Damit ein Gastronomiebetrieb genügend Rendite abwirft, muss er, vornehmlich in den Stoßzeiten, von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung reibungslos funktionieren. Die Basis dafür ist ein digitales Kassensystem, das automatisierte Bestellvorgänge, Rechnungsstellungen und die automatische Verwaltung von Zahlungen ermöglicht. Digitale Lösungen sparen Zeit und Geld. Bestellungen werden schneller erfasst und umgesetzt und Fehler bei der Rechnungsstellung weitestgehend vermieden.
Kassensysteme neuesten Standards integrieren eine Vielzahl weiterer Funktionen wie das Personalmanagement und die Lagerverwaltung. Sie sammeln ständig Daten, mit deren Auswertung das Business optimiert und verbessert werden kann. Schnittstellen erlauben die Integration von Buchhaltungssoftware und Bestellplattformen und erleichtern die Kommunikation mit dem zuständigen Finanzamt. Im Resultat wird der Arbeitsaufwand in der Gastronomie entscheidend reduziert und die Effizienz gesteigert.
Wie funktionieren moderne Kassensysteme der Zukunft?
Für jeden Gastronomiebetrieb ist eine der wichtigsten Entscheidungen die Wahl des passenden Kassensystems. Während noch bis vor Kurzem einfache Registrierkassen zum Einsatz kamen, ist ein digitales Gastronomie-Kassensystem der Standard der Zukunft. Digitale Kassensysteme besitzen den entscheidenden Vorteil, dass sie über weitaus mehr Funktionen verfügen als die Verbuchung von Zahlungen.
Sie sind über Funk oder mit dem Internet verbunden oder verwalten alle Daten in der Cloud. Über mobile Endgeräte sind alle Mitarbeiter im Service und in der Küche vernetzt und haben Zugriff in Echtzeit. Sie lassen sich mit zahlreichen Zusatzfunktionen wie der Abrechnung, der Tischreservierung und -terminierung sowie der Warenwirtschaft, der Kundenverwaltung und der Buchhaltung verknüpfen.
Das muss eine moderne Gastronomie-Kasse können
Ein modernes Kassensystem spart viel Zeit, weil sowohl der Bestell- als auch der Bezahlvorgang sehr schnell abgewickelt werden. Seit 2023 muss eine Gastronomie-Kasse die Vorgaben des Finanzamts (TSE beziehungsweise Technische Sicherheitseinrichtung) berücksichtigen und sollte Funktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Warenwirtschaft und eine gewisse Anzahl von Statistiken umfassen. Am besten eignen sich Kassensysteme, die modular erweitert werden können und sich für jeden Betrieb individuell einrichten lassen. Die folgenden Grundfunktionen sollte ein digitales Kassensystem beherrschen.
Digitale Bestell- und Bezahlfunktion
Bei einem digitalen Kassensystem wird die Bestellung in der Regel über ein mobiles Endgerät aufgegeben. Die Bestellung wird per Funk oder WLAN in Echtzeit an die Kasse und das Küchenpersonal transferiert. So werden eine Menge Laufwege gespart und diverse Fehlerquellen vermieden. Sollte es zu Nachbestellungen kommen, erledigt die Bedienung dies über das gleiche Terminal.
Steht die Bezahlung an, wird die Bestellung auf dem Endgerät angeklickt und über einen Kassieren-Button kann der Beleg sofort ausgedruckt werden. Weitere Buttons leiten zur Barzahlung oder zu Debit- und Kreditkarten Funktionen weiter. Über ein integriertes Kartenlesegerät wird die Rechnung direkt am Tisch bezahlt, ohne dass sich die Kundschaft in eine Schlange stellen muss.
Angebundener Küchenmonitor
Ein übersichtliches Display in der Küche, das ans Kassensystem angeschlossen ist, erleichtert der Küchencrew den Überblick über die Bestellungen. Die Orders werden nach ihrer Dringlichkeit sortiert und übersichtlich angezeigt. Das Küchenpersonal erkennt sofort, welche Speisen einer besonderen Dringlichkeit unterliegen und bereiten sie priorisiert vor, ohne dass ein lästiges Papierchaos entsteht und nervöse Zurufe den Ablauf stören.
Die Übersichtlichkeit auf dem Monitor reduziert besonders in stressigen Situationen die Fehleranfälligkeit und verhindert, dass Details und Sonderwünsche der Gäste vergessen werden. Die Gerichte werden in kürzerer Zeit fertiggestellt und die Kundenzufriedenheit erhöht sich signifikant.
Konformität mit dem Finanzamt
Seit Jahresbeginn müssen alle Kassensysteme über eine einheitliche Schnittstelle sowie ein Sicherheitsmodul und ein Speichermedium verfügen. Dadurch möchten die Steuerbehörden verhindern, dass die Daten nachträglich verändert werden.
Dabei führt das Finanzamt Stichproben durch, ob der Gastronomiebetrieb die Grundsätze zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung (GoBD) berücksichtigt. Eine moderne Kassensoftware integriert diese Vorgaben automatisch, sodass empfindliche Strafen und Nachzahlungen vermieden werden.
Zusätzliche Schnittstellen
Ein digitales Kassensystem ist die Basis der Buchhaltung, indem es lückenlos alle unbaren und baren Bezahlvorgänge speichert. Die Buchhaltung oder der Steuerberater erhalten über eine DATEV-Schnittstelle direkten Zugang zu den Buchungsbelegen.
Auch an der Schankanlage ist eine Schnittstelle sinnvoll. Sie ermöglicht einen exakten Überblick über die ausgeschenkten Mengen. Fehler bei der Dokumentation werden vermieden und der Verlust über falsch bonierte Getränke hält sich in überschaubaren Grenzen.
Stärkung der Kundenbindung
Die meisten Gastronomiebetriebe erzielen ihren Umsatz über ihre Stammgäste. Ist das Kassensystem mit einem Modul “Gästebindung “ ausgestattet, kann eine betriebsinterne Datenbank angelegt werden, die alle wichtigen Informationen über die Vorlieben und die Kaufhistorie der Gäste aufbereitet. Das ermöglicht es, die besonders gerne gesehenen Besucher per E-Mail mit Rabatt-Coupons, Gutscheinen und Newslettern zu locken.
Verwaltung mehrerer Filialen
Eine moderne Kassensoftware ermöglicht es Besitzern mehrerer gastronomischer Betriebe, diese von einem zentralen Punkt aus in Echtzeit zu verwalten. Dabei ist es möglich, jede einzelne Verkaufsstelle auf einem Endgerät separat zu leiten, sofern beispielsweise eine differenzierte Speisekarte mit unterschiedlichen Preisen vorgesehen ist.
Offline-Funktionen
Auch in der heutigen Zeit ist keine gastronomische Einrichtung vor einem Strom- oder Internetausfall gefeit. In diesem Fall funktionieren bei einer digitalen Gastro-Software die zentralen Funktionen wie Bestellen und Bezahlen weiterhin reibungslos. Nach Wiederherstellung der Verbindung werden die Daten synchronisiert, ohne dass damit ein nennenswerter Arbeitsaufwand verbunden wäre.
Verlässlicher Support
Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines digitalen Kassensystems ist ein verlässlicher Rund-um-die-Uhr-Support, der für technische Probleme außerhalb der Geschäftszeiten des Anbieters zuständig ist. Dabei ist darauf zu achten, dass ein Vor-Ort-Service Installationen und Konfigurationen vornimmt. Bei Kassensystemen, die auf SaaS-Lösungen basieren, sollten regelmäßige Updates und automatische Backups im Lieferangebot enthalten sein.
Diese weiteren Funktionen kann ein modernes Kassensystem für die Gastronomie anbieten
Je nach Art des Gastronomiebetriebes lassen sich moderne Kassensysteme um die folgenden Funktionen erweitern:
- Artikel- und Warenverwaltung erleichtern die regelmäßige Inventur
- Preiskalkulation
- Verwaltung der festen und freien Mitarbeiter
- Tischpläne als Vollgrafik inklusive Storno- und Rabattfunktion zur besseren Verwaltung der Tische
- Frei einstellbare Tischnummern zur Umbuchung von Tischen
- Automatische Analysen und Datenauswertungen
- Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für Inhouse-Bestellungen und Lieferdienst.
- Freie Preiseingabe
- Gutschriften
- Automatische Ausstellung einer Rechnungskopie
- Automatische Einstellungen von Happy-Hour-Zeiten
- Freie Wahl der Beilagen inklusive der damit verbundenen Preisänderungen
- Zwischensumme
- Frei definierbare Kategorien, die nicht auf der Speise- und Getränkekarte enthalten sind
- Erstellung eines Reports und eines Rechnungsjournals sowie eines Kassenbuchberichts
- Zugangsbeschränkungen für die Mitarbeiter
- Mitarbeiterberichte über die geleistete Arbeitszeit und die erzielten Umsätze
- Unterschiedliche Umsatzberichte für den Tag, den Monat, das Quartal und das Jahr
- Storno- und Rabattberichte
Was kostet ein modernes Kassensystem?
Die Kosten eines digitalen Kassensystems richten sich nach der Größe des jeweiligen gastronomischen Betriebs und der Menge der Funktionen, die benötigt werden. Sie setzen sich aus den Fixkosten für die Hardware (Android) und laufenden Kosten für Softwarenutzung zusammen. Kleine Bars, Kneipen und Restaurants müssen dabei mit einem einmaligen Betrag für die Hardware von rund 1.200 Euro rechnen und Mietkosten, die sich auf monatlich etwa 140 Euro belaufen.
Mittlere gastronomische Betriebe zahlen für die Hardware etwa 2.200 Euro und für die Software monatlich um die 300 Euro. Bei Großbetrieben und Restaurantketten ist eine Schätzung nicht möglich. Es bleibt anzumerken, dass iOS-basierte Kassensysteme aufgrund der teuren Hardware bei den Fixkosten etwa doppelt so teuer sind wie Kassensysteme, die Android nutzen.
