F&B Kalkulation - die Königsdisziplin der Gastro

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Einführung in die Kalkulation für die Gastronomie

Mit der richtigen Kalkulation von Speisen und auch mit der korrekten Getränkekalkulation schützen Sie Ihre gastronomische Existenz. Nur wenn Sie sauber Speisen und Getränke in Ihrer Gastronomie kalkulieren, Ihre Kosten kennen und das Preisgefüge immer wieder überprüfen, werden Sie erfolgreich sein. Kleine Fehler in der F&B Kalkulation können sich im Laufe der Zeit zu sehr großen Verlusten summieren. Um stets den Überblick zu behalten, sollten Sie sich mit dem -> Thema Kennzahlen auch einmal auseinandersetzen.

Die Zusammensetzung des Verkaufspreises

Der letztendliche Preis eines Gerichtes in der Speisekarte Ihrer Gastronomie setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

1. Warenkosten
2. Gemeinkosten
3. Personalkosten
4. Gewinn
5. Mehrwert-/Umsatzsteuer

zu 1.: Die Kalkulation beginnt mit den Kosten für das Lebensmittel selbst, also mit den Warenkosten / dem Wareneinsatz. Die Warenkosten ihrerseits setzen sich zusammen aus dem eigentlichen Warenwert (Listenpreis), zzgl. Liefer- oder Transport- oder sonstiger Kosten, abzgl. gewährter Rabatte.

zu 2.: Hinzu kommen die Gemeinkosten. Hierzu zählen praktisch alle Kosten, die im Betrieb entstehen außer Personal- und Warenkosten. Alle fixen und variablen Kosten wie Strom, Gas, Wasser, Müllentsorgung, Wartungen, Mieten, Pachten, Leasinggebühren, etc. zählen dazu.

zu 3.: Ein großer Bereich sind die Personalkosten. Zu diesen zählen die Löhne selbst, aber auch die Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungsabgaben, Urlaubsgeld, etc. Es gibt Kalkulationsmodelle, die innerhalb des Personalkostenblocks nochmals unterscheiden zwischen den Kosten für das Personal, das unmittelbar mit der Herstellung und/oder dem Verkauf der Speisen und Getränke betraut ist (Küche/Service) und dem Stabs-Personal, wie Buchhaltung, Marketing, Geschäftsführung.

Übrigens: Ob ein Koch ein Rinderfilet brät oder eine Bratwurst, kostet aus Personalkostensicht dasselbe (weil ungefähr die gleiche Zeit dafür notwendig ist). Mit dem Filet werden Sie aber (eine saubere Kalkulation natürlich vorausgesetzt) deutlich mehr Gewinn machen!

zu 4.: Der Gewinn, ist der Lohn der ganzen Mühe. Er belohnt für das unternehmerische Risiko und schafft Platz für zukünftige Investitionen.

zu 5.: Zuletzt ist im Verkaufspreis in Ihrer Speisekarte auch die Mehrwertsteuer (in diesem Zusammenhang auch Umsatzsteuer) von 19% enthalten. Diese dürfen Sie bei der Kalkulation keinesfalls vergessen.

Welche Kriterien beeinflussen den Preis?

Der Kartenpreis wird durch verschiedene Faktoren beeinflusst, auf die im nachfolgenden näher eingegangen werden soll:

1. Einkaufspreis
2. Qualitätsanspruch
3. Warenpflege
4. Verluste durch Putzen, Zubereiten
5. Rezeptur
6. Portionsgröße
7. Marktsituation und Mitbewerber

(bitte klicken Sie auf den jeweiligen Punkt zum Weiterlesen)

Die Kalkulationsmodelle

Für die Gastronomie gibt es die unterschiedlichsten Modelle für die Kalkulation von Speisen und Getränken. Über Generationen hinweg wurde aber früher fast ausschließlich die einfache Aufschlagskalkulation angewandt - also Einkaufspreis mal 300% oder 400% und fertig war die Kalkulation. Heute wendet man diese Methode praktisch nicht mehr an bzw. nur in einigen Fällen in denen es angebracht sein kann.

Nachfolgend werde ich Ihnen drei verschiedene Grundmodelle für die Kalkulation vorstellen:
A. Aufschlagskalkulation (einfache Form)
B. Aufschlagskalkulation (ausführlichere Form)
C. Zielkostenkalkulation

Kalkulation offener Weine

Im Downloadbereich finden Sie eine Excel-Datei [35 KB] mit deren Hilfe Sie Glaspreise für offene Weine Excel [35 KB] ausrechnen können. Die Berechnung ist so angelegt, dass eine nicht lineare Berechnung erfolgt. Das heißt, dass ein 0,20l Glas im Verhältnis teurer angeboten wird, als eine Karaffe mit 0,50l. Zum einen will man dem Gast ja einen Anreiz geben, mehr zu konsumieren und dadurch mehr Umsatz zu machen. Zum anderen hat man durch den Verkauf einer Karaffe weitere Vorteile wie die Tatsache, dass man sich 1-2 Wege sparen kann, da der Gast länger versorgt ist.

Stars und Penner

Das Menu Engineering Worksheet [161 KB] ist ein Instrument zur Einteilung Ihrer verkauften Produkte (Speisen & Getränke) in vier verschiedene Gruppen: Stars, Puzzle, Renner und Penner. In die Excel-Liste (im Downloadbereich) [161 KB] geben Sie die Artikel aus einer Warengruppe (also z.B. alle Ihre Flaschenweine, alle Ihre Cocktails, alle Ihre Hauptspeisen, alle Ihre Kuchen, etc.) ein. Sie brauchen lediglich den Netto-EK, den Netto-VK und die verkaufte Menge in dem gewünschten Zeitraum (ich empfehle mindestens 3 Monate, besser 6 oder sogar mehr - um ein wirklich aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten).

Wichtig ist, dass Sie nie Äpfel mit Birnen vergleichen! Wenn Sie Weine eintragen, dann dürfen alles nur Flaschenweine sein oder alles nur offene Weine einer bestimmten Größe. Bei Speisen ist es einfacher - hier geben Sie einfach die Anzahl der verkauften Portionen an. Sie erhalten dann nach Eingabe der gesamten Warengruppe eine verlässliche Analyse. Dabei werden zwei Aspekte genau betrachtet. Zum einen ist die verkaufte Menge des Artikels relevant und ob diese über oder unter dem Durchschnitt liegt. Zum anderen ist der Deckungsbeitrag wichtig und ob dieser über oder unter dem Durchschnitt liegt. Hier die Erklärung der Gruppen im Einzelnen:

Gruppen & Definition

Welche Maßnahmen sind zu ergreifen?

Software

Auf dem Markt gibt es sehr viele Anbieter von Kalkulations- oder auch Rezeptursoftware. Ich selbst habe mir für meine Betriebe mehrere Programme angeschaut. Leider war nie das passende dabei. Entweder konnten die Programme nicht das, was ich wollte oder sie waren zu schwach oder auch viel zu komplex. Vielleicht gibt es die passenden Programme für Sie. In jedem Fall sollten Sie sich einmal mit dem Thema beschäftigen und ggf. sich Demos von dem einen oder anderen Programm kommen lassen.

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