Dienstpläne schreiben für Profis

Das Schreiben der wöchentlichen Dienstpläne ist immer wieder eine Herausforderung. Es gibt dabei sehr viele Dinge zu beachten. Nicht zuletzt möchte man schließlich auch seine Mitarbeiter nicht frustrieren oder überfordern … schließlich ist es heutzutage schwer genug, gute Leute zu finden und zu halten. Daher sollte man bei der Erstellung des Dienstplans einiges beachten. Als Profi beim Schreiben des Dienstplans holen Sie das Beste aus Ihrem Team heraus, haben zufriedene Mitarbeiter und am Ende glückliche Gäste.

Faktoren, die einen Dienstplan beeinflussen

Öffnungszeiten des Restaurants
Wünsche der Mitarbeiter
Verteilung des Gästeaufkommens auf die Wochentage
Urlaubszeiten, Schule (Azubi), Weiterbildungen
Kranktage, Mutterschutz, Elternzeit
Veranstaltungen im Haus
Feiertage, besondere Aktionen
Persönliche Vorlieben der Mitarbeiter (z.B. Sympathien untereinander, nur Frühdienst, nur Spätdienst, nie an Montagen…)
Erfahrungsstand der Mitarbeiter (erfahrene Mitarbeiter und neue Kollegen innerhalb einer Schicht mischen)
Gesetzliche Bestimmungen (Mindestlohn, Pausenzeiten, Arbeitszeit)

Praktische Tipps für einen besseren Dienstplan

Fragen Sie nach den Dienstplanwünschen der Mitarbeiter

Um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und kurzfristige Änderungswünsche zu vermeiden, sollten Sie im Vorfeld die Wünsche der Mitarbeiter in Bezug auf den Dienstplan abfragen. Legen Sie am besten ein Wunschbuch aus, in den die Kollegen ihre Wünsche eintragen können. Legen Sie z.B. fest, dass die Wünsche stets bis zum Mittwoche der Vorwoche eingehen müssen.

Versuchen Sie es einmal mit offenen Schichten

Gehen Sie doch mal einen neuen Weg und lassen Sie die Mitarbeiter praktisch an der Gestaltung des Dienstplans mitwirken. Lassen Sie jede Woche mehrere Schichten unbesetzt und hängen den Dienstplan aus. Nun geben Sie den Kollegen die Chance, innerhalb der nächsten zwei Tage, die Schichten selbst auszuwählen und die Woche so zu füllen. Natürlich müssen Sie es am Ende nochmal checken und genehmigen, aber so geben Sie den Mitarbeitern eine echte Möglichkeit des Mitwirkens.

Planen Sie Extra-Arbeiten von vorneherein mit ein

Anstatt den Mitarbeitern stets zuzumuten, am Ende einer langen Schicht noch Nebenarbeiten ausführen zu müssen, bevor sie endlich nach Hause gehen können, planen Sie doch diese Arbeiten extra mit ein. Legen Sie pro Woche einen Mitarbeiter und eine oder zwei Schichten fest, der nur Extraarbeiten ausführt und nicht in das Tagesgeschäft integriert ist (was nicht heißt, dass er in Stresszeiten nicht mal mit einspringen kann).

Nutzen Sie Kennzahlen aus Ihrem Kassensystem

Zu welchen Zeiten machen Sie den größten Umsatz? Wann kommen die wenigsten Gäste? Welche Tage sind am stärksten? Nutzen Sie dieses Wissen beim Erstellen des Dienstplans. Vielleicht machen dadurch auch mal Teildienste Sinn (auch wenn diese nicht sehr beliebt sind bei den Mitarbeitern). Je genauer Sie Ihre Mitarbeiter einsetzen, desto effizienter werden auch Ihre Personalkosten am Ende.

Legen Sie immer einen Schichtleiter fest

Wählen Sie stets einen verdienten und guten Mitarbeiter aus, der verantwortlich für die Schicht ist. Auf diese Weise können Sie sich immer an diesen wenden, wenn es darum geht Dinge zu kommunizieren. Gute Schichtführer treiben das Team an und motivieren es. Meist sind dies erfahrene Kollegen, die auch die Neuen an die Hand nehmen können.

Jede Woche aufs neue

Das Erstellen des Dienstplans ist fester Bestandteil der wöchentlichen Routineaufgaben. Wenn man es richtig und gut macht, holt man das Beste aus seinem Team heraus und hat zudem zufriedene Mitarbeiter, die gerne arbeiten kommen. Ein guter Dienstplan fördert Führungsqualitäten, respektiert die Wünsche der Mitarbeiter und optimiert die Personalkosten.

Google Sheets: Ein tolles Tool

Übrigens: Haben Sie schon einmal mit Google Tabellen gearbeitet? Hier bietet Google eine online Version einer Tabellenkalkulation (vergleichbar zu Excel) kostenlos an. Sie können dieses Dokument online von überall aus bearbeiten und es dann mit all Ihren Mitarbeitern teilen (so dass diese das Dokument aber nicht bearbeiten, sondern nur lesen können). Auf diese Weise hat auch jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, den Dienstplan stets online abzurufen. Ein wirklich schönes und nützliches Tool.