Die GoBD in der Gastronomie
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Anforderungen an Kassensysteme ab 2020
Vielen Gastronomen graut es, wenn Sie von der GoBD hören. Es handelt sich hierbei um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Den Ansprüchen der GoBD allein gerecht zu werden ist fast unmöglich. Um einen immensen buchhalterischen Aufwand einzusparen, greifen Gastronomen verstärkt zu einem Kassensystem, das alle relevanten Arbeiten per Knopfdruck übernimmt. > Alles was Sie über die neue GoBD bei Kassensysteme und elektronische Aufzeichnungen wissen müssen erfahren Sie im Folgenden.
Kriterien einer GoBD-konformen Kasse
Eine elektronische, GoBD-konforme Kasse bringt seit Anfang des Jahres 2020 vier Aspekte mit sich:
1. Datenaufbewahrung
2. Verfahrensdokumentation
3. elektronische Aufzeichnungen
4. zertifizierten technischen Manipulationsschutz der Software
Die Vorschriften der GoBD sind umfassend und dienen zum Schutz der Kunden und Kundinnen. Zudem ermöglicht Ihnen eine GoBD-konforme Aufzeichnung aller Aktivitäten immer die Möglichkeit Gewinne rechtmäßig nachzuweisen. Zu Ihrem eigenen Schutz sollten Sie so schnell wie möglich auf ein hochwertiges Kassen System zurückgreifen. Um die Regularien der GoBD zu erfüllen müssen Einnahmen und Ausgaben einzeln aufgezeichnet werden. Hierbei unterliegen Sie einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Um eine Manipulation zu verhindern, sind Rechnungen sowie Dokumente schreibsicher aufzubewahren. Nach der Fertigstellung darf eine Rechnung nicht mehr verändert werden können. Sie muss maschinell auswertbar sein und sollte dem Finanzamt jederzeit vorgelegt werden können.
Besondere Relevanz bekommt die nachvollziehbare sowie nachprüfbare Dokumentation von Daten, Aufzeichnungen und Vorgängen. Achten Sie stets darauf, dass Ihre Gastronomie richtig und zeitnah dokumentiert, welche Kosten auf Sie zukommen und welche Einnahmen erzielt wurden. Hierzu ist es sinnvoll, eine Ordnung in das System einzuführen. Tabellen und Historiendiagramme können Ihnen helfen den Überblick zu behalten und erleichtern einer dritten Person vom Finanzamt das Überblicken Ihrer Dokumentationen.
Ab dem Jahr 2020 kommt der vierte Punkt zur Liste der GoBD-konformen Kassensicherungsverordnung hinzu. Gastronomen müssen daher ein spezielles Sicherheitsmodul in den Kassen vorweisen, welches aus einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle besteht. Diese Neuerung zielt darauf ab, lückenhafte Aufzeichnungen zu unterbinden. In den letzten Jahren kam es immer wieder zu fehlerhafter Archivierung sowie verlorengegangenen Belegen. Durch die dauerhafte elektronische Dokumentation soll es künftig weniger solcher Probleme geben.
Neuerungen der GoBD im Jahr 2019
Die GoBD gilt seit dem 01.01.2015. Durch weitere Verschärfungen sowie Änderungen kamen die Politiker zu dem Entschluss, im Jahr 2019 eine Neufassung aufzusetzen. Nun stellt sich die Frage, welche Änderungen sich hieraus für Sie als Groß- oder Kleinunternehmen oder Selbstständigen ergeben.
Was zuvor viel Arbeit bereitete: Das Scannen der Belege. Dies ist nun auch mittels mobiler Endgeräte möglich. Weiterhin haben Sie nun die Erlaubnis, > ein Cloud-System zur Archivierung zu nutzen. Somit ersparen Sie sich immense Datenmengen auf dem Computer oder externen Datenträger.
Zeit, Geld und Nerven schonen
Ohne eine GoBD konforme Kasse, wird von Ihnen höchste Konzentration in jeder Lebenslage erfordert. Denn die zahlreichen Zettel müssen nicht nur verwaltet werden, sondern auch nach Datum sortiert, unveränderbar archiviert und stetig wieder auffindbar gelagert werden. Um sich diese Arbeit zu ersparen sollten Sie auf ein Kassensystem zurückgreifen, das Ihnen die Arbeit abnimmt. Vor dem Kauf eines solchen Kassensystems können Sie sich über die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums informieren. Hierin finden Sie alle Anforderungen in verschriftlicher Form, sodass Sie sichergehen können, das richtige Produkt für Ihre Wünsche zu erwerben.
Das besondere Highlight: Die GoBD Registrierkassen übernehmen zukünftig den > Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater sowie Ihren Buchhaltern. Die geprüften Schnittstellen machen einen sicheren Datenaustausch jederzeit möglich.
