#4 E-Mail Werbung an Gäste

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Was ist bei der E-Mail Werbung zu beachten?

Wir alle sammeln Gästedaten. Sei es über das Online-Reservierungssystem, sei es durch das Ausfüllen eines entsprechenden Formulars, sei es durch das Anfordern eines Angebotes für eine Veranstaltung. Leider wird der Datenschutz dabei häufig nicht allzu ernst genommen. Bitte machen Sie sich klar, dass Sie einen Gast nur werblich ansprechen dürfen, wenn er es Ihnen ausdrücklich erlaubt hat! Genauer gesagt, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen - und zwar alle gleichzeitig:

• 1. Sie haben die Email-Adresse des Gastes im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten.
• 2. Sie verwenden die Adresse nur zur Direktwerbung für eigene Waren oder Dienstleistungen (und nicht für andere Produkte bzw. zur Weitergabe der Adresse an Dritte)
• 3. Der Gast hat Waren oder Dienstleistungen Ihres Betriebes bereits in ähnlicher Form in Anspruch genommen.
• 4. Der Gast hat in die Verwendung eingewilligt ("Opt-in-Verfahren" = ausdrückliche Rückbestätigung).
• 5. Der Gast wird bei Erhebung der Email-Adresse und bei jeder Verwendung darauf aufmerksam gemacht, dass er die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. Er kann der Verwendung seiner E-Mail-Daten jederzeit widersprechen. Es dürfen ihm hierfür keine Zusatzkosten entstehen.

Erst wenn wirklich alle diese Voraussetzungen erfüllt sind, dürfen Sie Werbe-Emails an diesen Gast versenden. Sollte auch nur eines der Kriterien fehlen, laufen Sie Gefahr mit erheblichen Bußgeldern belegt zu werden.

Am besten ist es, wenn Sie Ihre Gäste genau darüber informieren, was Sie mit den Daten planen und welche Art der Verarbeitung der Daten Sie beabsichtigen. Einerseits um sich rechtlich abzusichern, andererseits um nicht den Zorn des Gastes zu spüren, sollte es in Ihrem eigenen Interesse liegen, den Gast genau darüber aufzuklären, was Sie vorhaben. Bitte vergessen Sie keinesfalls bei jeder Email ein Impressum anzugeben. Auch dazu sind Sie verpflichtet.

Sollte im Übrigen eine der zuvor genannten Voraussetzungen nicht erfüllt werden, haben Sie alternativ die Möglichkeit von dem Gast eine Einwilligungserklärung einzuholen. Diese darf allerdings nicht im Kleingedruckten versteckt werden - im Gegenteil, man muss diese grafisch hervorheben (z.B. mit einem Rahmen, einer größeren Schriftart oder einer anderen Schriftfarbe). Ein Muster der Einwilligungserklärung finden Sie hier.

Links zum Thema

E-Mail-Werbung - Was ist erlaubt? - bei ihk24.de
E-Mail-Werbung - Merkblatt (PDF) - bei muenchen.ihk.de
E-Mail Werbung rechtssicher gestalten - bei datenschutzbeauftragter-info.de