Arbeitserleichterung im stressigen Alltag
trifft auf rechtliche Absicherung
Elektronische Kassensysteme gehören für viele gastronomische Betriebe und Lieferdienste längst zum Alltag. Nicht nur die immer strengeren rechtlichen Vorschriften, wie zum Beispiel die DSGVO-, GoBD- und TSE-Vorgaben, sondern auch der praktische Nutzen durch bereichernde Features im Arbeitsalltag, macht Kassensysteme für die moderne Gastronomie unverzichtbar.
Das können moderne Gastronomie Kassensysteme
Unternehmer in Deutschland sind durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung dazu verpflichtet, alle Gewinne und Ausgaben ihres Unternehmens aufzuzeichnen und für 10 Jahre aufzubewahren. Elektronische Kassensysteme (elektronische Registrierkassen, PC-Kassen und POS-Systeme) erfassen die Belege und speichern diese automatisch ab. So wird die Buchhaltung extrem vereinfacht, Fehler vermieden und effektiv Zeit gespart.
Neben der automatischen Gesetzeskonformität bieten moderne Kassensysteme darüber hinaus viele zusätzliche Funktionen und Features, die den Arbeitsalltag in der Gastronomie vereinfachen. Gerade Kassensysteme für Gastronomen werden immer weiter spezialisiert und an die Bedürfnisse im Restaurant- und Lieferdienstgeschäft angepasst. So werden durch maßgeschneiderte Features die Arbeitsabläufe optimiert, Fehler im hektischen Gastronomie-Alltag vermieden und die Buchhaltung vereinfacht. Verschiedene Schnittstellen zu externen Dienstleistern, wie zum Beispiel zu Lieferando, sorgen für zusätzliche Effektivität und Übersichtlichkeit im Betrieb, da keine weiteren Endgeräte benötigt werden.
Da die Gastronomiebranche von Schnelligkeit geprägt ist, in der viele Arbeitsabläufe parallel ablaufen, kann ein modernes Kassensystem, das speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten ist, die Prozesse entscheidend erleichtern und verbessern.
Vorteile von elektronischen Kassensystemen
- Gesetzeskonform durch TSE-, DSGVO-, GDPdU-, GoBD- und RKSV-Funktionen
- Vielfältige integrierte Zahlungsoptionen
- Führung eines digitalen Kassenbuches mit DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater
- Arbeitszeiterfassung und Abrechnungsfunktion für Personal und Fahrer
- Digitale Speisekarte und Preise
- Gesplittete Rechnungen
- Digitale Kundenkartei mit allen relevanten Daten zur Verwaltung
- Notfallkasse
- Online-Bestellung über aktivierte Schnittstellen
- Einblick in Statistiken
Schnittstellen bieten die nötige Flexibilität
Schnittstellen bieten die Möglichkeit, den Verkauf vor Ort mit dem Online-Verkauf der Produkte zu koppeln, indem externe Dienstleistungen in dem genutzten Kassensystem abgebildet werden. Zu externen Dienstleistungen im Gastgewerbe gehören beispielsweise Bestellvermittlungsdienste wie Lieferando sie anbietet oder ein eigener Online-Shop des Restaurants. Durch die Nutzung von Schnittstellen im Kassensystem können zusätzliche Endgeräte vermieden werden. Das spart zum einen Kosten und beansprucht zum anderen keinen zusätzlichen Platz im Arbeitsbereich. Gängige Schnittstellen zu bekannten Dienstleistern sind in der Regel bereits in modernen Kassensystemen integriert und können bei Bedarf aktiviert werden, sodass alle Bestellungen direkt in das eigene Kassensystem übertragen werden. Alle relevanten technischen Funktionen können so über nur ein Gerät erfolgen. Da Schnittstellen mit nur wenig Aufwand bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden können, sorgen sie für die nötige Flexibilität in der Gastronomie, falls Dienstleister gewechselt werden.
Rechtliche Vorgaben für Kassensysteme: TSE, GoBD..
Die vergangenen Jahre wurden durch steigende Anforderungen an die Sicherheitsstandards von Kassensystemen geprägt. Seit April 2021 müssen alle steuerpflichtigen Unternehmen die Anforderungen aus der aktualisierten Kassensicherungsverordnung zur ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Kassenführung verbindlich erfüllen. Dazu gehören die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hinsichtlich der Datenverarbeitung, die Sicherstellung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) und das Vorhandensein einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) als Hardware oder Cloud Lösung. Durch die Aufzeichnung und Speicherung der Belegdaten soll der Manipulation von Kassendaten vorgebeugt werden. Bis Ende 2022 müssen auch die letzten nicht-TSE-nachrüstbaren Kassenmodelle ausgetauscht worden sein, dann erlischt die gesetzlich gewährte Übergangsfrist. Alle neu angeschafften, ausgetauschten oder außer Betrieb genommenen Kassen müssen zudem innerhalb eines Monats dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden.
Ausführliche Informationen zu den aktuellen Vorschriften
Empfehlungen für Kassensysteme
Moderne Kassensysteme bieten im Tagesgeschäft eine benutzerfreundliche und einfache Unterstützung bei der Abrechnung und den allgemeinen Arbeitsabläufen im Restaurant. Dazu ermöglichen sie die bargeldlose Zahlung und bieten Gastronomen viele weitere praktische Features. Wer in ein Kassensystem investiert, sollte zuvor in jedem Fall prüfen, ob alle rechtlichen Vorgaben durch das System erfüllt werden. Ein gutes Kassensystem überzeugt zudem durch seine intuitive Bedienbarkeit und Funktionalität im hektischen Gastronomiealltag, denn schließlich soll das Kassensystem die Prozesse erleichtern und eine bessere Übersicht bieten.
Nachvollziehbare Buchhaltungs- und Personalfunktionen sollten ebenso im Kassensystem enthalten sein, wie die Möglichkeit, Statistiken und Kalkulationen zu erstellen oder abzurufen. Wenn das Kassensystem die genannten Standards erfüllt, kann es die Buchhaltung und Organisation in der Gastronomie enorm verbessern und so helfen, Zeit und Kosten einzusparen. Hilfreich ist in jedem Fall, bei der Investition darauf zu achten, dass der Anbieter einen professionellen und gut erreichbaren Kundensupport anbietet, der Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht. Ein solches Produkt mit ausgezeichnetem Support bietet die Firma order smart:
Unser Tipp: Gastro Kassensystem von order smart
Die order smart Kassensoftware liefert Kunden ein umfangreiches Komplettpaket zur Bestellannahme und zur rechtssicheren Speicherung der Daten. Das moderne Kassensystem bietet darüber hinaus viele nützliche Funktionen zur Organisation und Buchhaltung, um Gastronomen den Arbeitsalltag zu erleichtern, die Übersicht zu verbessern, sowie Zeit und Geld zu sparen. Als funktionale Software macht das order smart Kassensystem andere Endgeräte überflüssig und ist Bestandteil des Shopsystems von order smart, das sich mit einem eigenen Web und App Shop zur Online-Bestellung optimal ergänzt.