Sie in Ihrer BWA finden, ansonsten fragen Sie Ihren Steuerberater.
- c. Abziehen müssen Sie nun eventuelle Korrekturen, die das Bild verfälschen könnten, wie zum Beispiel die Kosten für das Personalessen oder für Einladungen der Gäste.
- d. Als Letztes ziehen Sie dann noch den Inventurbestand am 31.12. von dem Betrag ab.
- e. Als Ergebnis erhalten Sie den Warenverbrauch in € für den zu betrachtenden Zeitraum von einem Jahr. Wenn Sie später die Prime Cost regelmäßig monatlich berechnen wollen, nehmen Sie entsprechend die Werte am 1. und Monatsletzten des gewünschten Monats. Gleiches gilt für den Wareneinkauf.
- Als Zweites berechnen Sie Ihre Gesamtpersonalkosten:
- a. Summieren Sie alle Löhne und Gehälter, inklusive der für Aushilfen, Minijobber und den Geschäftsführer.
- b. Addieren Sie hierzu alle Nebenleistungen wie Urlaubsgeld, Sonn- und Feiertagszuschläge, Boni oder Tantiemen.
- c. Addieren Sie ebenfalls alle Sozialabgaben für Krankenkassen und Co.
- d. Im Ergebnis erhalten Sie Ihre Gesamtpersonalkosten.
- Im dritten Schritt addieren Sie diese beiden Werte und erhalten die Prime Cost in €.
- Um nun den prozentualen Wert zu berechnen, nehmen Sie diese Summe und teilen sie durch den Nettoumsatz des Vorjahres (oder eines anderen gewünschten Zeitraums). Wenn Sie diesen Wert mit 100 multiplizieren erhalten Sie die Prime Cost in %.
Beispielrechnung A
(Die Zahl in Klammern entspricht dem zuvor beschriebenen Schritt)
- (1a) Inventurwert am 01.01.2024: 9.000 €
- (1b) Wareneinkäufe 2024: 50.000 €
- (1c) Ausgaben für Einladungen und Personalessen 2024: 5.000 €
- (1d) Inventurwert am 31.12.2024: 10.000 €
- Daraus ergibt sich ein Warenverbrauch von: 9000 + 50000 – 5000 – 10000 = 44.000 €
- (2a) Die Summe aller Löhne und Gehälter für 2024 beträgt: 100.000 €
- (2b) Zusatzleistungen gesamt: 5.000 €
- (2c) Die Sozialabgaben betrugen: 30.000 €
- (2c) Daraus ergeben sich Gesamtpersonalkosten von 100000 + 5000 + 30000 = 135.000 €
Berechnung der Prime Cost in €: 135.000 + 44.000 = 179.000 €
Berechnung der Prime Cost in % (dabei gehen wir von einem Nettoumsatz für 2024 von 400.000 € aus): 179.000 / 400.000 = 0,4475 oder 44,75 %.
Beispielrechnung B
Stellen Sie sich nun ein Bistro in Köln vor, das seine Prime Cost für April berechnen möchte. Der Betrieb hat 60 Sitzplätze und bietet frische Küche mit regionalen Zutaten. Im April lag der Nettoumsatz bei 75.000 Euro.
Der Einkauf für Lebensmittel und Getränke belief sich auf 22.000 Euro, die gesamten Personalkosten auf 19.000 Euro. Damit ergibt sich eine Prime Cost von 41.000 Euro, also rund 54,6 % des Umsatzes.
Dieser Wert liegt im optimalen Bereich. Das Bistro arbeitet effizient, ohne an Qualität oder Personalstärke zu sparen. Würde der Wert über 65 % steigen, wäre das ein Warnsignal: Entweder sind die Einkaufspreise zu hoch, oder der Personaleinsatz passt nicht zum Umsatz.
Ein Beispiel: Fällt ein Monat wetterbedingt schwächer aus, bleibt das Personal aber voll im Dienst, steigt die Prime Cost automatisch. In umsatzstarken Monaten dagegen sinkt sie, weil sich die (Personal) Fixkosten besser verteilen.
Der Betreiber überprüft daher jeden Monat seine Kennzahlen. Er vergleicht sie mit dem Vorjahr und reagiert bei Abweichungen sofort, etwa durch Menüanpassungen, Nachverhandlungen mit Lieferanten oder eine geschickte Schichtplanung. So bleibt die Wirtschaftlichkeit stabil, und die Prime Cost wird zu einem echten Steuerungsinstrument.
Wie Sie Ihre Prime Cost im Griff behalten und sogar verbessern können
Die Prime Cost zu kennen, ist der erste Schritt. Sie aktiv zu verbessern, ist der entscheidende. Schon kleine Anpassungen können den Wert dauerhaft senken und die Rentabilität Ihres Betriebs deutlich steigern.
Wie kann ich die Prime Cost verringern?
1. Einkauf gezielt steuern
Ein strukturierter Einkauf ist die Grundlage für eine gesunde Prime Cost. Viele Betriebe verlieren hier unbemerkt bares Geld. Prüfen Sie daher regelmäßig Ihre Lieferantenpreise und vergleichen Sie Angebote. Mengenrabatte, saisonale Aktionen oder Sammelbestellungen mit befreundeten Betrieben können Ihre Einkaufskosten spürbar reduzieren.
Arbeiten Sie außerdem mit genauen Rezepturen. Wenn Sie wissen, wie viel Ware jedes Gericht verbraucht, können Sie gezielt kalkulieren. Kontrollieren Sie zudem Wareneingang und Lagerbestand konsequent. Zu große Vorräte führen oft zu Verderb oder Diebstahl. Zu kleine Bestände verursachen Engpässe und teure Spontaneinkäufe.
Ein weiterer Hebel ist die Vermeidung von Lebensmittelabfällen. Nutzen Sie Verschnitt kreativ, etwa für Suppen oder Tagesgerichte. So holen Sie mehr Wert aus jeder Lieferung heraus.
2. Personaleinsatz effizient planen
Personalkosten sind der zweite große Bestandteil der Prime Cost. Eine durchdachte Einsatzplanung spart Geld, ohne die Qualität zu gefährden. Erstellen Sie wöchentliche Dienstpläne auf Basis Ihrer Umsatzerwartung. Analysieren Sie, an welchen Tagen oder Uhrzeiten der größte Bedarf besteht, und besetzen Sie nur dann voll.
Digitale Tools helfen, Arbeitszeiten und Überstunden im Blick zu behalten. Sie können zudem Urlaubsplanung, Krankmeldungen und Schichtwechsel übersichtlich koordinieren. So vermeiden Sie unnötige Mehrstunden und reduzieren Leerlaufzeiten.
Schulen Sie Ihr Team regelmäßig. Gut eingearbeitete Mitarbeitende arbeiten schneller und machen weniger Fehler. Ein effizienter Service spart Personalkosten, ohne den Gast zu belasten.
3. Speisekarte strategisch gestalten
Ihre Speisekarte hat direkten Einfluss auf die Prime Cost. Analysieren Sie regelmäßig, welche Gerichte sich am besten verkaufen und welche kaum Nachfrage erzeugen. Streichen Sie sogenannte „Penner“ oder passen Sie deren Kalkulation an.
Setzen Sie verstärkt auf Gerichte mit günstigen Wareneinsätzen, die sich gut vorbereiten lassen. Klassische Beilagen, saisonales Gemüse oder kreative vegetarische Gerichte bieten oft hohe Margen bei geringem Aufwand. Achten Sie zugleich auf Portionsgrößen – zu große Teller erhöhen unnötig den Wareneinsatz.
Nutzen Sie das sogenannte Menu Engineering: Ordnen Sie Ihre Gerichte in Kategorien wie Renner, Schläfer, Penner und Stars ein. Diese Methode zeigt Ihnen klar, wo Sie ansetzen sollten. Unsere kostenlose Vorlage hilft Ihnen, Ihre Speisekarte systematisch zu analysieren und zu optimieren.
4. Kennzahlen regelmäßig prüfen
Die Prime Cost lebt von kontinuierlicher Kontrolle. Führen Sie monatliche Auswertungen durch und vergleichen Sie die Ergebnisse mit dem Vorjahr. Erkennen Sie steigende Werte frühzeitig und analysieren Sie, ob die Ursache im Einkauf, beim Personal oder in der Speisekarte liegt.
Nehmen Sie Ihre Kennzahlen immer in den Gesamtzusammenhang. Eine kurzzeitig hohe Prime Cost muss kein Alarmzeichen sein – etwa in Urlaubsmonaten oder bei außergewöhnlichen Ereignissen. Entscheidend ist die Entwicklung über mehrere Monate hinweg.
5. Prozesse digital unterstützen
Digitale Systeme können Ihnen viel Arbeit abnehmen. Softwarelösungen für Warenwirtschaft, Personaleinsatz oder Temperaturkontrolle liefern zuverlässige Daten, die Sie direkt auswerten können. Dadurch erkennen Sie Abweichungen schneller und reagieren gezielter.
Automatische Bestandsüberwachung verhindert Überkäufe und Lagerverluste. Digitale Dienstplanung spart Zeit und verbessert die Übersicht. Je besser Ihre Abläufe vernetzt sind, desto leichter halten Sie die Prime Cost dauerhaft stabil.
Wer seine Prime Cost konsequent analysiert und optimiert, gewinnt doppelt: Sie sichern Ihre Gewinnmarge und schaffen mehr Planungssicherheit für Ihren Betrieb. Mit einem klaren Blick auf Einkauf, Personal und Speisekarte lässt sich der Erfolg dauerhaft steuern – ohne Qualität oder Gastzufriedenheit zu gefährden.
Fünf zusätzliche Praxistipps zur Senkung Ihrer Prime Cost
1. Führen Sie wöchentliche Mini-Analysen durch
Warten Sie nicht auf die Monatsabrechnung. Prüfen Sie jede Woche kurz Ihre aktuellen Personalkosten und Wareneinkäufe. Schon kleine Trends, etwa steigende Fleischpreise oder Überstunden im Service, erkennen Sie so früh und können sofort reagieren.
2. Kalkulieren Sie Tagesgerichte strategisch
Nutzen Sie Produkte, die Sie ohnehin im Haus haben, und kombinieren Sie sie zu einem attraktiven Tagesgericht. So reduzieren Sie Lagerreste, erhöhen den Warendurchsatz und verbessern gleichzeitig Ihre Marge.
3. Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit Portionen
Zu große Portionen kosten bares Geld. Führen Sie feste Portionierhilfen ein: Messbecher, Waagen oder Schöpfkellen. Wenn alle Mitarbeitenden dieselben Mengen verwenden, bleibt die Kalkulation stabil und der Wareneinsatz sinkt spürbar.
4. Analysieren Sie Ihre Öffnungszeiten
Nicht jeder Tag oder jede Stunde ist wirtschaftlich. Prüfen Sie, ob sich alle Öffnungszeiten lohnen. Manchmal ist ein späterer Start am Vormittag oder ein Ruhetag pro Woche günstiger als dauerhaft schwache Schichten.
5. Vergleichen Sie Ihre Prime Cost mit Vorjahreswerten
Legen Sie ein einfaches Dashboard oder eine Tabelle an. Dort tragen Sie monatlich die Prime Cost in Prozent ein. Der direkte Vergleich zeigt Entwicklungen auf einen Blick, etwa saisonale Schwankungen oder dauerhafte Kostensteigerungen. Auf diese Weise bleibt Ihr Betrieb steuerbar und jederzeit für Sie transparent.
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g-wie-gastro informiert Gastronomen, das Gastgewerbe und die Hotellerie seit 2013.
