Die drei Grundpfeiler
Beim Umgang mit Bargeld kommt es auf drei ganz wesentliche Dinge an:
1. Vertrauensvolle Mitarbeiter
2. Nachvollziehbarkeit
3. Saubere und sichere Abläufe und Standards
Kleinere Fehler und Unstimmigkeiten lassen sich leider nie ganz ausschließen … jedoch können Sie größere Verluste wie z.B. Diebstahl durch einen Mitarbeiter, Überfälle oder schwerwiegende menschliche Fehler durch saubere und gut strukturierte Abläufe weitestgehend verhindern.
Beschränken Sie den Zugang zu Bargeld
Je weniger Mitarbeiter mit Bargeld hantieren müssen, desto besser. Lassen Sie nicht jeden Commis abkassieren. Erst wenn jemand Ihr Vertrauen gewonnen hat, können Sie ihn Bargeld abrechnen lassen. Je mehr Personen mit Bargeld umgehen müssen, je höher ist die Gefahr, dass hier etwas schiefgeht. Die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren oder jemand Sie bestiehlt, steigt mit jedem weiteren Mitarbeiter.
Trennen Sie Aufgaben
Lassen Sie nie nur einen Mitarbeiter das gesamte Bargeld-Handling machen. Trennen Sie die Aufgaben. Ein Mitarbeiter könnte z.B. die Tageseinnahmen prüfen, ein anderer das Kassenbuch führen und ein Dritter die Portemonnaies und das Wechselgeld vorbereiten. Auf diese Weise kontrollieren sich die Mitarbeiter bis zu einem gewissen Grad gegenseitig.
Die Servicemitarbeiter nehmen das Bargeld ein, der Restaurantleiter oder Schichtleiter checkt das Geld am Ende der Schicht, ein Büromitarbeiter prüft am nächsten Tag das Bargeld und vergleicht es mit dem Z-Abschlag und die Buchhaltung führt das Kassenbuch und die Kasse. So kann kaum noch etwas schiefgehen.
Jeder Kellner mit eigenem Portemonnaie
Jeder Mitarbeiter, der mit Bargeld zu tun hat, sollte sein eigenes Portemonnaie haben. Auf diese Weise lassen sich Fehler minimieren und Unstimmigkeiten besser zurückverfolgen.
Auch wenn es oftmals einfacher ist, dass sich mehrere Kellner eine Geldtasche teilen, sollten Sie auf eine Trennung bestehen. So kann es nicht vorkommen, dass alle Kollegen für die Fehler eines Servicemitarbeiters einstehen müssen oder dass ein Mitarbeiter klaut und einen anderen versucht dafür verantwortlich zu machen.
Verringern Sie den Bargeldbestand
Wenn bei Ihnen sehr viel Bargeld fließt, sollten Sie dafür sorgen, dass regelmäßig Geld aus den Portemonnaies oder der Kasse entnommen und in den Safe geworfen wird. Zu viel Bargeld im Umlauf bringt vielleicht Mitarbeiter oder auch Diebe auf schlechte Gedanken.
Strikte Regeln bei Unstimmigkeiten
Erstellen Sie klare Regeln, was bei Unstimmigkeiten passiert. Sollte Geld fehlen, muss dem nachgegangen werden. Aber nur das Erstellen von Regeln reicht natürlich nicht – Sie müssen diese auch stets durchsetzen. Wenn Sie an der Stelle nachlässig werden, denken alle, dass sie machen können, was sie wollen. Dieben stehen dann Tür und Tor offen.
Wenn jeder weiß, dass Sie bei Unregelmäßigkeiten nicht mit sich spaßen lassen, werden alle noch genauer auf Ihre Abrechnung achten.
Bargeldbewegungen dokumentieren
Ständig wird Bargeld hin und her bewegt. Von den Kellnerportemonnais in den Abendsafe. Vom Abendsafe zur Buchhaltung. Von der Buchhaltung in die Hauptkasse. Von der Hauptkasse in die Wechselgeldkassen und auf die Bank. Und so weiter. Sie müssen wissen, wann, wer, wie viel Bargeld von A nach B bewegt. Lassen Sie alles penibel dokumentieren. Auf diese Weise können Sie alles immer gut nachvollziehen und verringern Verluste, die vielleicht bei einer solchen Bewegung entstehen können.
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