In der Gastronomie hat Bargeld immer noch einen festen Platz. Es ist nicht nur ein einfaches Zahlungsmittel, sondern auch eine Versuchung. Menschen sind nicht immun gegen den Reiz des schnellen Geldes, und ein schlecht kontrollierter Geldfluss kann zu Verlusten und Unregelmäßigkeiten führen, besonders in kleineren Betrieben. Lassen Sie das nicht zu und machen Sie Ihre Kasse sicherer.
Wenn wir über die Versuchungen sprechen, die mit Bargeld verbunden sind, so sind sie vielfältig und oft subtil. Ein unachtsamer Blick, ein unbeaufsichtigter Moment oder einfach die Gelegenheit – diese Momente können manchmal dazu führen, dass Grenzen überschritten werden. Daher ist es entscheidend, Kontrollmechanismen einzurichten, die nicht nur das Geld, sondern auch das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter schützen.
Empfehlungen für einen sicheren Umgang mit Bargeld in Ihrem Betrieb
- Beschränken Sie den Zugang zum Safe und führen Sie ein Logbuch ein.
- Jede Servicekraft sollte einen festen Betrag an Wechselgeld haben. Checken Sie das stichprobenartig vor und/oder nach einer Schicht.
- Entweder jeder hat sein eigenes Portemonnaie mit seinem eigenen Wechselgeld oder aber dies wird zentral täglich an jeden Einzelnen neu ausgegeben.
- Ein fester Mitarbeiter sollte sich um das Wechselgeld und die Vorbereitung der Tagesabrechnung kümmern – ein zweiter fester Mitarbeiter sollte für die Gegenkontrolle vorgesehen werden.
- Halten Sie Ihren Bargeldbestand im Haus auf dem absoluten Minimum. Bringen Sie das Geld regelmäßig zur Bank (aber nicht immer zur gleichen Zeit oder an denselben Tagen).
- Verwenden Sie einen Einwurfsafe für die Abrechnungen des Service. Dieser könnte in der Wand des Büros eingebaut sein. Außerhalb ist der Einwurfschlitz, innen kann man den Safe leeren.
- Sollte bei Ihnen auch im Laufe eines Tages sehr viel Bargeld anfallen, lassen Sie die Kasse regelmäßig leeren. Dieses Geld kommt dann mit einem Hinweis auf Kassen- oder Kellnernummer, Datum, Uhrzeit und zwei Unterschriften für das Zählen und Nachzählen in den Einwurfsafe. (Belegmuster als Download)
- Die Mitarbeiter, die mit dem direkten Kassieren betraut sind, sollten im besten Falle nicht die sein, die die Abrechnung machen.
- Das Zählen und Sortieren von Bargeld sollte immer in einem abgeschlossenen Raum stattfinden und nicht vor den Augen vieler anderer.
- Bei Ihnen gibt es alles nur gegen Bon! Essen aus der Küche, Getränke von der Bar! Kein Essen verlässt die Küche, ohne dass es einen Beleg dafür gibt.
- Bei Unstimmigkeiten im Bestand oder bei Bons ist sofort der Vorgesetzte zu informieren, um schnellstmögliche Aufklärung zu gewährleisten und die Kasse sicherer zu machen.
- Seien Sie konsequent bei der Verfolgung von Kassendifferenzen oder fehlendem Geld. Bei einer wiederholten Unregelmäßigkeit von z.B. mehr als € 20,00 sollten Sie eine Abmahnung aussprechen oder zumindest eine offizielle „Gelbe Karte“ austeilen.
- Auslagen aus der Kasse (oder dem Kellerportemonnaie) gehen nur gegen Beleg. Sollte kein Beleg vorhanden sein, muss ein Ersatzbeleg mit genauer Erklärung der Sache erstellt werden. (Muster als Download)
- Lohnvorschüsse oder das direkte Auszahlen von Aushilfskräften sollte es nur ein Ausnahmefällen geben und wenn, dann nur gegen Beleg und mit Genehmigung eines Vorgesetzten.
- Machen Sie immer mal wieder stichprobenartige Kontrollen des gesamten Systems. Zählen Sie Wechselgeld vor und/oder nach einer Schicht nach, machen Sie regelmäßig einen Kassensturz, wiederholen Sie beim Personal stets die Prämisse, dass es ohne Bon keine Ware gibt.
- Stornos dürfen nicht unbedingt von allen gemacht werden. In jedem Fall aber muss es dazu eine Erklärung (Stornobeleg) geben. (Muster im Downloadbereich)
Es gibt kein vollkommen sicheres System in der Gastronomie, um sich gegen Missbrauch im Bereich des Bargeldes zu schützen. Aber Sie können die Kasse sicherer machen. Die richtigen Sicherheitsmaßnahmen sorgen nicht nur für den Schutz Ihres Geldes, sondern auch für den Ihrer Mitarbeiter und Ihres Rufes. Seien Sie stets wachsam, setzen Sie klare Richtlinien und schaffen Sie ein Umfeld, in dem Ehrlichkeit und Vertrauen gedeihen können.
