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Extrabonus für Mitarbeiter: Steuerfreie Erholungsbeihilfe
Auch Mini-Job-Entgelt kann aufgestockt werden
Die Sommerferien rücken näher und bald beginnt die Urlaubszeit. Ganz egal, ob es an die See geht oder in die Berge, weit weg von zu Hause oder quasi nur vor die Haustür. Auch wenn im gastronomischen Bereich und der Hotellerie mit den Sommerferien die Hauptsaison beginnt und der Urlaub meist erst danach kommt, bleibt doch die Vorfreude. Eine kleine Aufbesserung der Reisekasse tut dabei jedem gut. Daher gewähren auch viele Hoteliers und Gastronomen ihren Angestellten einen finanziellen Zuschuss für den Urlaub. Der Gestaltungsmöglichkeiten gibt es Viele, die Optimale zu finden, ist die Kunst. Denn warum mehr Lohnsteuer und Sozialabgaben zahlen, als unbedingt nötig?
Urlaubsgeld ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn
Einige Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein vertraglich vereinbartes Urlaubsgeld, z. B. in Form eines halben Monatsgehalts. Manche Arbeitgeber zahlen ein Urlaubsgeld als Sondervergütung auch ohne vertragliche Vereinbarung, z. B. nur in Jahren, in denen das Geschäft gut läuft. Wie auch immer, in beiden Fällen handelt es sich um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Spätestens mit der Lohnabrechnung kommt daher oft die Ernüchterung. Nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen bleibt vom Bruttourlaubsgeld meist nur die Hälfte übrig. Und der Arbeitgeber muss dafür sogar noch tiefer in die Tasche greifen, denn die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, ca. 20 % des Bruttourlaubsgeldes, sind zusätzlich zu zahlen.
Beispiel:
Eine Restaurantfachfrau, ledig, zwei Kinder, konfessionslos, verdient monatlich 2.000 EUR Brutto. Sie erhält als Sondervergütung ein Urlaubsgeld in Höhe von 1.000 EUR. Nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialbeiträge verbleiben der Arbeitnehmerin vom Urlaubsgeld Netto nur 541 EUR. Den Arbeitgeber kostet das Urlaubsgeld mehr als 1.200 EUR.
Die günstigere Alternative: Erholungsbeihilfe kann pauschal versteuert werden
Doch Arbeitgeber haben auch eine weitere Möglichkeit, die Urlaubskasse ihrer Mitarbeiter aufzufüllen und dabei gleich noch Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu sparen. Unabhängig vom eventuell gezahlten Urlaubsgeld darf der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zusätzlich zum vereinbarten Gehalt eine sogenannte Erholungsbeihilfe in Höhe von 156 EUR pro Jahr zukommen lassen. Ist der Arbeitnehmer verheiratet, kommen noch einmal 104 EUR für den Ehegatten hinzu und weitere 52 EUR für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind. Für eine Familie mit zwei Kindern bedeutet das immerhin jährlich zusätzlich 364 EUR. Und das sogar, ohne dass der Arbeitnehmer Steuern und Sozialabgaben zahlen muss. Nur der Arbeitgeber muss die Erholungsbeihilfe mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer pauschal lohnbesteuern. Sozialversicherungsbeiträge fallen aber auch für ihn nicht an. Einzige Bedingung: Es muss sichergestellt sein, dass das Geld für Erholungszwecke verwendet wurde. Die Zahlung der Erholungsbeihilfe muss daher in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Urlaub des Mitarbeiters stehen. Sie sollte deshalb nicht länger als drei Monate vor oder nach dem Erholungsurlaub liegen.
Tipp:
Der Arbeitgeber sollte sich von seinem Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen, dass die Erholungsbeihilfe für Erholungszwecke eingesetzt wurde und diesen Nachweis zu den Lohnunterlagen legen. Damit kann bei einer späteren Betriebsprüfung Ärger vermieden werden.
Beispiel:
Die Restaurantfachfrau erhält als Sondervergütung ein Urlaubsgeld in Höhe von 500 EUR und zusätzlich Erholungsbeihilfen von 260 EUR (156 EUR für die Arbeitnehmerin und jeweils 52 EUR für die Kinder).
Nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialbeiträge verbleiben der Restaurantfachfrau vom Urlaubsgeld Netto 279 EUR und zusätzlich die 260 EUR, insgesamt also 539 EUR und damit im Ergebnis kaum weniger als mit einem Urlaubsgeld von 1.000 EUR. Den Arbeitgeber kosten Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfe insgesamt ungefähr 925 EUR (600 EUR für das Urlaubsgeld und für die Erholungsbeihilfe 260 EUR zzgl. 65 EUR für die 25%ige Pauschsteuer). Im Vergleich zur Zahlung eines Urlaubsgeldes in Höhe von 1.000 EUR spart er damit 275 EUR. Einziger Nachteil für den Arbeitnehmer: Es werden hinsichtlich der Erholungsbeihilfe keine Rentenansprüche erworben und die Erholungsbeihilfe geht nicht in die Bemessungsgrundlage für ein eventuelles Arbeitslosengeld ein.
Hinweis: Die Beträge für die Urlaubsbeihilfen sind Jahreshöchstbeträge. Das bedeutet, dass sie pro Jahr nicht überschritten werden dürfen. Andersherum bedeutet das aber auch, dass der zulässige Maximalbetrag aufgeteilt werden kann, beispielsweise anteilig für den Oster-, Sommer- und Winterurlaub.
Auch Mini-Job-Entgelt kann aufgestockt werden
Die pauschal besteuerte Erholungsbeihilfe darf auch an Arbeitnehmer gezahlt werden, die im Rahmen eines Mini-Jobs beschäftigt sind. Eine Anrechnung auf die 450-EUR-Grenze findet in diesem Fall nicht statt. Dadurch kann beispielsweise eine verheiratete Mini-Jobberin mit zwei Kindern in einem Monat 814 EUR erhalten. Sie ist damit immer noch geringfügig und sozialversicherungsfrei beschäftigt. Würde dagegen zusätzlich zur monatlichen Vergütung von 450 EUR noch ein Urlaubsgeld gezahlt, wäre die Geringfügigkeitsgrenze überschritten.
Erholungsbeihilfen können auch steuerfrei sein
Auch wenn Erholungsbeihilfen in begrenztem Maße pauschalversteuert werden können, handelt es sich grundsätzlich dennoch um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber Barzuschüsse leistet oder einen Sachbezug gewährt, z. B. wenn er die Urlaubsreise bucht und bezahlt. Insbesondere bei Erholungsreisen oder Erholungsaufenthalten, die allgemein der Kräftigung oder Erhaltung der Gesundheit dienen, liegt Arbeitslohn vor. Anders sieht es aus, wenn sich der Arbeitnehmer einer Kur unterziehen muss, damit seine Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt wird. In diesem Fall kann eine Erholungsbeihilfe, maximal in Höhe von 600 EUR, steuerfrei gezahlt werden. Steuerfreie Erholungsbeihilfen müssen allerdings strenge Voraussetzungen erfüllen, insbesondere ist regelmäßig eine Einschaltung des Betriebsrats erforderlich.
Tipp: Nutzen Sie die verschiedenen Möglichkeiten, die Urlaubskasse Ihrer Mitarbeiter aufzubessern. Sie können dabei Lohnnebenkosten sparen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter motivieren. Die Steuerberater der ETL ADHOGA unterstützen Sie dabei gern und beraten Sie bei der steuerlich optimalen Gestaltung der Vergütungen Ihrer Mitarbeiter.
(Stand: 15.01.2015)
