(369) Herausforderungen und Chancen in der Gastronomie: Die Optimierung von Arbeitszeiten als Schlüssel zum Erfolg

Es gibt viele Wege, um die Arbeitszeit zu optimieren

In der Gastronomiebranche, die sich durch ihre besondere Dynamik und ständige Interaktion mit den Kunden auszeichnet, stehen Betriebe täglich vor herausfordernden Bedingungen. Ein zentrales Thema, das sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung ist, ist die Arbeitszeitgestaltung. Die Arbeitszeit zu optimieren, kann daher deutliche Vorteile bringen.

Diese ist in der Gastronomie oft komplex und unregelmäßig, da sie eng an die Erwartungen und das Verhalten der Gäste geknüpft ist. Lange Arbeitszeiten, Arbeit an Wochenenden und Feiertagen, sowie die Notwendigkeit, in Hochphasen wie Sommer oder Winter zusätzliche Schichten zu übernehmen, prägen den Alltag der Beschäftigten. Diese Faktoren führen häufig zu einer hohen Personalfluktuation und stellen Gastronomiebetriebe vor die Herausforderung, qualifizierte Fachkräfte zu finden und zu halten.

Angesichts des allgemeinen Fachkräftemangels in der Branche und dem zunehmenden Wunsch nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance ist es unerlässlich, innovative Ansätze in der Arbeitszeitgestaltung zu entwickeln. Diese sollten nicht nur die operativen Bedürfnisse des Betriebs berücksichtigen, sondern auch das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern. Indem Gastronomiebetriebe flexiblere und mitarbeiterfreundliche Modelle einführen, können sie sich nicht nur als attraktive Arbeitgeber positionieren, sondern auch die Servicequalität und die Gästezufriedenheit steigern.

Im Folgenden untersuchen wir verschiedene Strategien und praktische Ansätze zur Optimierung der Arbeitszeiten in der Gastronomie. Dadurch werden Sie den betrieblichen Anforderungen gerecht und ebenso sorgen Sie für ein motivierendes und unterstützendes Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter.

A. Eine effektive IST-Analyse: Grundstein für nachhaltige Veränderungen

Um später die Arbeitszeiten optimieren zu können, bedarf es zunächst einer Analyse des aktuellen Zustands. Hierzu empfehlen wir 3 Schritte:

1. Detaillierte Bestandsaufnahme

Beginnen Sie mit einer gründlichen und objektiven Analyse der aktuellen Situation in Ihrem Betrieb. Dies umfasst die Erfassung der tatsächlichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die Häufigkeit ihrer Sonntagsarbeit und die genaue Betrachtung der Gästefrequenz zu verschiedenen Tageszeiten.

Berücksichtigen Sie dabei auch, ob und in welchem Umfang Pausen eingehalten werden. Ziel ist es, ein klares Bild der Stärken und Schwächen Ihres aktuellen Systems zu erhalten. Diese Aufgabe erfordert Sorgfalt und Genauigkeit, ist aber unerlässlich, um effektive Veränderungen einzuleiten.

2. Mitarbeitergespräche

Ein offener Dialog mit Ihren Mitarbeitern ist essenziell. Involvieren Sie Ihr Team in den Analyseprozess, indem Sie ihre Erfahrungen, Bedenken und Vorschläge aktiv einbeziehen. Fragen Sie nach, welche Aspekte des aktuellen Dienstplans als besonders belastend empfunden werden und welche Verbesserungsvorschläge sie haben. Dies fördert nicht nur das Verständnis für die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter, sondern kann auch innovative Lösungsansätze hervorbringen.

3. Dokumentation der Erkenntnisse

Halten Sie die Ergebnisse der Analyse und die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter sorgfältig fest. Dies gewährleistet, dass Sie alle relevanten Aspekte bei der späteren Planung berücksichtigen und erleichtert die Nachverfolgung von Verbesserungen. Eine solide Dokumentation ist auch für zukünftige Bewertungen und Anpassungen des Dienstplans von Bedeutung.

Die IST-Analyse dient als fundamentale Basis, um zielgerichtete und effektive Maßnahmen zur Arbeitszeitoptimierung zu entwickeln. Sie schafft Transparenz und bildet die Grundlage für einen partizipativen Ansatz, bei dem die Mitarbeiter sich aktiv an der Gestaltung eines besseren Arbeitsumfelds beteiligen.

B. Arbeitszeiten optimieren: Welche Möglichkeiten gibt es?

Bei der Optimierung der Arbeitszeiten in der Gastronomie geht es darum, flexible und effiziente Lösungen zu finden, die sowohl den Bedürfnissen des Betriebs als auch denen der Mitarbeiter gerecht werden. Hier sind einige innovative Ansätze:

1. Einsatz von Teilzeitkräften

Überlegen Sie, ob die Einstellung von Teilzeitkräften eine Lösung sein könnte. Sie bieten oft mehr Flexibilität und Loyalität als Aushilfen. Teilzeitbeschäftigte können helfen, unbeliebte Teildienste zu vermeiden und durch Jahresarbeitszeitkonten kann die Notwendigkeit von Saisonkräften reduziert werden. Lesen Sie mehr zum Thema Teilzeit in Teil C.

2. Nutzung versetzter Dienstzeiten

Statt alle Mitarbeiter gleichzeitig beginnen zu lassen, könnten versetzte Startzeiten eingeführt werden. So könnte beispielsweise in der Küche jemand um 9 Uhr, ein weiterer um 10 Uhr und ein dritter um 11 Uhr beginnen. Dies könnte die Effizienz steigern und die Arbeitslast gleichmäßiger verteilen.

3. Einrichtung von Jahresarbeitszeitkonten

Diese können sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitmitarbeiter eingerichtet werden. In Stoßzeiten arbeiten diese Kollegen mehr, in in ruhigeren Phasen können Sie Freizeitguthaben aufbauen. Dies ermöglicht eine hohe Flexibilität und eine effiziente Planung für Spitzenzeiten.

4. Dienst auf Abruf ausprobieren

Implementieren Sie ein System, bei dem Mitarbeiter auf Abruf für unvorhergesehene Spitzenzeiten wie schönes Wetter im Biergarten zur Verfügung stehen. Um die Motivation zu fördern, könnten Anreize wie Boni oder Zusatzfreizeit für diese Dienste angeboten werden.

Neben verschiedenen Modellen zum Einsatz der Mitarbeiter gibt es weitere Möglichkeiten, um die Arbeitszeiten zu optimieren und eine bessere Dienstplangestaltung zu erzielen:

a. Job-Rotation

Job-Rotation in der Gastronomie bedeutet, dass Mitarbeiter gezielt und planvoll in verschiedenen Bereichen des Betriebs eingesetzt werden. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass ein Koch zeitweise im Service arbeitet oder eine Servicekraft bei der Vorbereitung in der Küche hilft. Durch diesen Wechsel erwerben die Mitarbeiter ein breiteres Verständnis für die Abläufe und Herausforderungen der verschiedenen Bereiche, was zu einer stärkeren Teamkohäsion und gegenseitigem Respekt führt.

Ebenso ermöglicht Job-Rotation den Mitarbeitern, neue Fähigkeiten zu entwickeln und ihre berufliche Entwicklung zu fördern. Dies kann langfristig zur Mitarbeiterbindung beitragen, da sich die Angestellten gewürdigt und in ihrer beruflichen Entwicklung unterstützt fühlen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie solche Rotationen sorgfältig planen und mit den Mitarbeitern abstimmen, um sicherzustellen, dass sie sich in den neuen Rollen wohl und kompetent fühlen.

b. Mitarbeiter in die Planung einbeziehen

Die Einbindung der Mitarbeiter in die Planung ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg von Dienstplänen. Durch regelmäßige Meetings oder Feedback-Runden, in denen Mitarbeiter ihre Erfahrungen, Bedenken und Ideen einbringen können, entsteht ein Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit.

Dies fördert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern kann auch zu kreativeren und effektiveren Lösungen führen, da die Mitarbeiter am besten über die täglichen Herausforderungen und Möglichkeiten Bescheid wissen. Es ist wichtig, eine offene und konstruktive Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle Mitarbeiter ermutigt fühlen, ihre Meinungen und Ideen frei zu äußern. Dies kann durch regelmäßige Umfragen, Ideenboxen oder Gruppendiskussionen unterstützt werden.

c. Regelmäßige Dienstplansitzungen

Monatliche Dienstplansitzungen mit den Verantwortlichen der verschiedenen Abteilungen sind ein effektives Instrument zur Koordination und kontinuierlichen Verbesserung der Dienstplangestaltung. In diesen Sitzungen können Sie die Dienstpläne für die kommenden Wochen abstimmen, Probleme diskutieren und besondere Veranstaltungen oder Anforderungen berücksichtigen.

Diese Treffen bieten auch eine Plattform, um Feedback zu aktuellen Plänen zu sammeln und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren. Wichtig ist, dass Sie diese Sitzungen strukturiert und zielorientiert durchführen und dass Sie die Ergebnisse und Entscheidungen klar kommunizieren und dokumentieren.

d. Besonderheiten bei der Dienstplangestaltung beachten

Die Beachtung gesetzlicher Vorgaben und individueller Bedürfnisse der Mitarbeiter ist entscheidend, um ein rechtlich konformes und gleichzeitig unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Dies beinhaltet die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, Pausenregelungen und Mindestruhezeiten.

Zusätzlich ist es wichtig, auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, wie die Berücksichtigung von familiären Verpflichtungen oder persönlichen Präferenzen bei der Dienstplangestaltung. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Dienstplans anhand von Mitarbeiterfeedback und betrieblichen Notwendigkeiten kann ein ausgewogenes und faires Arbeitsumfeld geschaffen werden, das die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter fördert.

C. Teilzeit: Viele Möglichkeiten der Gestaltung

Die Einführung und Optimierung von Teilzeitarbeitsmodellen in der Gastronomie bietet vielfältige Vorteile sowohl für den Betrieb als auch für die Mitarbeiter und dient dazu, die Arbeitszeiten zu optimieren. Teilzeitmodelle können zur besseren Work-Life-Balance beitragen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz steigern.

Statt fester Teilzeitarbeitspläne können Sie flexiblere Modelle in Betracht ziehen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten an persönliche Bedürfnisse und betriebliche Anforderungen anzupassen. Mitarbeitende können unter anderem ihre Arbeitszeiten um familiäre Verpflichtungen herum planen oder in ruhigeren Zeiten weniger arbeiten. Hier sind einige Ansätze zur Gestaltung, zum Optimieren und Nutzen von Teilzeitarbeit:

Variante 1 (5 Tage/20 Stunden)

Hierbei handelt es sich eher um die klassische Variante, bei der ein Mitarbeiter an 5 Tagen jeweils nur 4 Stunden arbeitet. Oftmals bevorzugen Mütter solche Modelle, da sie sich anschließend um ihre Kinder kümmern können.

Mo	Di	Mi	Do	Fr	Sa	So
frei	frei	4 Std.	4 Std.	4 Std.	4 Std.	4 Std.

Möglichkeit 2 (3 Tage/24 Stunden)

Teilzeit kann aber auch bedeuten, dass ein Mitarbeiter vier freie Tage in der Woche hat und an drei Tagen voll arbeitet. Überlegen Sie, ob Schichten geteilt werden können, sodass zwei Teilzeitkräfte sich eine Vollzeitschicht teilen. Das kann besonders während der Stoßzeiten hilfreich sein und ermöglicht eine größere Flexibilität und das Optimieren in der Personalplanung.

Mo	Di	Mi	Do	Fr	Sa	So
frei	frei	frei	8 Std.	8 Std.	8 Std.	frei

Variante 3 (6 Monate arbeiten/6 Monate frei)

Es gibt auch die Möglichkeit (besonders geeignet für Saisonbetriebe), über das Jahr verteilt 6 Monate arbeiten und 6 Monate frei (bei voller Bezahlung) zu vereinbaren. Im Durchschnitt wird dann eine 50 % Stelle jeden Monat bezahlt und man hat den Mitarbeiter aber in den starken Monaten voll zur Verfügung. Sie können eine solche Variante ganz einfach über ein Arbeitszeitkonto steuern und weiter optimieren.

Option 4 (5 Personen teilen sich 4 Stellen)

Noch eine andere Möglichkeit schafft Arbeitsplätze und kommt vielleicht den Kollegen (wegen erhöhter Freizeit) entgegen. In diesem Modell haben 5 Kollegen jeweils einen Vertrag in dem 20 % weniger Arbeitszeit vereinbart wird als normal. Bei einer Regelarbeitszeit von 170 Stunden also nur 136 Stunden und sie erhalten dabei auch 20 % weniger Lohn. Sie arbeiten jedoch jeweils 4 Wochen voll (5 Tage) und erhalten dann 1 Woche zusätzlich frei. Die Dienstplangestaltung ist dadurch sehr einfach und eine weitere Person kann eingestellt werden. Zudem sind die Kollegen ausgeruhter und entspannter.

Und es gibt noch weitere Varianten. Seien Sie daher kreativ und passen Sie den Vertrag an Ihre Bedürfnisse und die Vorstellungen des Mitarbeiters an. Auf diese Weise optimieren Sie nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Zufriedenheit des Teams.

Weitere Tipps, um die Arbeitszeiten effektiv zu optimieren

1. Anpassungsfähige Teilzeitmodelle: Betrachten Sie verschiedene Varianten der Teilzeitarbeit, um den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Zum Beispiel könnten einige Mitarbeiter bevorzugen, an bestimmten Tagen der Woche zu arbeiten, während andere vielleicht eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche verteilt auf unterschiedliche Tage bevorzugen.
2. Integration von Teilzeitkräften in das Team: Stellen Sie sicher, dass Teilzeitkräfte sich als integraler Teil des Teams fühlen. Dies beinhaltet das Einbeziehen in Besprechungen, Trainings und Betriebsaktivitäten.
3. Klare Kommunikation und Planung: Eine transparente und gute Planung ist wichtig, um sicherzustellen, dass Teilzeitkräfte passend eingesetzt werden und ihre Arbeitszeiten mit den betrieblichen Anforderungen übereinstimmen.
4. Feedback und regelmäßige Überprüfungen: Führen Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Teilzeitmitarbeitern, um Feedback zu ihren Arbeitszeiten und ihrer Work-Life-Balance zu erhalten und weiter optimieren zu können. Passen Sie die Teilzeitmodelle bei Bedarf an, um eine kontinuierliche Zufriedenheit und Effizienz zu gewährleisten.

Wichtige Regelungen des Arbeitszeitgesetzes in der Zusammenfassung

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Deutschland setzt grundlegende Regelungen für Arbeitszeiten, die auch für die Gastronomie gelten. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Maximale tägliche Arbeitszeit: Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
2. Pausen: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden muss die Ruhepause insgesamt mindestens 30 Minuten betragen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden muss sie insgesamt mindestens 45 Minuten betragen. Diese Pausen können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.
3. Ruhezeiten: Zwischen den Arbeitstagen müssen Arbeitnehmer eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.
4. Nacht- und Schichtarbeit: Für Nacht- und Schichtarbeiter gelten besondere Bestimmungen. Nachtarbeit muss im Durchschnitt mit einem Zuschlag oder Freizeitausgleich vergütet werden. Arbeitnehmer, die regelmäßig Nachtarbeit leisten, haben Anspruch auf eine angemessene Anzahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das ihnen hierfür zustehende Bruttoarbeitsentgelt.
5. Sonntags- und Feiertagsarbeit: Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden. Ausnahmen bestehen unter anderem für Gaststätten und andere Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung. Zudem müssen sie einen Ausgleich erhalten.
6. Dokumentationspflicht: Arbeitgeber sind verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzuheben.

FAQ

Links zum Thema

Flexible Arbeitszeit (Abschnitt Flexibilisierunglösungen) bei wikipedia.de
Was ist bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten bei zeit.de
Arbeitszeitgesetz bei gesetze-im-internet.de
Arbeitsschutzgesetz bei gesetze-im-internet.de
Jugendarbeitsschutzgesetz bei wikipedia.de

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