#44 Machen Sie Ihre Kasse sicherer

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Schützen Sie Ihr Bargeld!

Gemessen an der Summe des Bargelds welches durch Restaurants, Bars oder Hotels tagtäglich fließt, ist es sehr verwunderlich, wie schlecht die Kontrollmechanismen sind – ganz besonders in den kleineren Betrieben. Nutzen Sie die nachfolgende Liste für einen ersten Check bzw. für die ersten Maßnahmen:

• Beschränken Sie den Zugang zum Safe und führen Sie ein Logbuch ein.
• Jede Servicekraft sollte einen festen Betrag an Wechselgeld haben. Checken Sie das stichprobenartig vor und/oder nach einer Schicht.
• Entweder jeder hat sein eigenes Portemonnaie mit seinem eigenen Wechselgeld oder aber dies wird zentral täglich an jeden einzelnen neu ausgegeben.
• Ein fester Mitarbeiter sollte sich um das Wechselgeld und die Vorbereitung der Tagesabrechnung kümmern – ein zweiter fester Mitarbeiter sollte für die Gegenkontrolle vorgesehen werden.
• Halten Sie Ihren Bargeldbestand im Haus auf dem absoluten Minimum. Bringen Sie das Geld regelmäßig zur Bank (aber nicht immer zur gleichen Zeit oder an den selben Tagen).
• Verwenden Sie einen Einwurfsafe für die Abrechnungen des Service. Dieser könnte in der Wand des Büros eingebaut sein. Außerhalb ist der Einwurfschlitz, innen kann man den Safe leeren.
• Sollte bei Ihnen auch im Laufe eines Tages sehr viel Bargeld anfallen, lassen Sie die Kasse regelmäßig leeren. Dieses Geld kommt dann mit einem Hinweis auf Kassen- oder Kellnernummer, Datum, Uhrzeit und zwei Unterschriften für das Zählen und Nachzählen in den Einwurfsafe. (-> Belegmuster im Downloadbereich) [38 KB]
• Die Mitarbeiter, die mit dem direkten Kassieren betraut sind, sollten im besten Falle nicht die sein, die die Abrechnung machen.
• Das Zählen und Sortieren von Bargeld sollte immer in einem abgeschlossenen Raum stattfinden und nicht vor den Augen vieler anderer.
• Bei Ihnen gibt es alles nur gegen Bon! Essen aus der Küche, Getränke von der Bar! Kein Essen verlässt die Küche, ohne dass es einen Beleg dafür gibt.
• Bei Unstimmigkeiten im Bestand oder bei Bons ist sofort der Vorgesetzte zu informieren, um schnellstmögliche Aufklärung zu gewährleisten.
• Seien Sie konsequent bei der Verfolgung von Kassendifferenzen oder fehlendem Geld. Bei einer wiederholten Unregelmäßigkeit von z.B. mehr als € 20,00 sollten Sie eine Abmahnung aussprechen oder zumindest eine offizielle „gelbe Karte“ austeilen.
• Auslagen aus der Kasse (oder dem Kellerportemonnaie) gehen nur gegen Beleg. Sollte kein Beleg vorhanden sein, muss ein Ersatzbeleg mit genauer Erklärung der Sache erstellt werden. (-> siehe Muster im Downloadbereich) [26 KB]
• Lohnvorschüsse oder das direkte Auszahlen von Aushilfskräften sollte es nur ein Ausnahmefällen geben und wenn, dann nur gegen Beleg und mit Genehmigung eines Vorgesetzten.
• Machen Sie immer mal wieder stichprobenartige Kontrollen des gesamten Systems. Zählen Sie Wechselgeld vor und/oder nach einer Schicht nach, machen Sie regelmäßig einen Kassensturz, wiederholen Sie beim Personal stets die Prämisse, dass es ohne Bon keine Ware gibt.
• Stornos dürfen nicht unbedingt von allen gemacht werden. In jedem Fall aber muss es dazu eine Erklärung (Stornobeleg) geben. (-> Muster im Downloadbereich) [26 KB]

Es gibt kein vollkommen sicheres System in der Gastronomie, um sich gegen Missbrauch im Bereich des Bargeldes zu schützen. Man kann aber allen Beteiligten klarmachen, dass es bei Ihnen nicht so einfach ist und dass Sie genau wissen, wo die verletzbaren Stellen sind. Lesen Sie auch die folgenden Artikel zu diesem Themenkreis:

-> Wie sicher ist Ihr Bargeld?
-> Diebstahl, Betrug, Manipulation und Datenklau – Ist Ihre Gastronomie gefährdet und wie können Sie sich schützen?
-> Werden Sie beklaut?