Wenn die Kasse ausfällt, was machen Sie dann? Sind Sie darauf vorbereitet, dass ihr Kassensystem den Geist aufgibt? Kennen alle Ihre Servicemitarbeiter noch das alte Bon-System?
Heutzutage hat praktisch jeder gastronomische Betrieb eine Computerkasse. Manche arbeiten mit Registrierkassen, manche mit modernen Kassensystemen, wieder andere mit Tablet Kassen. Allen gemein ist, dass man von Ihnen extrem abhängig ist.
Das Kassensystem fällt aus – Was tun Sie?
Sollte das System einmal ausfallen (am besten natürlich mitten im dicksten Geschäft) werden die meisten Gastronomen komplett aufgeschmissen sein, da es kein Ersatz-Plan gibt. Bei den ganz modernen Systemen muss nur die Verbindung zum Internet gestört sein und schon funktionieren sie nicht mehr. Die meisten Anbieter von Online-Systemen garantieren Ihnen eine Verfügbarkeit von 99 %. Haben Sie das mal ausgerechnet? Das kann bedeuten, dass bis zu 14 Minuten am Tag oder 98 Minuten in der Woche eine Störung vorliegen könnte. Passiert das ausgerechnet an einem Samstagabend gegen 20:30 Uhr bei vollem Haus, schauen Sie ganz schön in die Röhre.
Sie sollten daher Ihr Servicepersonal unbedingt für den Notfall wappnen und schulen. Außerdem sollten Sie eine Kiste vorbereiten, in der die folgenden Dinge zu finden sind:
- Bonbuch (mit 2 Durchschlägen -1x im Buch, 1x Küche/Bar, 1x zur Rechnung)
- Guest-Checks mit Durchschlag (am einfachsten Sie verwenden Rechnungs- oder Bewirtungsbelege z.B. von Zweckform)
- Ausgedruckte Preisliste mit Artikelnummern etc.
- Taschenrechner
- Kreditkartenbelege (manuell)
- Kreditkarten-Ratsche (Imprinter) + Anleitung (siehe unten)
- Tacker, Stifte, Schmierpapier
- Laminierte Kurzform des gesamten Prozedere
- Liste aller notwendigen Angaben: Telefonnummern Genehmigungsservice, Ihre Vetragspartnernummer, etc.
- Bedienungsanleitung Ihrer Kasse, um diese später wieder „in Gang“ zu bekommen
- Telefonnummer Ihres Kassenservice, um weitere Probleme mit der Kasse in den Griff zu bekommen
4 Schritte, um ohne Kasse arbeiten zu können
Schritt 1
Als Erstes müssen Sie, wenn die Kasse ausfällt, den aktuellen Stand aller Rechnungen (Tische) zusammenstellen. Dazu müssen alle Servicemitarbeiter gemeinsam (oder nacheinander) Ihr Gedächtnis anstrengen, um alle bisher gelaufenen Bestellungen der offenen Tische zu notieren. Am besten, Sie verwenden je Tisch einen eigenen Zettel oder Bon. Sollte dieser Vorgang länger dauern, informieren Sie Ihre Gäste und bitten sie um einen kleinen Augenblick Geduld. Dabei hilft enorm, wenn Sie in Ihrem Restaurant mit dem grafischen Kellnerblock arbeiten.
Schritt 2
Ab diesem Zeitpunkt nutzen Sie dann das Bonbuch (aus der „Notfall-Kiste“). Ich empfehle ein Bonbuch mit Original und zwei Durchschlägen. Das Original bleibt im Bonbuch, ein Durchschlag geht in die Küche bzw. an den Tresen und ein Durchschlag geht zu der Rechnung des Tisches. Wenn Sie nicht gerade 50 Tische haben könnten Sie z.B. je Tisch ein kleines Glas verwenden, in das Sie die jeweiligen Bons geben oder auch einen alten Setzkasten. So haben Sie stets alle Bons tischweise übersichtlich sortiert.
Schritt 3
Verlangt ein Gast seine Rechnung, nehmen Sie z. B. das Glas mit den Bons für diesen Tisch und schreiben alle Artikel auf einen Guestcheck (mit Durchschlag). Summieren Sie alles mit einem Taschenrechner und bitten Sie einen Kollegen, noch einmal gegenzurechnen. Benötigt der Gast am Ende eine „richtige Rechnung“, um Bewirtungsausgaben geltend machen zu können, müssen Sie ihm anbieten, diese später zuzusenden. Geben Sie dem Gast die handgeschriebene Rechnung und lassen Sie sich seine Adresse geben. Wenn die Kasse ausfällt, haben Sie gar keine andere Wahl. Wenn das Kassensystem wieder funktioniert, können Sie alles nachbuchen und dem Gast die korrekte Rechnung zusenden.
Wenn die Kasse ausfällt – Schritt 4
Wie bereits erwähnt, sollten Sie gleich am nächsten Tag wenn alles wieder funktioniert, alle manuell erstellen Rechnungen in Ihrem Kassensystem nachbuchen. So haben Sie stets die korrekten Zahlen und statistischen Daten (Kennzahlen). Das Gleiche gilt beim Ausfall des Kreditkartengerätes. Im Zweifel können Sie sich das manuelle Einreichen der Belege sparen, wenn Sie alle Leistungen nach der Wiederinbetriebnahme der elektronischen Abrechnung nachbuchen und die Slips zu den vom Gast unterschriebenen manuellen Belegen heften.
Übrigens: Auch bei dem manuellen System gilt: Ware nur gegen Bon!
Fazit: Wenn die Kasse ausfällt, muss es weitergehen
Nur, weil die Kasse ausfällt, kann man seinen Betrieb natürlich nicht schließen. Wichtig ist, dass Sie auf eine solche Situation vorbereitet sind und alle wissen, was in diesen Momenten zu tun ist. Die Gäste sollten von solchen Problemen so wenig wie möglich mitbekommen.
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