Vorkehrungen treffen

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Begrenzen Sie den Schaden in der Zukunft

Nachdem Sie Ihre Risiken erkannt und bewertet haben, gilt es nun die Auswirkungen auf den Betrieb in Zukunft zu begrenzen bzw. in Schach zu halten. Eine vollkommene Vermeidung wird nur in den seltensten Fällen möglich sein. Erstellen Sie also einen entsprechenden Notfallplan. Was muss oder kann getan werden? Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden um das Risiko zu minimieren oder in Schach zu halten?

Nehmen Sie sich dabei die Risiken der Kategorien D und E als erstes vor, da diese am gefährlichsten sind und arbeiten sich dann zu den anderen Risiken vor. Bestimmen Sie stets einen Verantwortlichen für die einzelnen Maßnahmen oder für die verschiedenen Maßnahmen zu einem Risiko. Verschiedene Verantwortliche können sich so um verschiedene Risiken kümmern und bei Veränderungen sofort reagieren.

Nachfolgend finden Sie eine unsortierte Aufzählung von Möglichkeiten, sich auf einen Notfall vorzubereiten bzw. einem solchen zu begegnen:

Das Notfallteam

Richten Sie ein Notfallteam ein. Dieses Team sollte aus 2-4 Mitarbeitern bestehen so dass auch in Urlaubszeiten gewährleistet ist, dass mindestens 2 Mitglieder des Teams einsatzbereit sind. Im besten Falle steht der Chef bzw. Geschäftsführer oder Betriebsleiter diesem Team vor. Es ist z.B. zuständig für die Schulung der anderen Mitarbeiter, für die Erkennung und Bewertung von Risiken, für die Vermeidung von neu eintretenden Risiken und ggf. auch für die Krisenkommunikation nach Außen.

Der Notfallordner

Insbesondere wenn Sie ein Einzelunternehmer sind oder der einzige Geschäftsführer der Gesellschaft, sollten Sie für den Notfall vorsorgen. Legen Sie einen Ordner an, indem alle wichtigen Daten gesammelt sind inkl. Zugangsdaten zum Online-Banking und Passwörter. Aber auch Vollmachten und andere wichtige Dokumente. Dieser Ordner muss selbstverständlich an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Der Standort sollte aber ein oder zwei Vertrauten bekannt sein.

Dieser Ordner dient dem Fall, dass der Unternehmer unerwartet ausfällt (z.B. durch einen Unfall). Es muss aber gewährleistet sein, dass die Geschäfte ungehindert weiterlaufen können. Ist das nicht der Fall, kann dies schnell zu einer wirtschaftlichen Katastrophe führen.

In seinen solchen Ordner gehören z.B. Adressen wichtiger Geschäftskontakte, Verträge, Bankunterlagen, Versicherungen und vieles mehr. In einem -> sehr interessanten externen Artikel finden Sie hierzu ausführliche Informationen.

Ausfallplanung

Um den wirtschaftlichen Schaden nach einem Notfall so gering wie möglich zu halten, sollten Sie einen Ausfallplan erstellen. Stellen Sie sich einmal vor, dass Ihr Herd kurz vor dem Abendgeschäft seinen Geist aufgibt. Versuchen Sie, sich über solche Eventualitäten im Vorfeld Gedanken zu machen und halten Sie eine Liste mit Notfallnummern bereit. In diesem Fall also die Nummer eines Verleihservices für Großküchentechnik. Sie sollten aber auch über Notstromaggregate, Ersatz-Kassensysteme und andere relevante Bereiche nachdenken. Je besser Sie sich darauf vorbereiten, desto weniger wird der Notfall zu einem Problem für Sie. Es ist wie im normalen Tagesgeschäft: Ein gutes Mise en place erleichtert die Arbeit enorm!

Liste der Haustechnik

Erstellen Sie eine Liste aller Notrufnummern aus dem Bereich der Haustechnik und hängen Sie diese Liste an verschiedenen Orten (wie z.B. im Heizungskeller) auf. Sollte es hier zu Havarien in diesen Bereichen kommen, kann schnell reagiert werden.

Bereich Firma Notfallnummer
Heizung    
Wasser    
Strom    
Gas    
Klima- und Lüftungstechnik    
Elektro    
Aufzug    
Weitere    

Setzen Sie nicht alles auf eine Karte

In unserer Branche ist es zum Glück eher unüblich, nur wenige Kunden zu haben - außer vielleicht bei einem Partyservice-Unternehmen mit nur 2 oder 3 Großkunden. Unser Gäste sind doch eher breit gefächert und zahlen üblicherweise direkt im Restaurant. Somit ist die Gefahr eines Ausfalls eher zu vernachlässigen.

Bei den Lieferanten kann das ganz anders aussehen. Auch hier sollten Sie streuen. Es kann immer mal vorkommen, dass ein Lieferant ausfällt oder Lieferschwierigkeiten hat. Das können Sie sich nicht leisten. Halten Sie also stets einen guten Kontakt zu mehreren gleichen Lieferanten, so dass Sie im Notfall auf diese zurückgreifen können.

Versicherungen abschließen

Versuchen Sie einzelne Risiken durch eine passende Versicherung zu minimieren. Wenn Sie z.B. sehr große Fensterfronten haben, sollten Sie über den Abschluss einer separaten Glasversicherung nachdenken, da das Risiko für ein Zerbrechen der Scheiben nicht gering ist.

Übrigend decken manche Glasversicherungen auch Ceran-Kochfelder mit ab. Aus meiner eigenen beruflichen Praxis weiß ich, dass ein Ceranfeld schnell einmal kaputt gehen kann. Achten Sie also auf diesen Zusatz in den Versicherungsbedingungen. Lesen Sie mehr zu Versicherungen hier.

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