#272 Führen Sie ein (geschäftliches) Tagebuch?

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Eine große Seite für jeden Tag

Manche nennen es Tagebuch, andere Logbuch, Daily Report oder Tagesbericht. Eins ist allen gemein ... es ist ein unverzichtbares und wichtiges Mittel, um Ihre Informationen und Tagesgeschehnisse in den Griff zu bekommen.

Immer wieder werden Sie sicher zu hören kriegen, dass Informationen nicht ordentlich weiter gegeben wurden an die nächste Schicht oder dass eine Bestellung vergessen wurde, weil der betroffene Kollege einen Tag frei hat. Viele arbeiten mit einer riesigen Zettelwirtschaft - wobei gerne mal einer dieser Zettel verloren geht. Und wenn einer eine Aufgabe erledigt hat, wird der besagte Zettel weggeworfen.

Machen Sie es sich doch viel einfacher und besorgen Sie sich ein schönes großes Kalenderbuch bei dem für jeden Tag eine DIN A4-Seite zur Verfügung steht. Viele Getränkehersteller oder der GFGH legen noch Reservierungsbücher auf, die sich dafür ideal eignen. Oder Sie legen einen Aktenordner an, in den Sie A4-Seiten mit einem festen Raster heften, so dass keine Informationen vergessen werden können. Der große Vorteil darin liegt in der Tatsache, dass Infos (die z.B. vorher immer auf Zetteln standen) nicht verloren gehen und auch ein Mitarbeiter, der 2 Wochen im Urlaub war sich schnell einen Überblick über alles aus den letzten 14 Tagen machen kann.

Machen Sie es den alten Kapitänen gleich

Auf jedem Schiff wurde und wird ein Logbuch geführt. Machen Sie es den alten Kapitänen gleich und Sie werden sehen, welche Vorteile das mit sich bringt. Hier einige Idee und Anregungen, welche Infos Sinn machen und in vielen Bereichen helfen können:

+ Tolle Mitarbeiterleistungen
Sie alle kennen doch sicher noch das Fleißbuch aus der Schule. Warum notieren Sie nicht einmal tolle Leistungen Ihrer Mitarbeiter? Zum einen kann Ihnen das später einmal bei Ihrem > Jahresgespräch helfen und zum anderen ist es eine tolle Art der > Würdigung Ihrer Kollegen. Küren Sie den "Mitarbeiter des Tages" oder vergeben Sie tatsächlich so etwas wie Fleißbienchen oder Blumen.

+ Stornogründe
Es kommt immer mal wieder vor, dass man einen Bon stornieren muss oder jemandem einen Rabatt gewährt. Natürlich zeichnet Ihr Kassensystem dies auf, jedoch ohne einen Grund dafür zu dokumentieren. Schreiben Sie einen alle Stornogründe in Ihren Tagesbericht. Das Notieren von Stornogründen hat vier ganz große Vorteile:

a. Vielleicht lassen sich daraus neue > Standards für einen vergleichbaren Fall entwickeln.
b. Man kann dadurch auch Missbrauch von Stornos für Diebstahl (durch Mitarbeiter) reduzieren, weil die Hemmschwelle größer ist.
c. Sie erkennen, dass ein Mitarbeiter besonders viele Stornos verursacht - vielleicht braucht er einfach nur eine weitere Schulung an Ihrer Kasse.
d. Ihnen fällt auf, dass immer wieder das Schnitzel reklamiert wird und zurück geht. Eventuell sollten Sie die Fleischqualität oder das Gericht an sich einmal überdenken.

+ Fundbuch
Sie könnten am Ende des Buches bzw. des Ordners eine eigene Rubrik anlegen, um dort von Gästen vergessene Gegenstände zu notieren. Oder Sie schreiben es mit auf den Tagesbericht. Am Ende kommt es darauf an, dass es irgendwo steht mit Finder, genauem Fundort (z.B. Tischnummer) und Aufbewahrungsort. Oftmals vergisst ein Gast am Abend etwas und ruft dann morgens an. Nur wenn die Frühschicht dann sofort darüber Bescheid weiß, kann sie ordentlich Auskunft geben.

+ Wichtiges und Interessantes über Gäste
Notieren Sie wichtige, interessante oder außergewöhnliche Geschichten. Ist ein alter Stammgast nach langer Zeit mal wieder da gewesen, hat sich ein Gast beschwert, > waren Gäste unzufrieden? Notieren Sie aber auch wenn ein Gast ganz besonders zufrieden war und wie das gelang (daraus kann man vielleicht etwas insgesamt lernen). Vergessen Sie nicht, den Namen des Gastes und der Servicekraft aufzuschreiben, damit Sie später alles im richtigen Zusammenhang erinnern.

+ Wetter
Schreiben Sie jeden Tag auf, wie das Wetter war, ob es geregnet hat, wieviel Grad es war und so weiter. Das Wetter beeinflusst jeden Betrieb irgendwie. Wenn man Aussenplätze hat ist ein Regentag natürlich ungünstig. Wenn es im Winter unerwartet schneit, werden viele Gäste einfach nicht kommen oder stornieren. Dies ist auch wichtig für das > Budget des kommenden Jahres. Sie müssen wissen, warum im vergangenen Januar der Umsatz so schecht war (es gab z.B. eine große Schneewelle über 2 Wochen hinweg und es kamen viel weniger Gäste als erwartet).

+ Veranstaltungen
Halten Sie alle wichtigen und für Sie bedeutenden Veranstaltungen fest. Zum einen natürlich solche in Ihrem Haus wie größere Hochzeiten, Firmenevents oder andere wichtige Daten. Aber auch weitere Veranstaltungen, die Ihr Geschäft beeinflussen könnten wie Stadtfeste, große Fußballspiele, Olympische Spiele, Eurovison Song Contest, Schulferientermine und so weiter. Dies ist wichtig für Ihr Budget, Ihre Schichtplanung und spätere Referenz (Warum war an dem Tag denn eigentlich so ein schlechter Umsatz? ... ach ja, es war ja xyz, desshalb sind kaum Gäste gekommen).

+ Reparaturen und Wartungsarbeiten
Ist etwas im Spätdienst kaputt gegangen? Muss ein Gerät dringend gewartet werden? Wenn Sie solche Dinge notieren, weiß jeder Bescheid und gleich am nächsten Morgen können entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Sie können zudem regelmäßige Wartungsarbeiten über das ganze Jahr in Ihrem Logbuch vornotieren. Oder Sie haben festgelegt, dass alle 2 Monate die Fensterputzer kommen sollen. Schreiben Sie dies entsprechend für das ganze Jahr in die entsprechenden Tage. So kann es keiner mehr vergessen.

+ Bestellungen
Es geht ein Artikel im Spätdienst zur Neige (z.B. Limetten oder auch Bonrollen) und muss bestellt werden. Nichts ist besser, als dies an zentraler Stelle im Logbuch zu notieren. So kann der Frühdienst gleich aktiv werden. Vielleicht wollen Sie außerdem Bestell-Erinnerungen im Buch eintragen. So könnte man alle 2 Wochen dienstags notieren, dass der Bestand an Non-Food-Artikeln wie Bonrollen, Guest-Checks oder auch Bierdeckeln etc. gecheckt werden soll.

Alles, was für Sie wichtig ist

Nutzen Sie das Tagesbuch für alle Informationen, die für Sie und Ihre Gastronomie wichtig sind. Sie könnten es zum Beispiel auch als Schlüsselbuch nutzen. Welcher Mitarbeiter hat wann, welchen Schlüssel ausgehändigt bekommen? Sie könnten einen Quickie-Schulungsplan einbauen - z.B. immer für donnerstags legen Sie ein neues Schulungsthema fest und einen Verantwortlichen, der dann die anderen zu dem Thema schult - in einer 5 Minuten "Quickie-Schulung". Sie könnten die Geburtstage aller Mitarbeiter hier notieren, so können die Kollegen kein Datum mehr vergessen. Und vieles mehr.

Jeder Betrieb ist anders, für jeden Gastronomen sind andere Informationen von Bedeutung. Passen Sie Ihr Logbuch entsprechend an. Je größer Ihr Betrieb, desto sortierter sollte es sein. Erstellen Sie ein festes Raster, so dass jeden Tag immer die selben Infos an der selben Stelle stehen und besser wiedergefunden werden können.

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