Kalkulation Gastronomie – der ultimative Guide

Die Kalkulation in der Gastronomie ist weit mehr als nur Zahlen und Prozente. Sie ist das Herzstück eines jeden erfolgreichen Gastronomiebetriebs und entscheidet maßgeblich über den finanziellen Erfolg. Wer richtig kalkuliert, schafft nicht nur eine solide finanzielle Grundlage, sondern kann auch besser auf Marktveränderungen reagieren.

Die Bedeutung der richtigen Kalkulation geht Hand in Hand mit der Qualität der Speisen und dem Service. Doch was genau verbirgt sich dahinter? Und warum ist sie so entscheidend? In diesem umfassenden Guide tauchen Sie in die Tiefen der Kalkulation in der Gastronomie ein und lernen, wie Sie Ihren Betrieb auf Erfolgskurs bringen.

Warum ist die Kalkulation in der Gastronomie so entscheidend?

In der Gastronomie spielen Margen eine zentrale Rolle. Jeder Cent, den Sie einsparen oder zusätzlich verdienen, kann den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen. Hier setzt die Kalkulation an: Sie hilft, den Überblick über Kosten und Erträge zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein genaues Verständnis Ihrer Kostenstruktur ermöglicht es, Preise angemessen festzulegen, Sonderangebote zu planen oder den Einkauf zu optimieren.

Ein häufiger Fehler, besonders bei Neugründungen, ist die Unterschätzung der eigenen Kosten oder auch die Berechnung anhand der Bruttozahlen. Fehlkalkulationen können dazu führen, dass Sie trotz guter Umsätze rote Zahlen schreiben. Das kann, im schlimmsten Fall, bis zur Insolvenz führen. Zudem riskieren Sie, bei zu hohen Preisen Kunden zu verlieren oder bei zu niedrigen Preisen Ihre Gewinnmargen zu schmälern. Eine korrekte Kalkulation (mit den Nettowerten) schützt Sie vor solchen Szenarien und legt den Grundstein für einen nachhaltigen Betriebserfolg.

Grundlagen der Speisen und Getränke Kalkulation in der Gastronomie

Die Kalkulation von Speisen und Getränken (F&B) ist der Dreh- und Angelpunkt für Gastronomen, um sowohl kulinarische Genüsse als auch wirtschaftlichen Erfolg zu gewährleisten. Dabei gibt es spezielle Grundprinzipien, die beachtet werden sollten:

• Einkaufspreise verstehen: Hierzu gehören nicht nur die reinen Produktkosten, sondern auch Rabatte, Skonti oder Liefergebühren.
• Zusätzliche Kosten berücksichtigen: Beim Kochen oder Mixen fallen oft weitere Zutaten an, die in der Kalkulation nicht übersehen werden dürfen.
• Waste Management: Verderb, Bruch oder Ausschuss beeinflussen die Kosten und müssen eingeplant werden.

F+B-Kalkulation: Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten

• Direkte Kosten: Dies sind Kosten, die direkt dem Verkauf eines Gerichts oder Getränks zugeordnet werden können. Dazu gehören etwa die Zutaten eines Gerichts oder die Spirituosen in einem Cocktail. Sie sind variabel und ändern sich mit der Menge der verkauften Einheiten.
• Indirekte Kosten: Diese Kosten fallen unabhängig von der Menge der verkauften Einheiten an. Beispiele sind Mieten, Gehälter oder Kosten für Energie. Obwohl sie nicht direkt einem bestimmten Gericht oder Getränk zugeordnet werden können, müssen sie dennoch in der Gesamtkalkulation berücksichtigt werden, um einen realistischen Verkaufspreis festzulegen.

Die genaue Kenntnis dieser Grundlagen ermöglicht eine präzise und realistische Kalkulation, die sowohl den Gastronomen als auch den Gästen zugutekommt.

Welche Faktoren beeinflussen die Preiskalkulation in der Gastronomie?

Harte Faktoren

1. Warenkosten Einkauf: Zu Beginn stehen immer die Ausgaben für die verwendeten Lebensmittel. Das beinhaltet nicht nur den Einkaufspreis, sondern auch Kosten für Lieferung, Transport, Lagerung und Qualitätskontrollen. Ein zentrales Ziel ist es, die beste Qualität zum geringstmöglichen Preis zu erlangen. Ein präzises Vorgeben von Portionsgrößen unterstützt dabei, den Wareneinsatz pro Portion exakt zu berechnen.

2. Gemeinkosten: Diese Kosten sind unvermeidbar und umfassen fixe sowie variable Posten. Hierzu zählen unter anderem Wasser, Energie, Wartungen, Lagerung, Reinigung, Mieten und Marketingausgaben. Auch, wenn Sie nicht direkt in die Kalkulation einfließen, so doch über Umwege. Schließlich müssen auch die Gemeinkosten durch den Verkauf der Speisen und Getränke gedeckt werden.

3. Personalkosten: Ein signifikanter Kostenfaktor sind die Lohnkosten. Neben den Grundlöhnen müssen daher auch Lohnnebenkosten, Urlaubsgelder und Sozialabgaben eingeplant werden. Dies wird bei der Nutzung des Prime Cost Ansatzes besonders deutlich.

4. Gewinnmarge: Der Gewinn dient dem Wachstum und sichert Investitionen. Bei der Kalkulation muss beachtet werden, dass die Marge bei Getränken meist höher liegt als bei Speisen.

5. Steuern: Unabdingbar ist auch die korrekte Abführung der Steuern an den Staat. Denken Sie auch stets daran, bei allen Berechnungen und der Kalkulation mit den Nettowerten zu rechnen, also ohne Mehrwertsteuer.

Weiche Faktoren

6. Gäste-Zahlungsbereitschaft: Jede Zielgruppe hat eigene Qualitätsansprüche. Preisgrenzen sollten aber, basierend auf Marktforschung, der Marktlage, den Mitbewerbern und Gästeerfahrung, nicht überschritten werden.

7. Lieferantenauswahl: Die Preisgestaltung der Lieferanten kann stark variieren. Regelmäßige Marktanalysen und Vergleiche sichern daher stets optimale Einkaufskonditionen.

8. Saisonale Artikel: Die Preise mancher Waren schwanken je nach Saison deutlich. Eine flexible Speisekarte kann hierbei zudem Kosten senken und zusätzlich Abwechslung für die Gäste bieten. Durch die Verwendung saisonaler Produkte können Sie sehr viel Geld sparen. Kontrollieren Sie die EK-Preise regelmäßig.

9. Zubereitung: Der Einsatz exklusiver Zutaten kann den Verkaufspreis beeinflussen. Auch Verluste durch Zubereitungsschritte, Schälen, Abschnitte etc. sollten bedacht werden.

10. Haltbarkeit: Effizientes Lagermanagement und Bestandsprotokollierung verhindern Verluste durch verderbliche Waren. Beachten Sie auch stets das FIFO Prinzip – also First In First Out. Das, was zuerst ins Lager kam, sollte auch als Erstes das Lager wieder verlassen.

Eine genaue und gründliche Kalkulation ist essenziell. Sie beeinflusst nicht nur die Rentabilität des Unternehmens, sondern trägt auch zur Kundenzufriedenheit und zur Qualität des Angebots bei. Ein bewusster Umgang mit den genannten Faktoren ist daher für jeden Gastronomen unerlässlich.

Speisen und Getränke Kalkulation Gastronomie: Die wichtigsten Kalkulationsmodelle

Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Kalkulationsmodelle entwickelt, um den Verkaufspreis von Speisen und Getränken optimal zu bestimmen. Früher war die einfache Aufschlagkalkulation das dominierende Modell: Einfach den Einkaufspreis mit einem Faktor, oft 300 % oder 400 %, multiplizieren. Doch im modernen Gastgewerbe ist dieser Ansatz, wenn überhaupt, nur noch selten zu finden.

1. Die einfache Aufschlagkalkulation

Das historisch gängigste Modell. Hier wird der Einkaufspreis eines Artikels direkt mit einem festgelegten Prozentsatz aufgeschlagen. Es bietet Schnelligkeit und Einfachheit, kann aber in der heutigen komplexen Gastronomielandschaft zu ungenauen Preisfestsetzungen führen.

2. Die ausführliche Aufschlagkalkulation

Im Gegensatz zur einfachen Variante berücksichtigt dieses Modell die aktuellen, tatsächlichen Kosten. Um ein genaues Bild zu erhalten, wird ein spezifisches Gericht zubereitet und jeder Arbeitsschritt zeitlich erfasst. Auch die tatsächlichen Zubereitungskosten, wie Energie, werden berücksichtigt. Das Ergebnis ist eine genauere Verteilung der Kosten auf die einzelnen Produkte. So werden aufwendige Gerichte entsprechend teurer und einfachere Gerichte günstiger kalkuliert. Diese Methode bietet eine genauere Darstellung des Wareneinsatzes und fördert eine faire Preisgestaltung.

3. Die Zielkostenkalkulation

Bei diesem Ansatz beginnt man mit dem gewünschten Verkaufspreis eines Produktes und berechnet rückwärts, wie viel man für die Herstellung ausgeben kann. Das Endziel ist es, den maximalen Gewinn bei einem gegebenen Verkaufspreis zu erzielen. Nachdem man den Betrag ermittelt hat, den man für die Ware ausgeben kann, kann man Ausschreibungen bei Lieferanten machen. Es ist ein proaktiver Ansatz, der hilft, Kosten effizient zu gestalten und den gewünschten Profit zu sichern.

Weitere Informationen zu den einzelnen Modellen finden Sie hier:

Die Auswahl des passenden Modells hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art des Gastronomiebetriebs, der angebotenen Speisen und Getränke und der Zielgruppe. Es ist wichtig, dass Gastronomen ein tiefes Verständnis für die einzelnen Modelle entwickeln, um fundierte Entscheidungen für ihren Betrieb zu treffen.

Prime Cost Kalkulation: Der moderne Ansatz in der Gastronomie

In Zeiten wachsender Komplexität und dynamischer Marktveränderungen in der Gastronomie benötigen Betriebe präzise und adaptive Kalkulationsmethoden. Eine Methode, die in den vergangenen Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat, ist die Prime Cost Kalkulation.

Was ist die Prime Cost Kalkulation?

Die Prime Cost Kalkulation ist eine Methode, bei der sowohl der Wareneinsatz als auch die Personalkosten berücksichtigt werden, um den effektiven Kostenpunkt eines Produktes oder einer Dienstleistung zu bestimmen. Sie gibt Gastronomen ein umfassendes Bild davon, wie viel ein bestimmtes Gericht oder Getränk tatsächlich kostet.

Warum ist die Prime Cost so relevant?

• Vollständigkeit: Im Gegensatz zu anderen Methoden, die vielleicht nur den Wareneinsatz berücksichtigen, liefert die Prime Cost Kalkulation ein ganzheitliches Bild der Kosten, indem sie sowohl Material- als auch Arbeitskosten in die Gleichung einbezieht.
• Flexibilität: In einer Branche, in der saisonale Zutaten, wechselnde Personalverfügbarkeiten und schwankende Energiepreise die Regel sind, bietet die Prime Cost Kalkulation die Möglichkeit, sich an diese Veränderungen anzupassen und die Preise entsprechend zu gestalten.
• Genauigkeit: Durch das Erfassen und Einbeziehen aller Kostenfaktoren können Gastronomen den tatsächlichen Gewinn oder Verlust für ein bestimmtes Produkt ermitteln. Dies ermöglicht es ihnen, fundierte Entscheidungen über Preise, Menügestaltung und Betriebsstrategien zu treffen.

Die Prime Cost Kalkulation erfordert eine sorgfältige Datenerfassung und -analyse. Dies bedeutet, regelmäßig Inventuren durchzuführen oder Arbeitszeiten zu überwachen. Mit dieser detaillierten Aufschlüsselung können Gastronomen Preise festlegen, die sowohl für den Betrieb als auch für den Kunden fair sind.

In der modernen Gastronomie, in der Margen oft dünn sind und jeder Cent zählt, bietet die Prime Cost Kalkulation einen frischen, datengesteuerten Ansatz, um den Betrieb rentabel zu halten und gleichzeitig hervorragende Produkte und Dienstleistungen anzubieten.

Kalkulation Gastronomie Rechner kostenlos

Zur Kalkulation der verschiedenen Modelle für Speisen und Getränke und auch zur Kalkulation rein von Getränken in der Gastronomie haben wir Ihnen verschiedene Excel Dateien zum kostenlosen Download zusammengestellt. Nutzen Sie diese zur Preiskalkulation in Ihrer Gastronomie. Hier unsere kostenlosen Excel Vorlagen:

• Aufschlagkalkulation einfach: Diese Excel-Vorlage hilft bei der Anwendung und Berechnung der einfachen Aufschlagkalkulation.
• Zielkostenkalkulation: Mithilfe dieser Excel-Vorlage können Sie eine Zielkostenkalkulation durchführen.
• Kalkulation von offenen Weinen und Spirituosen: Offene Weine und Spirituosen werden oft anders berechnet als Flaschenware. Hier können Sie diese Preise genau berechnen.
• Wareneinsatz: Der absolute Klassiker unter allen Kennzahlen in der Gastronomie. Mit dieser Excel-Vorlage berechnen Sie ganz einfach Ihren Wareneinsatz.

Die Kunst der Getränkekalkulation

Getränkekalkulation in der Gastronomie ist eine Kunst für sich. Im Gegensatz zur Speisenkalkulation bringt sie eigene Herausforderungen mit sich, die eine besondere Aufmerksamkeit erfordern. Allerdings sind diese Herausforderungen denen aus der Speisenkalkulation sehr ähnlich. Wir haben einen umfangreichen Guide für die Getränke Kalkulation erstellt. Hier finden Sie umfangreiche Informationen und Tipps, wie Sie Getränke berechnen sollten.

Spezifische Herausforderungen

• Schwankende Einkaufspreise: Alkoholische Getränke, insbesondere Weine und Spirituosen, können je nach Ernte, Jahreszeit oder Marktbedingungen variieren.
• Verderb und Verschwendung: Offene Weine oder bestimmte Cocktails-Zutaten haben eine begrenzte Haltbarkeit. Unnötiger Ausschank oder Verschütten kann zu Verlusten führen.
• Diversität im Angebot: Von alkoholfreien Getränken über Cocktails und Weine bis zu hochwertigen Spirituosen – die Bandbreite erfordert eine differenzierte Kalkulation.
• Offene Weine: Anpassen der Preise an die Mengen. Ein Glas Wein 0,2l sollte nicht das Doppelte von einem Glas Wein 0,1l kosten. Immerhin sind die Personalkosten gleich, das Spülen des Glases ist gleich teuer etc. Hier sollte eine differenziertere Kalkulation erfolgen. Siehe hierzu auch unsere kostenlose Excel Vorlage zur Kalkulation von offenen Weinen und Getränken.

Tipps zur Optimierung der Kalkulation und Profitabilität in der Gastro

1. Mengenrabatte nutzen: Bei häufig verkauften Speisen und Getränken kann der Großeinkauf zu Rabatten führen.
2. Mischungsverhältnisse beachten: Ein präziser Ausschank und genaue Portionierung, unterstützt durch geeichte Geräte oder geschultes Personal, sorgen für Konsistenz und Kostenkontrolle.
3. Saisonale Angebote: Nutzen Sie saisonale Zutaten und Deko (wie bei Cocktails) für spezielle Gerichte und Getränke, um Kosten zu senken und Gäste anzulocken.
4. Menü-Rotation: Ändern Sie das Menü regelmäßig, um Abwechslung zu bieten und gleichzeitig die Vorräte optimal zu nutzen.
5. Abfallmanagement: Minimieren Sie Lebensmittelabfälle durch effektive Planung und Lagerung.
6. Lieferanten-Beziehungen: Pflegen Sie gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten, um günstigere Preise oder exklusive Angebote zu erhalten.
7. Effiziente Küchenausrüstung: Investieren Sie in effiziente Küchengeräte, um Energiekosten zu sparen und die Zubereitung zu beschleunigen.
8. Feedback-System: Sammeln Sie Feedback von Gästen, um die Beliebtheit von Speisen und Getränken zu bewerten und das Angebot entsprechend anzupassen.
9. Upselling und Cross-Selling: Schulen Sie Ihr Personal im gezielten Verkauf von höherpreisigen Gerichten oder Getränken und passenden Kombinationen.
10. Kostenkontrolle: Führen Sie regelmäßige Kostenanalysen durch, um sicherzustellen, dass Sie innerhalb Ihres Budgets arbeiten und um Bereiche mit Verbesserungspotential zu identifizieren.

Durch die Berücksichtigung dieser Tipps können Gastronomen ihr Angebot optimieren und die Profitabilität nachhaltig steigern. Es ist wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln und neue Strategien auszuprobieren, um in der dynamischen Gastronomiewelt erfolgreich zu sein und zu bleiben.

Fazit

Eine präzise Kalkulation ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Gastronomiebetriebs. Sie beeinflusst nicht nur den Profit, sondern auch die Kundenzufriedenheit. Ich möchte Sie daher ermutigen, stetig ihr Kalkulationswissen zu vertiefen, die Kalkulation ständig zu aktualisieren und alle verfügbaren Ressourcen zu nutzen, um langfristig erfolgreich zu sein.

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