Urlaubsanspruch berechnen (mit vielen Beispielen) und Excel-Vorlage

In der schnelllebigen und oft herausfordernden Gastronomiebranche spielt Urlaub eine entscheidende Rolle für das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber. Für Arbeitnehmer bietet der Urlaub eine notwendige Pause, um sich von den physischen und psychischen Anforderungen des Gastgewerbes zu erholen. Für Arbeitgeber ist es ebenso wichtig, auf ausgeruhte und motivierte Mitarbeiter setzen zu können, was sich direkt auf die Qualität des Service und die Kundenzufriedenheit auswirkt. Den Urlaubsanspruch zu berechnen ist manchmal einfach, in anderen Fällen aber durchaus komplex.

In diesem Artikel werden wir uns mit den gesetzlichen Bestimmungen zum Urlaubsanspruch in Deutschland beschäftigen – von der Berechnung des Urlaubsanspruchs eines Vollzeitbeschäftigten bis zu einem Minijobber. Zudem schauen wir uns verschiedene Szenarien wie Mutterschutz oder Krankheit im Urlaub an. Um bei Unstimmigkeiten alle Vorgänge nachweisen zu können, empfehlen wir die Nutzung unserer Vorlage für einen Urlaubsantrag.

Grundlagen des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG)

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt in Deutschland den Rahmen für den Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern fest. Es sichert jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub zu und regelt, unter welchen Bedingungen Urlaub gewährt wird. Es werden entsprechende Vorgaben gemacht, wie der Urlaubsanspruch berechnet werden muss. Hinzu kommen unzählige Gerichtsurteile, die einzelne Fälle betrachtet haben.

🌴Mindesturlaubsanspruch für Voll- und Teilzeitkräfte

Nach dem BUrlG haben Vollzeitbeschäftigte Anspruch auf mindestens 24 Werktage (Mo. bis Sa.) Urlaub pro Jahr oder anders ausgedrückt mindestens 20 Arbeitstage (Mo. bis Fr.). Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht dies vier Wochen. Für Teilzeitkräfte wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet, basierend auf ihren tatsächlichen Arbeitstagen.

Beispiel Urlaubsanspruch für einen Teilzeitbeschäftigten

Angenommen, ein Teilzeitmitarbeiter in einem Café arbeitet regelmäßig 3 Tage die Woche. Der gesetzliche Mindesturlaub für Vollzeitmitarbeiter beträgt 24 Werktage (bei einer 6-Tage-Woche). So kann man den Urlaubsanspruch berechnen: 24 Werktage / 6 (Tage der Standardarbeitswoche) × 3 (tatsächlich gearbeitete Tage pro Woche) = 12 Werktage Urlaub pro Jahr.

🌴Sonderregelungen für Auszubildende

Auszubildende genießen im BUrlG besonderen Schutz. Für Auszubildende in Deutschland sieht das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gestaffelte Urlaubstage nach Alter vor. Hier ist eine genauere Liste des Urlaubsanspruchs für Auszubildende nach ihrem Alter:

• Unter 16 Jahren: Mindestens 30 Werktage Urlaub pro Jahr
• 16 bis unter 18 Jahren: Mindestens 27 Werktage Urlaub pro Jahr
• 18 Jahre und älter: Mindestens 25 Werktage Urlaub pro Jahr

Diese Regelungen gelten für eine Fünf-Tage-Woche. Sollte die Ausbildung in einer anderen Wochenarbeitszeitstruktur stattfinden, muss der Urlaubsanspruch entsprechend angepasst werden.

🌴Urlaubsanspruch für Minijobber

Minijobber haben ebenfalls einen Urlaubsanspruch, der anteilig zu ihrer Arbeitszeit berechnet wird. Auch hier gilt der Grundsatz: Der Urlaubsanspruch richtet sich nach den gearbeiteten Tagen pro Woche, analog zu Teilzeitbeschäftigten.

Beispiel für einen Minijobber

Ein Minijobber in einem Restaurant arbeitet 2 Tage pro Woche. Unter Anwendung derselben Berechnung wie bei einem Teilzeitbeschäftigten (siehe oben) ergibt sich: 24 Werktage / 6 × 2 = 8 Werktage Urlaub pro Jahr.

🌴Urlaubsanspruch in der Probezeit berechnen

Nach dem Bundesurlaubsgesetz in Deutschland steht Arbeitnehmern der volle Urlaubsanspruch erst nach einer Betriebszugehörigkeit von sechs Monaten zu.

In den ersten sechs Monaten erwerben neue Mitarbeiter nur anteilige Urlaubsansprüche. Dies bedeutet, dass für jeden Monat der Betriebszugehörigkeit 1/12 des Jahresurlaubs angerechnet wird. Zum Beispiel: Bei einem Jahresurlaubsanspruch von 24 Tagen hat der Mitarbeiter in jedem der ersten sechs Monate Anspruch auf 2 Tage Urlaub.

Im Arbeitsvertrag kann eine Urlaubssperre für die ersten sechs Monate vereinbart werden. In diesem Fall steht dem Arbeitnehmer in dieser Zeit überhaupt kein Urlaub zu. Nach Ablauf der sechsmonatigen Wartezeit hat der Mitarbeiter Anspruch auf den vollen Jahresurlaub und kann diesen dann auch komplett in Anspruch nehmen.

Wichtige gesetzliche Regelungen

🌴Übertragung von Urlaubstagen ins nächste Jahr und Verfall

Urlaubstage können normalerweise bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden, wenn betriebliche oder persönliche Gründe dies rechtfertigen. Ohne solche Gründe verfallen nicht genommene Urlaubstage.

Verfall von Urlaubsansprüchen

Nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt in der Regel am Ende des Übertragungszeitraums. Ausnahmen sind Krankheitsfälle oder andere gesetzliche Regelungen.

Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sowie des Europäischen Gerichtshofs zum Verfall von Urlaubsansprüchen:

1. Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts: Am 19. Februar 2019 hat das Bundesarbeitsgericht in Deutschland entschieden, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten aktiv und nachweislich auffordern müssen, ihren bisher nicht beantragten Urlaub zu nehmen. Es reicht nicht aus, dass die Urlaubstage einfach aufgrund von Nicht-Inanspruchnahme verfallen. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber die Verantwortung tragen, ihre Mitarbeiter explizit darauf hinzuweisen, dass ihre Urlaubstage verfallen könnten.
2. Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs: Bereits am 6. November 2018 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Urlaubsansprüche nicht automatisch durch Zeitablauf verfallen können, nur weil der Arbeitnehmer keinen Urlaubsantrag gestellt hat. Der EuGH verlangt von Arbeitgebern, dass sie ihre Mitarbeiter rechtzeitig, ausdrücklich und mit einem Hinweis auf den drohenden Verfall über ihre bestehenden Urlaubsansprüche informieren.
3. Konsequenzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Wenn der Arbeitgeber diese Informationspflicht erfüllt hat und der Arbeitnehmer trotzdem keinen Urlaubsantrag stellt, kann der Arbeitgeber sich nach Ablauf des Kalenderjahres oder der Übertragungsfrist auf den Verfall der Ansprüche berufen. In diesem Fall wird angenommen, dass der Arbeitnehmer bewusst und freiwillig auf seinen Urlaub verzichtet hat. Nur unter diesen Umständen ist ein Verfall der Urlaubsansprüche bei nicht rechtzeitiger Beantragung möglich.

🌴Urlaubsanspruch bei fristloser Kündigung

Bei einer fristlosen Kündigung behält der Arbeitnehmer seinen Anspruch auf den anteiligen Urlaub bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses. Sie müssen ihm demnach einen Ausgleich für die nicht genommenen Urlaubstage mit seinem letzten Gehalt auszahlen.

🌴Krankheit während des Urlaubs

Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs und kann dies ärztlich nachweisen, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet.

Hier eine Beispielberechnung des Urlaubsanspruchs bei Krankheit im Urlaub

Angenommen, eine Servicekraft in einem Restaurant hat ihre verbleibenden 10 Tage Resturlaub genommen. Am dritten Urlaubstag wird sie krank und erhält eine ärztliche Krankschreibung für 5 (Werk- bzw. Wochen-) Tage. In diesem Fall werden diese 5 Tage nicht von ihrem Urlaubsanspruch abgezogen. Die Mitarbeiterin hat also noch 5 Tage Urlaub übrig, statt gar keinen mehr, da die Krankheitstage nicht als Urlaubstage gezählt werden. Nach ihrer Genesung und Rückkehr zur Arbeit kann sie die verbleibenden 5 Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt nutzen.

🌴Mutterschutz und Elternzeit

Während Mutterschutz und Elternzeit ruht der Urlaubsanspruch. Nach der Rückkehr aus der Elternzeit können die nicht genommenen Urlaubstage aus der Zeit davor in Anspruch genommen werden.

🌴Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit

Bei längerer Krankheit eines Arbeitnehmers bleibt der Urlaubsanspruch zunächst erhalten. Wenn man den Urlaubsanspruch berechnen möchte, muss man die Regelung des Bundesurlaubsgesetzes berücksichtigen. Nach dem Gesetz verfallen Urlaubstage nicht während der Krankheit. Jedoch hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass der Urlaubsanspruch 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres verfällt, wenn der Arbeitnehmer bis dahin wegen Krankheit keinen Urlaub nehmen konnte.

Praktisches Beispiel zur Berechnung des Urlaubsanspruchs bei längerer Krankheit

Eine Köchin fällt wegen einer schweren Erkrankung ein ganzes Jahr aus. Ihr jährlicher Urlaubsanspruch beträgt 24 Tage. Da sie während des gesamten Jahres krank war, kann sie diesen Urlaub nicht nehmen. Die 24 Tage bleiben ihr bis zum 31. März des übernächsten Jahres erhalten. Wenn sie etwa das gesamte Jahr 2023 krank war, bleibt ihr Urlaubsanspruch für 2023 bis zum 31. März 2025 bestehen. Sollte sie bis dahin nicht in der Lage sein, den Urlaub in Anspruch zu nehmen, verfallen diese Tage.

Urlaubsanspruch bei Heiligabend und Silvester

Das Bundesurlaubsgesetz sieht grundsätzlich nur ganze Urlaubstage vor. Heiligabend und Silvester werden rechtlich als normale Werktage betrachtet. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer, die an diesen Tagen freinehmen möchten, einen ganzen Urlaubstag verwenden müssen. Es ist jedoch möglich, dass in bestimmten Situationen abweichende Regelungen gelten. Diese können durch folgende Vereinbarungen entstehen:

• Arbeitsvertrag: Individuelle Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Tarifvertrag: Branchenspezifische Vereinbarungen, die bestimmte Regelungen für Urlaubstage enthalten können.
• Betriebsvereinbarung: Vereinbarungen auf Betriebsebene, die spezifische Regelungen für Arbeitnehmer eines bestimmten Unternehmens festlegen.
• Betriebliche Übung: Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern in drei aufeinanderfolgenden Jahren an Heiligabend und/oder Silvester freigeben, ohne einen Vorbehalt zu erklären, entsteht eine sogenannte „betriebliche Übung“. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter dann grundsätzlich davon ausgehen dürfen, dass ihnen diese freien Tage weiterhin gewährt werden.

In der Gastronomie, in der Feiertage und spezielle Tage wie Heiligabend und Silvester oft Hochbetriebszeiten darstellen, sind klare Vereinbarungen besonders wichtig. Es muss transparent sein, ob und unter welchen Umständen Mitarbeiter an diesen Tagen freinehmen können oder ob sie als normale Arbeitstage gelten.

Excel-Vorlage, um den gesetzlichen Urlaubsanspruch zu berechnen