Der Wareneinsatz gehört in der Gastronomie zu den wichtigsten Kennzahlen überhaupt. Der Wareneinsatz, oft auch als Warenverbrauch bezeichnet, ist ein finanzieller Indikator, der den Gesamtwert der Waren misst, die für die Produktion von Speisen und Getränken in einem Gastronomiebetrieb innerhalb eines bestimmten Zeitraums verbraucht werden. Diese Kennzahl umfasst typischerweise alle Kosten für Rohstoffe und Zutaten, die zur Herstellung des Endprodukts notwendig sind. Den Wareneinsatz zu berechnen, ist keine hohe Mathematik. Er wird normalerweise als Prozentsatz des Gesamtumsatzes ausgedrückt, was eine effiziente Möglichkeit bietet, die Wirtschaftlichkeit des Wareneinsatzes zu messen und zu vergleichen.
Bedeutung des Wareneinsatzes in der Gastronomie
Der Wareneinsatz spielt eine entscheidende Rolle in der Gastronomie, da er direkt die Profitabilität eines Restaurants oder eines anderen Gastronomiebetriebs beeinflusst. Ein hoher Wareneinsatz kann die Gewinnmargen erheblich schmälern, während ein optimierter Wareneinsatz zur Steigerung der Rentabilität beiträgt. Da die Kosten für Waren oft einen der größten Ausgabenposten in der Gastronomie darstellen, ist eine effektive Kontrolle und Management des Wareneinsatzes essenziell für den finanziellen Erfolg.
Einfluss des Wareneinsatzes auf die Profitabilität
Die Überwachung und Optimierung des Wareneinsatzes ermöglicht es Gastronomen, unnötige Ausgaben zu reduzieren, Verschwendung zu minimieren und die Kostenstruktur ihres Betriebs besser zu verstehen. Ein gut kontrollierter Wareneinsatz führt dazu, dass der Betrieb effizienter arbeitet, da weniger Ressourcen verschwendet und die Kosten besser kontrolliert werden können. Dies hat wiederum direkte Auswirkungen auf die Gewinnmargen.
Wichtigkeit der Überwachung des Wareneinsatzes
Eine sorgfältige Überwachung des Wareneinsatzes ist notwendig, um eine kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen, Preisschwankungen bei Rohstoffen und Veränderungen im Verbraucherverhalten zu ermöglichen. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Wareneinsatzes kann ein Gastronomiebetrieb flexibel auf solche Änderungen reagieren und seine Preisstrategie sowie sein Einkaufsverhalten entsprechend anpassen.
Insgesamt ist der Wareneinsatz ein unverzichtbares Instrument für das Finanzmanagement in der Gastronomie, das nicht nur die Kostenkontrolle, sondern auch die strategische Preisgestaltung und das allgemeine Betriebsmanagement unterstützt.
Wareneinsatz berechnen: Viel mehr, als nur eine weitere Kennzahl ermitteln
Der Wareneinsatz in der Gastronomie ist eng mit verschiedenen Aspekten der Betriebsführung verknüpft, darunter die Preisgestaltung, das Einkaufsmanagement und die Abfallvermeidung. Eine effektive Kontrolle und ein regelmäßiges Berechnen des Wareneinsatzes kann zur Optimierung dieser Bereiche beitragen und somit die Gesamteffizienz und Profitabilität des Betriebs steigern.
Preisgestaltung
Der Wareneinsatz beeinflusst maßgeblich, wie Preise für Speisen und Getränke festgelegt werden. Eine genaue Kenntnis der Kosten für die einzelnen Zutaten und Produkte ermöglicht es, Preise so zu kalkulieren, dass sie die Kosten decken und gleichzeitig Gewinn erwirtschaften. Die Preisgestaltung muss nicht nur den Wareneinsatz, sondern auch andere Kostenfaktoren wie Personal, Miete und Betriebskosten berücksichtigen. Eine gut abgestimmte Preispolitik, die auf einem detaillierten Verständnis des Wareneinsatzes basiert, ist entscheidend für den finanziellen Erfolg eines Gastronomiebetriebs.
Einkaufsmanagement
Der Wareneinsatz steht in direktem Zusammenhang mit dem Einkaufsmanagement. Ein effizientes Management des Wareneinsatzes erfordert eine strategische Planung der Einkäufe, um die Kosten zu minimieren und die Qualität der Produkte zu maximieren. Dies beinhaltet das Aushandeln von Preisen mit Lieferanten, das Erkennen und Nutzen von Rabatten sowie das Ausbalancieren von Bestellmengen, um Überschüsse und Fehlbestände zu vermeiden. Die Optimierung des Einkaufsmanagements kann dazu beitragen, die Kosten zu senken und die Konsistenz der Produktqualität zu gewährleisten.
Abfallvermeidung
Ein wesentlicher Aspekt des Wareneinsatzmanagements ist die Reduzierung von Abfall. Durch die genaue Überwachung und das regelmäßige Berechnen des Wareneinsatzes können Gastronomiebetriebe ineffiziente Prozesse identifizieren, die zu unnötigem Abfall führen. Dies kann die Optimierung von Speisekarten, die Verbesserung der Lagerhaltung und die Schulung des Personals in Bezug auf Portionierung und Umgang mit Lebensmitteln umfassen. Die Verringerung von Abfall führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern trägt auch zu einer nachhaltigeren Betriebsführung bei.
Betriebliche Effizienz und Optimierung
Insgesamt kann die effektive Kontrolle und das Management des Wareneinsatzes zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz führen. Durch die Optimierung des Wareneinsatzes können Gastronomiebetriebe ihre Ressourcen effizienter nutzen, Kosten sparen und die Rentabilität steigern. Weiterhin ermöglicht ein gutes Wareneinsatzmanagement eine präzisere Budgetierung und Finanzplanung, was zu einer stabileren und vorhersehbaren Betriebsführung führt.
Grundlagen, um den Wareneinsatz zu berechnen
Um den Wareneinsatz berechnen zu können, muss man zunächst den Netto-Warenverbrauch ermitteln. Dieser wird meist im Rahmen einer Inventur zusammengestellt und anschließend kalkuliert.
Hierbei darf man die MwSt. nicht berücksichtigen. Anschließend setzt man diese Zahl mit dem Umsatz ins Verhältnis und ggf. nimmt man noch Bereinigungen und Korrekturen vor. Als Ergebnis erhält man den Wareneinsatz oder genauer gesagt die Wareneinsatzquote in Prozent. Dieser Wert gibt Aufschluss darüber, ob man seine Preise in der Speisekarte gut kalkuliert hat, ob man richtig eingekauft und mit der Ware im Produktionsprozess korrekt umgegangen ist.
Berechnung des Wareneinsatzes in 2 Schritten
Schritt 1: Warenverbrauch berechnen
Um den Warenverbrauch zu berechnen, benötigt man einerseits die Werte der Inventur (Bestand), alle Rechnungen über den Wareneinkauf innerhalb einer bestimmten Periode und mögliche wertmindernden Angaben wie das Personalessen oder Einladungen von Gästen.
Auch den Eigenverbrauch des Unternehmers muss man hierbei in Abzug bringen, da dies ansonsten das Ergebnis verfälschen würde. Hier die Formel zur Berechnung des Warenverbrauchs:
| Warenbestand (Inventurwert) zu Beginn des gewünschten Berechnungszeitraums (oft der 1. eines Monats) | |
| minus | Warenbestand am Ende des gewünschten Bewertungszeitraums (oft der letzte, also 30. oder 31., eines Monats) |
| plus | Wareneinkauf (Summe aller im Bewertungszeitraum eingekaufter Produkte). Diesen Wert erhalten Sie aus der BWA oder durch Ihre Aufzeichnungen. |
| minus | Korrekturen: Verbrauch für Personalessen, Einladungen von Gästen oder anderer Repräsentationsverzehr etc. |
| gleich | Warenverbrauch in Euro |
Nachdem der Warenverbrauch ermittelt wurde, kann man an die Berechnung des eigentlichen Wareneinsatzes gehen. Neben dem Warenverbrauch benötigt man den Nettoumsatz aus dem Verkauf von Speisen und Getränken. Andere Umsätze, wie der Verkauf von Merchandising Produkten, zählen nicht dazu.
Schritt 2: Wareneinsatz berechnen
Im 2. Schritt setzt man nun den Warenverbrauch ins Verhältnis zum Umsatz in derselben Zeitperiode. Hat man demnach den Warenverbrauch für Januar eines Jahres berechnet, gilt es indessen den Nettoumsatz aus dem Januar zu berücksichtigen. Hier die Formel zum Berechnen des Wareneinsatzes:
| Warenverbrauch netto (Preise ohne Umsatzsteuer) den Sie zuvor ermittelt haben | |
| mal | 100 |
| durch | Nettoumsatz (Der Umsatz ohne Mehrwertsteuer im selben Betrachtungszeitraum). Wenn Sie demnach den Warenverbrauch für den Monat Januar ermittelt haben, müssen Sie auch den Nettoumsatz des Januar hier einsetzen. |
| gleich | Wareneinsatz in % (auch Wareneinsatzquote F&B genannt) |
Konkretes Beispiel, wie man den Wareneinsatz berechnet:
Wir wollen anhand eines konkreten Beispiels den Wareneinsatz für den Monat August berechnen. Hierzu müssen folgende Überlegungen und Berechnungen angestellt werden:
| Am 31.07. (und somit am 01.08.) beträgt Ihr Warenbestand, den Sie anhand einer Inventur ermittelt haben, € 5.000. | |
| minus | Am 31.08. machen Sie erneut Inventur und stellen einen Gesamtwert aller Waren von € 4.500 fest. |
| plus | Im gesamten Monat August haben Sie Waren im Wert von € 20.000 eingekauft. |
| minus | Für Personalessen haben Sie Waren für € 500 verbraucht und Gäste haben Sie für € 200 eingeladen. |
| gleich | Somit ergibt sich folgende Zwischenrechnung: 5.000 (Anfangsbestand) – 4.500 (Endbestand) + 20.000 (Wareneinkauf) – 700 (Korrekturen) = € 19.800 Warenverbrauch für den Monat August |
| mal | Den Warenverbrauch nehmen Sie nun aus kalkulatorischen Gründen mal 100 = 1.980.000 |
| durch | Dieses Ergebnis teilen Sie nun durch den Nettoumsatz, den Sie im August erzielt haben: € 65.000 |
| gleich | 1.980.000 durch 65.000 = 30,46 % Wareneinsatz oder auch Wareneinsatzquote |
Fallstudien: Diesen Einfluss hat der Wareneinsatz auf den Geschäftserfolg
Fallstudie 1: Optimierung des Wareneinsatzes in einem Restaurant
Ein mittelständisches Restaurant verzeichnete trotz hoher Kundenzahlen geringe Gewinnmargen. Eine Analyse des Wareneinsatzes zeigte, dass dieser bei 40 % des Umsatzes lag, was über dem Branchendurchschnitt von 30-35 % lag.
Maßnahmen
- Überprüfung der Einkaufspreise und Verhandlung mit Lieferanten.
- Anpassung der Speisekarte, um weniger kostenintensive Zutaten zu verwenden.
- Einführung eines effizienteren Lagermanagements, um Abfall zu reduzieren.
Ergebnis
Nach sechs Monaten sank der Wareneinsatz auf 33 %, was zu einer signifikanten Steigerung der Gewinnmargen führte.
Fallstudie 2: Fehlkalkulation des Wareneinsatzes in einem Café
Ein kleines Café kalkulierte seinen Wareneinsatz nicht regelmäßig und basierte seine Preise hauptsächlich auf Schätzungen und Marktdurchschnitten. Das Café bemerkte, dass trotz steigender Verkaufszahlen die Gewinne stagnierten. Eine detaillierte Analyse ergab, dass der Wareneinsatz bei 45 % lag, was deutlich über dem Zielwert lag.
Ursachen
- Ungenaue Aufzeichnung der Einkäufe und Lagerbestände.
- Mangel an regelmäßiger Preisüberprüfung und Anpassung an Marktschwankungen.
Lösung
- Einführung eines Systems zur genauen Aufzeichnung und Überwachung des Wareneinsatzes.
- Regelmäßige Anpassung der Preise und Überprüfung der Lieferantenverträge.
Ergebnis
Das Café konnte seinen Wareneinsatz innerhalb eines Jahres auf 30% reduzieren, was zu einer deutlichen Gewinnsteigerung führte.
Typische Fehler beim Management des Wareneinsatzes
- Mangelnde Überwachung der Einkaufspreise: Nicht regelmäßig die Preise zu überprüfen und mit verschiedenen Lieferanten zu verhandeln, kann zu unnötig hohen Kosten führen.
- Unzureichende Lagerkontrolle: Eine schlechte Lagerverwaltung führt oft zu Überbeständen und Abfall, was den Wareneinsatz unnötig erhöht.
- Fehlende regelmäßige Kalkulation: Ohne regelmäßige Berechnung und Anpassung des Wareneinsatzes können Preisänderungen auf dem Markt oder bei den Lieferanten übersehen werden.
Diese Beispiele und Einsichten helfen dabei, die Bedeutung eines gut verwalteten Wareneinsatzes in der Gastronomie zu verstehen und zeigen auf, wie essenziell eine genaue Berechnung und regelmäßige Überprüfung für den finanziellen Erfolg eines Gastronomiebetriebs sind.
Excel-Vorlage, um den Wareneinsatz berechnen zu können
Wir haben Ihnen eine Excel-Datei erstellt, mit deren Hilfe Sie den Wareneinsatz sehr einfach berechnen können. Zu jeder Position erhalten Sie zudem wichtige Erläuterungen.
Die größte Arbeit besteht natürlich in der Durchführung der dafür benötigten Inventur. Aber auch hierfür haben wir Ihnen eine Vorlage erstellt.
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FAQ: Wareneinsatz berechnen
Um den Wareneinsatz berechnen zu können, benötigt man einige, wenige Werte. Zunächst ermittelt man den Warenverbrauch eines gewünschten Zeitraums. Anschließend addiert man die Einkäufe hinzu, zieht den Warenbestand am Ende des festgelegten Zeitraums ab und setzt das Ergebnis ins Verhältnis zum erzielten Nettoumsatz im selben Zeitraum.
Um den Wareneinsatz in der Gastronomie zu berechnen, kann man folgende Formel anwenden: (Inventurendbestand – Inventuranfangsbestand + Wareneinkauf – Korrekturen) / Nettoumsatz
Der Wareneinsatz in der Gastronomie ist eine Kennzahl, die das Verhältnis von Umsatz zum Warenverbrauch darstellt. Hierbei wird für einen festgelegten Zeitraum der Warenverbrauch durch den Nettoumsatz geteilt.
Um den Wareneinsatz korrekt zu berechnen, werden immer nur die Nettowerte verwendet.
Bei der Berechnung des Wareneinsatzes können je nach Art der Gastronomie sehr unterschiedliche Werte herauskommen. Gehen Sie jedoch davon aus, dass der Wert keinesfalls höher als 35 % sein darf. Ein zu niedriger Wareneinsatz hingegen lässt mitunter auf eine schlechte Qualität der eingekauften Ware schließen.
In der Tat kommt dies häufiger vor. In den meisten Fällen liegt es daran, dass man vor dem Monatsende eine größere Position eingekauft hat, dafür aber erst im Folgemonat Umsatz einfährt. Gerade im Veranstaltungsgeschäft ist dies die Regel.
