Social Media Guidelines für Mitarbeiter

In der digitalen Welt, in der wir leben, ist das professionelle Auftreten im Netz nicht nur ein persönlicher, sondern auch ein unternehmerischer Mehrwert. Die Online-Präsenz eines jeden Mitarbeiters reflektiert direkt auf das Image des Unternehmens. Daher ist es von größter Bedeutung, dass alle Teammitglieder sich der Tragweite ihres digitalen Fußabdrucks bewusst sind. Insbesondere die Erwähnung des Firmennamens im Internet trägt eine Verantwortung mit sich und Social Media Guidelines lassen sich heute nicht mehr vermeiden.

Sie beeinflusst die Wahrnehmung des Unternehmens durch Kunden, Partner und potenzielle neue Mitarbeiter. Daher sollten alle Äußerungen, in denen der Firmenname genannt wird, wohlüberlegt und im Einklang mit den Werten und der Außendarstellung des Unternehmens sein.

Verhaltensrichtlinien für Mitarbeiter

• Private Nachrichten:
  • Eine private Nachricht ist jede Form der Kommunikation, die nicht für die Öffentlichkeit oder einen breiteren Kreis innerhalb des Unternehmens bestimmt ist. Dazu gehören beispielsweise Direktnachrichten auf Social-Media-Plattformen oder private E-Mails.
  • Diese müssen klar von offiziellen Unternehmensmitteilungen unterschieden werden. Es muss eindeutig sein, dass solche Nachrichten persönliche Ansichten oder Meinungen darstellen und nicht die des Unternehmens.
• Umgang mit Betriebsinterna:
  • Unter keinen Umständen dürfen vertrauliche oder interne Informationen über das Unternehmen in sozialen Medien oder anderen Online-Plattformen geteilt werden. Dazu gehören finanzielle Daten, strategische Entscheidungen, Informationen über Kunden, Personalangelegenheiten oder interne Prozesse.
  • Beispiele für zu schützende sensible Daten sind unveröffentlichte Produktinformationen, Details über geplante Marketingkampagnen oder noch nicht öffentliche Geschäftsergebnisse.
• Repräsentation der Firma:
  • Mitarbeiter sollten stets eine positive Darstellung des Unternehmens fördern, indem sie die positiven Aspekte ihrer Arbeit und des Unternehmensumfelds hervorheben.
  • Es kann beispielsweise die Teilnahme an einer erfolgreichen Projektarbeit oder Firmenveranstaltung auf sozialen Medien geteilt werden, solange dies die Richtlinien des Unternehmens respektiert. Auch das Tragen von Firmenkleidung oder das Posten vor der Unternehmenskulisse kann Zugehörigkeit und Stolz demonstrieren, solange dies in einem positiven Kontext erfolgt.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass sie im Netz bei der Erwähnung Ihres Firmennamens eine gewisse Verantwortung tragen. Lästert z. B. ein Kollege über den Chef oder das Mitarbeiteressen, so macht das keinen besonders guten Eindruck!

Netiquette und Kommunikationsregeln

• Allgemeine Netiquette:
  • Die Kommunikation im Netz sollte stets von Respekt und Höflichkeit geprägt sein. Dies bedeutet, auf beleidigende oder herabwürdigende Kommentare zu verzichten, auch wenn man mit einer Meinung nicht übereinstimmt.
  • Höflichkeit zeigt sich durch angemessene Anredeformen, den respektvollen Umgang mit Meinungsverschiedenheiten und das Unterlassen von Unterbrechungen in Diskussionen.
  • Datenschutz ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Netiquette. Mitarbeiter sollten darauf achten, keine personenbezogenen Daten Dritter zu teilen oder zu kommentieren.
  • Sprachqualität ist ebenfalls wichtig. Beiträge sollten in „gutem Deutsch“ verfasst werden, was korrekte Rechtschreibung und Grammatik, aber auch die Vermeidung von Vulgärsprache und Slang beinhaltet.
• Meldung negativer Inhalte:
  • Sollten Mitarbeiter auf negative Posts stoßen, die das Unternehmen betreffen, ist es wichtig, dass diese umgehend und angemessen behandelt werden.
  • Das Verfahren für das Melden solcher Inhalte sollte klar definiert sein: Mitarbeiter sollten wissen, an wen sie sich wenden müssen – sei es ein Vorgesetzter, die Kommunikationsabteilung oder eine andere festgelegte Stelle.
  • Nach der Meldung folgen bestimmte Schritte: Die zuständige Stelle prüft den Inhalt, entscheidet über die Notwendigkeit und Art der Reaktion und leitet gegebenenfalls weitere Schritte ein, wie zum Beispiel das Kontaktieren der Person, die den Post verfasst hat, oder das Einleiten von rechtlichen Schritten.
  • Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter verstehen, dass das Ziel nicht die Überwachung oder Einschränkung der Meinungsfreiheit ist, sondern der Schutz des Rufes und der Integrität des Unternehmens.

Langfristige Folgen von Posts

Das Internet hat ein nahezu unfehlbares Gedächtnis; einmal veröffentlichte Inhalte können schwer wieder entfernt werden. Selbst nach dem Löschen bleiben oft Kopien in Suchmaschinen-Caches oder in Archiven erhalten. Daher ist es entscheidend, dass Mitarbeiter vorausschauend posten und sich zweimal überlegen, was sie teilen. Ebenso stellt dieser Fakt die Wichtigkeit von Social Media Guidelines noch einmal heraus.

• Überlegen Sie vor dem Posten, ob der Inhalt in fünf Jahren noch als angemessen betrachtet werden würde.
• Vermeiden Sie Äußerungen, die falsch interpretiert werden könnten oder später bedauert werden könnten.
• Denken Sie daran, dass alles, was online gestellt wird, potenziell von jedem gesehen werden kann, einschließlich Kollegen, Vorgesetzten und zukünftigen Arbeitgebern.

Richtlinien für die Erwähnung der Firma:

Mitarbeiter spielen eine Schlüsselrolle dabei, das Image eines Unternehmens zu prägen. Bei der Erwähnung der Firma in sozialen Medien sollten sie:

• Positiv sprechen: Teilen Sie Erfolge, persönliche Wachstumsgeschichten oder positive Kundenerlebnisse, die mit der Firma in Verbindung stehen.
• Authentisch bleiben: Der Ton sollte natürlich und persönlich sein, ohne übertriebene oder unglaubwürdige Darstellungen.
• Sich von unangemessenen Kommentaren oder negativen Äußerungen über Konkurrenten oder andere Unternehmen distanzieren.

Sprachgebrauch in offiziellen Posts:

In offiziellen Unternehmensposts ist es wichtig, eine Sprache zu wählen, die Professionalität und Respekt ausdrückt:

• Die „Sie-Form“ sollte als Standardform der Anrede in geschäftlichen Kontexten genutzt werden, um Höflichkeit und Formalität zu wahren.
• Passen Sie den Sprachstil an die Zielgruppe an: Während in manchen Branchen eine lockere Ansprache angemessen sein kann, erfordern andere einen formelleren Ton.
• Vermeiden Sie Jargon und Fachsprache, es sei denn, die Zielgruppe ist damit vertraut und erwartet dies.
• Seien Sie inklusiv und vermeiden Sie Sprache, die bestimmte Gruppen ausschließen oder beleidigen könnte.

Kommunikation über Dritte

Diskretion ist ein Grundstein des professionellen Umgangs mit Informationen. In der Kommunikation über Dritte – seien es Gäste, Kunden oder Partner – ist es wichtig, deren Privatsphäre und die Vertraulichkeit der Geschäftsbeziehungen zu wahren. Öffentliche Kommentare über Dritte können zu Missverständnissen führen, das Vertrauen untergraben und rechtliche Konsequenzen haben. Es ist daher unerlässlich, dass Mitarbeiter:

• Persönliche oder geschäftliche Informationen über Dritte nicht ohne deren Einwilligung teilen.
• Keine Bewertungen oder Meinungsäußerungen über Gäste oder Partner in sozialen Medien veröffentlichen.
• Bei Fragen oder Beschwerden über Dritte den offiziellen Weg über die entsprechenden Unternehmenskanäle wählen.

Erweiterung und Anpassung der Social Media Guidelines

Die Kommunikationslandschaft und soziale Medien entwickeln sich ständig weiter, und somit müssen auch die Social Media Guidelines, die Grundsätze und Richtlinien dynamisch bleiben. Mitarbeiter können wertvolle Einblicke in neue Trends und Best Practices geben. Sie sollten ermutigt werden, ihre Ideen und Vorschläge zur Aktualisierung der Richtlinien beizutragen. Um dies zu erreichen, könnte das Unternehmen:

• Regelmäßige Treffen oder Umfragen durchführen, um Feedback zu den Kommunikationsrichtlinien zu sammeln.
• Einen klaren Prozess etablieren, wie Vorschläge eingereicht und bewertet werden.
• Innovation und Anpassungsfähigkeit als Teil der Unternehmenskultur fördern.

Zusammenfassung

Eine effektive Kommunikation im digitalen Raum ist für den Erfolg und das Ansehen eines jeden Unternehmens von großer Bedeutung. Die hier aufgeführten Punkte – vom respektvollen Umgang gemäß der Netiquette über den bedachten Einsatz von Posts bis hin zur Wahrung der Diskretion über Dritte – bilden das Gerüst für ein professionelles Auftreten im Netz.

Indem jeder Mitarbeiter diese Richtlinien befolgt, trägt er oder sie zum positiven Bild des Unternehmens bei und stärkt das gemeinsame Wachstum und den Erfolg. Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, diese Prinzipien zu leben und kontinuierlich weiterzuentwickeln, um als Team in der digitalen Welt zu bestehen und zu glänzen. Beachten Sie bitte auch die Richtlinien für Mitarbeiter zum Thema: Allgemeine Internetnutzung.