Public Viewing erfreut sich allgemeiner Beliebtheit. Insbesondere bei Großveranstaltungen wie der Fußball-Weltmeisterschaft bieten sich den Gastronomen tolle Möglichkeiten. In diesem Extra-Tipp zeige ich Ihnen auf, was Sie achten müssen, damit Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg wird.
GEMA & GEZ
Um Geldstrafen zu vermeiden, sollten Sie (falls Sie noch keinen Vertrag haben) unbedingt Ihr Public Viewing bei der GEZ und der GEMA anmelden. Meist gibt es für Events wie die Fußballweltmeisterschaft Sondertarife. Mehr erfahren Sie auf den Portalen von GEMA und GEZ.
Lärmschutz
Grundsätzlich ist in Deutschland die Nachtruhe ab 22 Uhr zu respektieren. Wenn Sie Veranstaltungen planen, die zeitlich darüber hinaus gehen, sollten Sie sich bei Ihrer örtlichen Behörde informieren und ggf. eine Sondergenehmigung beantragen. Details finden Sie im Merkblatt „Lärmschutz bei Gaststätten und Biergärten“.
Technik
Für ein erfolgreiches Public Viewing brauchen Sie gute Technik. Die Menschen sind im allgemeinen anspruchsvoll und akzeptieren keine zu kleinen Leinwände oder eine schlechte Bildqualität. Planen Sie also rechtzeitig und mieten Sie die notwendige Technik bei einer entsprechenden Agentur an. Machen Sie sich ausreichend Gedanken zu den gewünschten Anforderungen an die Technik. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
+ Wie viele Leute sollen zu meinem Event kommen?
+ Soll es klassische Beamertechnik oder eine hochmoderne LED-Pixel-Wall sein?
+ Wie groß muss (und kann – vom Platz her gesehen) die Leinwand sein?
+ Soll es eine Hintergrund-Projektion sein (das Bild wird von einem Beamer von hinten auf die Leinwand gebracht) oder aber eine Projektion von vorn?
+ Steht die Leinwand in der Sonne? Wie hoch muss die Lichtleistung (Ansi-Lumen)des Beamers sein, damit man auch tagsüber alles gut sehen kann?
+ Möchten Sie die Technik für die ganze WM anmieten oder nur tagesweise bzw. erst z.B. ab dem Achtelfinale?
+ Was braucht man sonst noch (Beschallungsanlage, Verstärker, Satellitenanlage, etc.)?
+ Welches Budget haben Sie? (LED-Wände kosten ein Vielfaches von einem Beamer – da ist man ganz schnell bei 5.000 Euro Miete am Tag!)
Beamer draußen richtig aufstellen
Hier ein paar Tipps, was beim Aufstellen eines Beamers draußen zu beachten ist:
+ Sonnenschutz für die Leinwand
Wenn die Sonne direkt auf die Leinwand scheint, wird Ihr Bild unscharf und zu hell. Vermeiden Sie also direkte Sonneneinstrahlung auf die Leinwand. Sie können auch einen dunklen Rahmen (Vordach) um die Leinwand aufstellen oder von vorneherein die Leinwand so stellen, dass die Sonne wenig Einfluss auf das Bild hat.
+ Verwenden Sie einen starken Projektor
Am besten sind Projektoren, bei denen man das Bild von hinten auf die Leinwand bringen kann. Man kann den Projektor so vor Sonne schützen, hat keine Sichtbehinderung und das Bild wird verbessert. Ein Beamer im Außenbereich sollte mindestens 3.000, besser aber 5.000, 7.000 oder mehr Ansi-Lumen haben.
+ Verwenden Sie eine graue Leinwand
Eine Leinwand kann niemals dunklere Partien darstellen, als das Umgebungslicht. Um den Kontrast zu verbessern, sollten Sie eine dunkelgraue Leinwand einsetzen.
+ Je größer die Leinwand
… desto leistungsstärker muss der Beamer sein.
+ Bei vollem Tageslicht …
oder direkter Sonneneinstrahlung kommt auch der stärkste Beamer nicht mit – dann muss z.B. eine LED Wand her.
+ Sorgen Sie für eine gute Verkabelung
Verwenden Sie für die Verbindungen von Receiver zu Beamer und Receiver zur Soundanlage nur beste Kabel, um ein ungetrübtes Erlebnis zu bieten.
Lassen Sie sich von verschiedenen Verleihfirmen ausführlich beraten und entscheiden Sie sich rechtzeitig für die beste Lösung.
Mobiliar
Machen Sie sich ebenfalls rechtzeitig Gedanken darüber, ob und wie Sie Ihr Event bestuhlen wollen. Bei Großveranstaltungen ist es ja eher üblich zu stehen – bei kleineren Public Viewing Veranstaltungen in Ihrer Gastronomie sollten Sie über eine passende Bestuhlung nachdenken. Dies könnten Einzelstühle (so etwas kostet für 3 Miettage ab € 1,20 pro Stuhl) oder auch Reihen mit den Bänken von Bierzeltgarnituren sein (1 Bierbank ab rund € 2,50 mit Platz für bis zu 5 Personen).
Sie könnten aber auch ein exklusives Public Viewing planen oder einen VIP-Bereich vorsehen und dort mit schönen Sofas oder Liegestühlen arbeiten. Es gibt hier unendlich viele Möglichkeiten. Natürlich kommt es auch hier auf den vorhandenen Platz und auf das Budget an.
Werbung & Marketing
Wenn Sie Public Viewing planen, müssen Sie dieses Event natürlich auch rechtzeitig bekannt machen und bewerben – immerhin haben Sie große Ausgaben für Technik und Mobiliar aufgewendet. Hierzu eignen sich hervorragend die üblichen Vertriebskanäle wie Newsletter, Website, Blog, Facebook und Twitter.
Legen Sie z.B. auf Facebook eine Veranstaltung an und bewerben Sie diese anschließend. Schränken Sie den Radius und ggf. die Zielgruppe ein und bestimmen Sie Ihr Budget.
Sponsoren
Sponsoren sind eine hervorragende Möglichkeit, um die ganzen Kosten für ein Public Viewing zu kompensieren. Hierfür eignen sich die eigenen Lieferanten, Ihre Brauerei, Getränkefachgroßhändler, Ihre Bank oder andere Partner. Im Rahmen einer Vereinbarung können Sie über die Höhe der Beteiligung des Sponsors und Ihre Gegenleistungen verhandeln. Oder aber Sie bereiten eigene Sponsoring-Pakete vor, die Sie verschiedenen möglichen Sponsoren anbieten.
Dabei sollten Sie dem Sponsor mehr bieten, als nur sein Logo irgendwo zu platzieren. Machen Sie ein ordentliches Konzept. Bieten Sie ihm einen echten Gegenwert wie reservierte VIP-Plätze, Verzehrgutscheine, Social Media Aktionen, etc.
Sicherheit & Erste Hilfe
Sie sollten sich im Rahmen Ihrer Vorbereitungen auch Gedanken darüber machen, ob Sicherheitskräfte, Einlasspersonal, Sanitäter oder Feuerwehr-Mitarbeiter notwendig oder rechtlich sogar gefordert sind. Dies hängt insbesondere natürlich von der Größe Ihrer Veranstaltung ab und ob es drinnen oder draußen stattfindet. Die Versammlungsstättenverordnung der einzelnen Bundesländer sollte außerdem beachtet werden.
Hilfreich ist auch der Leitfaden „Sicherheit bei Großveranstaltungen“ des Landes Hessen. Sehr interessant ist auch die Broschüre der Unfallversicherung zum Thema Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen.
Speisen & Getränke Angebot
Da Sie im besten Falle eine große Anzahl an Besuchern erwarten, sollten Sie sich organisatorisch gut darauf einstellen. Mieten Sie z.B. einen Bierwagen bei Ihrer Brauerei an, um den Getränkeausschank zu optimieren. Mieten Sie ebenso Grillstände, z.B. einen Popcornautomaten, Riesenpfannen, etc. und passen Sie Ihr Speisenangebot der Zielgruppe und dem Event (Anlass) an. Nutzen Sie Austragungsorte in anderen Ländern wie bei der Fußball-WM 2018, die in Russland stattfindet. Bieten Sie also neben dem normalen Angebot auch landestypische russische Speisen wie beispielsweise Pelmeni an.
Denken Sie auch hierbei an die Anforderungen der Lebensmittelüberwachung und des Gewerbeamtes. Ggf. brauchen Sie besondere Genehmigungen.
