#340 Kennen Sie die 80-20 Regel?

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Bereits vor ein paar Jahren haben wir schon einmal über die 80-20-Regel geschrieben. Da man dieses Thema aber gar nicht oft genug erwähnen kann, möchten wir dies heute erneut tun und natürlich auch neue Aspekte einbringen. Gerade in diesen schwierigen Zeiten ist es wichtig, das Optimale herauszuholen und da sind ganz besondere 70 Tage im Jahr ausgesprochen wichtig.

Das Pareto Prinzip

Eigentlich heißt die 80/20 Regel Paretoprinzip. Der Italienische Ingenieur, Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto (1848–1923) entwickelte das dieses Prinzip. Es besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwands erzielt wird. Er kam zu seiner Schlußfolgerung durch die Untersuchung der Verteilung von Vermögen in Italien Anfang des 20. Jahrhunderts. Dabei stellte er fest, dass rund 80% des gesamten Vermögens bei 20% der Familien lag. Er erkannte zudem, dass Banken sich viel lieber um diese Familien kümmerten, als um die 80% des ‘normalen’ Volkes, da hier mehr Profit zu machen war bei deutlich geringerem Aufwand.

Das Prinzip kann sich im Übrigen auf sehr viele Bereiche angewendet werden. Hier einige Beispiele:

In 20% der Zeit erledigt man 80% der Aufgaben.
80% des gesamten Internetverkehrs konzentrieren sich auf 20% aller Websites.
20% aller Straßen werden mit 80% des Verkehrsaufkommens belastet.
80% der verkauften Speisen und Getränke werden von 20% der Positionen auf der Speisen- und Getränkekarte erzielt.
20% der Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens sind für 80% des Umsatzes verantwortlich.
In einem Meeting werden nur in 20% der Zeit effiziente Entscheidungen getroffen. 80% der Zeit gehen für Unwichtiges verloren.
Auch im Privaten macht sich das Prinzip bemerkbar: An 80% der Tage tragen wir nur 20% der Kleidung in unserem Kleiderschrank.

Und hier aber der Aspekt, der uns heute beschäftigen wird:

An 20% der Öffnungstage machen wir 80% des Umsatzes.

Ein kleines Rechenspiel

Ihre Gastronomie hat immer sonntags geschlossen. Das macht somit rund 310 Öffnungstage im Jahr. Hiervon 20% entspricht 62 Tage. Nehmen wir nun an, dass bei Ihnen immer samstag besonders viel los ist - das macht 52 Samstage. Es verbleiben 10 Tage, die sich auf Weihnachten, Silvester, Pfingsten, Ostern, Muttertag und Valentinstag verteilen.

Ein anderes Beispiel eines Saisonbetriebes: Nehmen wir an, Sie haben einen großen Biergarten, der in der Saison täglich geöffnet ist. Sie Saison geht von April bis September. Das sind 6 Monate. Samstags und sonntags ist immer am meisten los. 6 Monate mal jeweils 8 Wochenendtage = 48 Tage. Hinzu kommen wieder die 10 Feiertage plus einige weitere wie Sommerfeste, Bierfestivals und andere Aktionen. Bei täglicher Öffnung (365 Tage) entsprechen 20% rund 73 Tage im Jahr. In der restlichen Zeit des Jahres (80%) werden dann nur noch 20% des Jahresumsatzes erzielt.

Und noch ein Rechenspiel

Wir wissen nun, dass wir die 20% aller Öffnungstage auf die es ankommt, in besonderem Maße nutzen müssen. Aber wie wirkt sich das genau aus? Sie werden überrascht sein! Versprochen!

Gehen wir der EInfachheit halber von einem Jahresumsatz von 100.000 Euro aus und einem Vorsteuergewinn von 5% - also 5.000 Euro. Nach dem Pareto Prinzip werden 80% dieser 100.000 Euro an 20% der Tage eingefahren. Bei 365 Öffnungszeiten bedeutet dies, dass wir 80.000 Umsatz an rund 73 Tagen im Jahr machen. Das wären also pro Tag etwa mehr als 1.000 Euro.

Jetzt stellen Sie sich vor, Sie würden durch verschiedene Maßnahmen eine Umsatzsteigerung nur an diesen 73 Tagen von 10% hinbekommen. Das wären dann 8.000 Euro mehr. Da Miete, die meisten Gehälter und sonstigen Kosten bereits bezahlt sind, müssten hier nur Wareneinsatz und ein paar Extrakosten (z.B. für Aushilfspersonal) berücksichtigt werden - nehmen wir 40% Kosten an. Von den 8.000 Euro blieben dann noch 4.800 Euro übrig.

Fazit: Mit einer Umsatzsteigerung von nur 10% an diesen wichtigen 20% der Tage verdoppeln Sie fast ihren Jahresüberschuss!! Ich hatte ja versprochen, dass Sie überrascht sein werden.

Diese 70 Tage müssen bestmöglich genutzt werden

Diese wichtigen 20% aller Öffnungstage müssen bestmöglich genutzt werden - das ist sicher jedem klar geworden. Aber wie geht das? Das wollen wir uns im Folgenden einmal genauer anschauen.

1. 70 Tage (bei 350 Öffnungstagen) identifizieren
Im ersten Schritt müssen diese Tage identifiziert werden. In jedem Betrieb wird das ein bisschen anders aussehen. Bei den einen ist es das Wochenende, bei anderen eher die Wochentage. In den meisten Betrieben werden jedoch Tage wie Weihnachten, Silvester oder Muttertag immer dazugehören.

Schauen Sie sich ihre Umsatzstatistiken an (am besten aus mehreren Jahren) und suchen Sie nach einem Muster. Hierbei helfen auch die Aufzeichnungen, die sie jeden Tag machen sollten zu Besonderheiten, Wetter, etc. Warum war letztes Jahr dieser eine Freitag so besonders umsatzstark? Ist das ein Trend, war an dem Tag etwas besonderes los (z.B. Fussballübertragung), war es besonders heiß etc. Kehren Sie auf diese Weise ungewöhnliche Ausreißer heraus und konzentrieren Sie sich auf die wirklich regelmäßig guten 70 Tage.

2. Formulieren Sie Ihre Ziele

Nur wenn man das Ziel kennt, geht man den richtigen Weg! Daher ist es enorm wichtig, seine Ziele schriftlich zu fixieren. Notieren Sie also, dass Sie z.B. 10% mehr Umsatz an diesen 70 Tagen anstreben.

3. Machen Sie das Ziel Ihren Mitarbeitern bekannt

Auch für die Mitarbeiter gilt, dass Sie das Ziel kennen sollten. Motivieren Sie Ihre Leute, loben Sie Prämien aus, machen Sie verkaufsfördernde Spiele, etc. Machen Sie klar, dass diese Tage besonders wichtig für den Betrieb sind. (siehe auch Artikelempfehlungen am Ende des Beitrags)

4. Rüsten Sie auf

Mehr Umsatz lässt sich durch vielerlei Maßnahmen erreichen. Dies könnte eine optimierte Speisekarte sein, das Anbieten der am besten kalkulierten Speisen und Weine, Werbung, besondere Zusatzaktionen oder eben auch durch mehr Personal. Engagieren Sie an diesen Tagen zusätzliches Personal, um das meiste herauszuholen und ihren Gästen gleichzeitig besten Service zu bieten. Übrigens: An diesen Tagen sollten Sie stets nur ihre besten Leute einsetzen. Schnarchnasen und Azubis können besser an den anderen Tagen arbeiten.

5. Optimieren Sie alle Bereiche

Wie gerade erwähnt, ist auch das Optimieren des Angebotes ein hervorragendes Mittel, um noch mehr aus diesen wichtigen Tagen herauszuholen. Analysieren Sie Ihren Wareneinsatz und stellen Sie die Speisen, bei denen SIe überproportional viel verdienen besonders heraus. Bieten Sie auf einer Tafel Wein-Specials an, die besonders gut kalkuliert sind. Schulen Sie die Mitarbeiter im Mehrverkauf wie z.B. Aperitifs, Digestifs oder Desserts. Schießen Sie sozusagen aus allen Rohren und mit allen Möglichkeiten. Auch Werbung sollten Sie nicht vernachlässigen. Noch mehr Gäste bedeutet auch noch mehr Umsatz!

Aber auch: 20% der Gäste machen 80% des Umsatzes

Auch hier kann das Pareto Prinzip angewandt werden. Mit unseren Stammgästen und besonderen Catering Kunden (die zusammen 20% aller Gäste ausmachen) machen wir ebenfalls 80% des Umsatzes. Auch hier gilt es, sich um diese Gruppe besonders zu kümmern. Sie müssen diese Gäste identifizieren und sich überlegen, wie sie diese noch glücklicher machen können. Denn am Ende werden Sie glücklicher sein.

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