Eine Prüfung durch das Finanzamt kann zu einer saftigen Geldstrafe führen, wenn die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß geführt werden. Das Finanzamt schaut sich Bewirtungsbelege genau an – Fehler können die Anerkennung von Betriebskosten oder den Vorsteuerabzug gefährden und noch Jahre später zu einem großen Kater führen.
Um für die Erstattung der Vorsteuer (Umsatzsteuer) und die Anerkennung von Betriebsausgaben infrage zu kommen, muss die Rechnung des Gastbetriebs mehrere Angaben enthalten, auf die im Folgenden näher eingegangen werden.
Worauf man bei Bewirtungsbelegen achten sollte
Es gibt einige Dinge, die unbedingt beachtet werden sollten, wenn man einen Beleg für die Bewirtungskosten verlangt. Dazu gehören auch Neuerungen und Kombinationsbelege, von denen man wissen sollte.
Diese Neuerungen sollte man kennen
Die Neuerungen für die Bewirtung von Mitarbeitern und Geschäftspartnern finden sich vor allem in der digitalen Abrechnung und Buchhaltung.
- Keine Papierquittungen mehr: Der Papierbeleg kann entsorgt werden, wenn er digitalisiert und elektronisch gespeichert wird. Die Anforderungen und Pflichtangaben bleiben jedoch unverändert.
- Vorschriftsgemäßer Kassenbeleg: Handschriftliche Bewirtungsrechnungen sind nicht mehr zulässig, wenn die Bewirtung in einem Betrieb mit elektronischem Kassensystem stattfindet.
- Ausstellungsdatum: Alle Bewirtungsrechnungen müssen nun zusätzlich zum Bewirtungsdatum ein Ausstellungsdatum enthalten.
Kombinationsbeleg
Wird in einem Gastronomiebetrieb die Bewirtung durchgeführt, muss der Beleg aus zwei Teilen bestehen. Sie können entweder als ein Dokument oder als zwei einzelne Belege mit verständlicher wechselseitiger Bezugnahme vorgelegt werden.
- Rechnung: Der erste Teil ist die Rechnung des Restaurants, die alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält.
- Eigenbeleg: Der andere Teil ist ein Eigenbeleg des Gastgebers und muss geringstenfalls den Anlass und die Kunden belegen.
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
Die Rechnung der Gaststätte muss einige Pflichtangaben enthalten, damit die Vorsteuer erstattet und die Anerkennung als Betriebsausgabe sichergestellt wird.
Der Name und die Adresse der Gaststätte, der Rechnungs- und Umsatzsteuerbetrag sowie der Steuersatz und ggf. Trinkgeld müssen vorhanden sein. Das Datum der Bewirtung und der Rechnungsausstellung dürfen auch nicht fehlen. Wenn Geschäftspartner im Restaurant zusammen essen gehen, erfolgt dies meistens am gleichen Tag. Sofern es sich aber um eine Firmenparty handelt, kann es oft vorkommen, dass das Bewirtungsdatum und das Rechnungsdatum unterschiedlich sind.
Die Rechnung muss auch zeigen, was und wie viel konsumiert wurde. Wenn die Rechnung die Grenze einer Kleinbetragsrechnung (250 EUR brutto) überschreitet, werden weitere Angaben benötigt. Dazu gehören der Name des Unternehmers oder des Selbstständigen, was handschriftlich ergänzt werden darf, die Steuernummer oder USt-ldNr. des Betriebs und die fortlaufende Rechnungsnummer.
Pflichtangaben bei Eigenbelegen
Der Rechnungsbeleg des Restaurants ist oft so gestaltet, dass er möglichst einfach ist, indem er die notwendigen leeren Felder vorsieht, die der Wirt dann selbst ausfüllt. Wichtig sind in jedem Fall die folgenden Angaben:
- Anlass der Bewirtung (z. B. „Kundenakquise“)
- Name der bewirteten Personen
Jeder Eigenbeleg muss manuell signiert werden. Digitale oder digitalisierte Dokumente müssen zum Nachweis der Berechtigung mit einer elektronischen Signatur oder einer elektronischen Genehmigung (z. B. Einträge mit entsprechenden Benutzerrechten) signiert werden.
Ab 01.01.2023 neue Regelungen
Ab 01.01.2023 müssen elektronische Kassensysteme der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entsprechen
Gastronomiebetriebe sind mittlerweile auf elektronische Kassensysteme angewiesen. Spätestens ab dem 01.01.2023 schreibt die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) z. B. ein Sicherheitsmodul vor. Die Kassen der Restaurants, die jetzt schon der KassenSichV entsprechen, müssen außerdem Folgendes beachten:
- Betriebsrechnung muss damit generiert werden
- Transaktions- und Seriennummer des Kassensystems müssen enthalten sein
Diese gibt es oft als Strich- oder QR-Code. Das Finanzamt akzeptiert in solchen Fällen keine handschriftlichen Rechnungen mehr. Es gibt aber auch Ausnahmen: Bei der Bewirtung eines Firmenbanketts erfolgt die Abrechnung nach der Veranstaltung, oder wenn das Catering-Unternehmen keine Barzahlung akzeptiert, reichen eine Rechnung und ein Zahlungsnachweis aus. Außerdem braucht man bei einem Verzehrgutschein keinen Kassenbeleg. Die Abrechnung der Gutscheine ist ein ausreichender Nachweis.
Fazit
Es gibt, wie man sieht, einige wichtige Vorgaben, die ein Bewirtungsbeleg erfüllen muss. Neben Pflichtangaben muss man auch auf Neuerungen in der digitalen Abrechnung und Buchhaltung achten. Wenn man diese jedoch erfüllt, muss man sich keine Sorgen machen, dass das Finanzamt mit gehobenem Zeigefinger vor der Türe stehen wird.
FAQ
Ein unvollständiger oder fehlerhafter Bewirtungsbeleg kann dazu führen, dass das Finanzamt die Anerkennung von Betriebskosten oder den Vorsteuerabzug verweigert. Dies kann hohe Geldstrafen zur Folge haben.
Es gibt mehrere Neuerungen: Der Papierbeleg kann digitalisiert und elektronisch gespeichert werden. Handschriftliche Bewirtungsrechnungen sind nicht mehr zulässig in Betrieben mit elektronischem Kassensystem. Zusätzlich zum Bewirtungsdatum muss nun auch ein Ausstellungsdatum auf der Rechnung angegeben sein.
Ein Kombinationsbeleg besteht aus der Rechnung des Restaurants und einem Eigenbeleg des Gastgebers. Der Eigenbeleg sollte den Anlass und die Namen der Gäste enthalten. Beide Belege können als ein Dokument oder als zwei separate Belege mit einer klaren Bezugnahme zwischen ihnen vorgelegt werden.
Ab 01.01.2023 müssen elektronische Kassensysteme den Vorgaben der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entsprechen. Das bedeutet: Die Kasse muss ein Sicherheitsmodul haben. Betriebsrechnungen müssen mit dem System erstellt werden. Transaktions- und Seriennummer des Kassensystems müssen auf dem Beleg ersichtlich sein, oft als Strich- oder QR-Code.
