Einen Künstler buchen … was ist zu beachten?

Ein Künstler für Ihre Veranstaltung

Für Events oder Aktionen benötigt man immer mal einen Künstler, sei es eine kleine Band, ein Zauberer, ein Feuershow-Duo, ein Pianist oder eine Sängerin. Auch Gäste werden um Ihren Rat bitten, wenn sie für ihre Hochzeitsfeier, den Geburtstag oder ihr Betriebsevent in Ihrem Restaurant einen Künstler buchen möchten. In diesem Artikel soll es um Auswahlkriterien, rechtliche Aspekte, Vertragsgestaltung und weitere Aspekte rund um die Buchung von Künstlern gehen.

Wie wähle ich den richtigen Künstler?

Die erste Frage, die man sich stellen muss lautet: Wer ist meine Zielgruppe? Wer wird zu dem Event bzw. der Feierlichkeit oder Aktion erwartet? Sind es eher junge Leute die eine Rock- oder Popband bevorzugen würden oder sind es ältere Herrschaften, die eine Jazzband oder eine Marschkapelle eher präferieren?

Die Anforderungen an die Auswahl können also sehr, sehr unterschiedlich sein. Hier nun weitere Auswahlkriterien:

+ Aus welchem Bereich soll der Künstler kommen?
Musiker, Band, Zauberer, Jongleur, Feuershow, Comedian

+ Bühne oder Interaktion?
Soll der Künstler auf einer Bühne vor den Gästen auftreten oder soll er mit den Gästen in den Dialog treten und etwa lieber von Tisch zu Tisch gehen?

+ Gibt es ein Thema?
Wenn Sie eine Halloweenparty veranstalten, dürfte das Thema leicht sein. Bei dem Firmenevent einer großen Immobilienfirma könnte ein Comedian die Firma auf die Schippe nehmen. Sie sollten also klären, ob ein thematischer Bezug sinnvoll und gewünscht ist und diesen dann entsprechend umsetzen, wenn Sie den Künstler buchen.

+ Wie sind die technischen Gegebenheiten?
Ist eine Bühne vorhanden? Gibt es ausreichend Strom (Starkstromanschlüsse)? Gibt es eventuell schon eine professionelle Beschallungs- und Lichtanlage oder müssen die Künstler alles mitbringen?

+ Wie lange soll der Künstler auftreten?
Je nach Art der Veranstaltung und Art des Künstlers muss geklärt werden, wie lang der Auftritt sein soll. Eine einzelne Showeinlage (z. B. Jongleur) sollte im Zweifel nicht zu lange dauern, da die Gäste schnell gelangweilt sein könnten.

+ Wie hoch ist Ihr Budget?
Künstler haben sehr unterschiedliche Gagen. Das kann von 100 € für einen kurzen Auftritt eines Zauberers bis zu vielen Tausend Euro für den abendfüllenden Auftritt einer Band gehen. Im Kontext des Konzeptes der Veranstaltung und dem Publikum sollten Sie also überlegen, was Sie ausgeben wollen und können.

+ Selbst buchen oder eine Agentur beauftragen?
Wenn Sie bereits Erfahrungen mit Künstlern gemacht haben, kennen Sie vielleicht einige gute und können diese problemlos selbst buchen. In anderen Fällen ist es oftmals angebracht, eine Künstleragentur zu bemühen. Wenn Sie eine gute Agentur haben, wird Ihnen diese gute Dienste leisten und beratend – nicht nur beim Künstler buchen – zur Seite stehen.

Vorteile einer Künstleragentur

+ Sie arbeiten mit Profis zusammen
+ Sie brauchen sich nicht nur auf die persönliche Empfehlung eines Bekannten zu verlassen
+ Bei Krankheit oder Verhinderung des Künstlers wird für Ersatz gesorgt

+ Der Künstler wird passend zur Veranstaltung ausgewählt
+ Man hat meist eine große Auswahl an Künstlern und erhält Ideen
+ Sie müssen sich nicht um Abrechnungen und Vor-Organisation kümmern
+ Es wird nichts vergessen, wie die Zusatzbestellung einer Soundanlage

+ Im Vorfeld werden viele technische Details sicher abgeklärt

Selbst einen Künstler buchen

Wenn Sie es dennoch selbst versuchen wollen, dann sollten Sie in jedem Fall einen Vertrag mit dem Künstler machen. Hierin sind dann Dinge zu regeln wie Länge des Auftritts, Höhe der Gage, Rechte und Pflichten beider Seiten, GEMA und Künstlersozialkasse.

+ GEMA
Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) verfolgt den Zweck des Schutzes des Urhebers und der Wahrnehmung seiner Rechte. Die GEMA erhebt für jede musikalische Darbietung Gebühren. Es gibt nur sehr wenige Stücke, die als GEMA frei gelten. Jede Veranstaltung, bei der Musik gespielt wird, muss demnach angemeldet werden, auch wenn Sie einen Künstler buchen. Weitere Informationen zum Bereich Hotel- und Gaststätten erhalten Sie auf der Website der GEMA.

+ Künstlersozialkasse
Wenn Sie also regelmäßig oder auch nur gelegentlich Künstler buchen und bei sich auftreten lassen (Pianomusik im Hintergrund, Live-Band für ein Event, Märchenlesungen im Winter etc.) müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie ggf. eine zusätzliche Abgabe leisten müssen. Die Sozialversicherungsträger prüfen dies verstärkt! Lesen Sie mehr zum Thema Künstlersozialabgabe hier auf der Website oder informieren Sie sich auf der Webseite der Künstlersozialkasse.