Inventur und Lager im Gastgewerbe
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Begriffserklärung
Zum Begriff Inventur sagt Wikipedia (gekürzt): Die Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag ermittelt und schriftlich niedergelegt. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt. Jeder Kaufmann ist zur Inventur verpflichtet, und zwar wenn er ein Unternehmen gründet oder übernimmt, wenn er es schließt, sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres (also meist am 31.12.).
Warenbestandsaufnahme
In diesem Abschnitt soll es insbesondere um den praktischen Teil der Warenbestandsaufnahme in der Gastronomie (Speisen und Getränke) gehen, den man auch "körperliche Inventur" nennt und der sich durch zählen, messen und wiegen ausdrückt. Die Invenur in der Gastronomie unterscheidet sich da wenig von anderen Branchen. Üblicherweise wird diese körperliche Bestandsaufnahme am 31.12. eines Jahres gemacht, bzw. am 01.01., da man ja als Gastromom am Silvesterabend sicher Besseres zu tun hat, als seine Wasserflaschen zu zählen :)
Natürlich macht es auch Sinn, eine monatliche Inventur in der Gastronomie durchzuführen, um einen verlässlicheren Wert des Wareneinsatzes ermitteln zu können und so das allgemeine Kostenmanagement aussagekräftiger zu machen. Zum Thema Wareneinsatz, -kontrolle und Kostenmanagement finden Sie einen Artikel im Bereich > Controlling & Kennzahlen.
Eine > Checkliste, die Ihnen dabei helfen soll, die Inventur langfristig zu planen, finden Sie hier.
Fragen und Antworten zum Thema Inventur
+ Wer führt die Inventur durch?
Am besten wählen Sie jemanden, der nicht unbedingt aus dem Einkauf, dem Lagerwesen oder der Buchhaltung kommt, um ggf. Manipulationen aus Eigeninteresse oder Vertuschung zu vermeiden. Aus fachlicher Sicht macht es natürlich großen Sinn, dass z.B. der Küchenchef die Inventur der Spesien vornimmt, da kaum ein fachfremder Mitarbeiter erkennen kann, um welches Stück Fleisch es sich genau handelt.
+ Braucht man eine Checkliste für die Inventur?
Es macht großen Sinn, eine Checkliste für die Inventur zu erstellen. So kann es dann nicht passieren, dass ein Lagerraum vergessen wird oder z.B. dass man die Spirituosen im kleinen Tiefkühlschrank im 2. Keller rechts vergisst. Ebenso ist eine > Checkliste für die Vorbereitung der Inventur sehr sinnvoll.
+ Wie vermeidet man Doppelaufnahmen?
Das doppelte Aufnehmen eines Artikels oder auch das Vergessen einzelner Positionen müssen vermieden werden. Man sollte in jedem Raum sehr strukturiert vorgehen z.B. immer von vorne links nach hinten rechts und von oben nach unten. Und das sollte man in jedem Raum gleich machen!
+ Was ist mit Lieferungen am Inventurtag?
Man sollte darauf achten, dass neue Lieferungen am Inventurtag nicht mit aufgenommen werden. Am besten man lässt alle Lieferungen an einer Stelle (am Wareneingang) stehen und verräumt diese erst nach Beendigung der Bestandsaufnahme.
+ Was ist mit Kommissionsware?
Wenn man von einem Lieferanten Ware auf Kommission erhalten hat (wie beispielsweise eine größere Position Wein), so darf man diese nicht mit in der Inventur aufnehmen, da diese Ware noch dem Lieferanten gehört und damit nicht zum Eigentum des Gastromomen zu zählen ist.
+ Wie schreibe ich alles auf?
Zur Aufnahme der Inventur braucht man eine passende Liste. Wenn man auf keine bestehende Liste aus dem Vorjahr zurückgreifen kann (was natürlich dann spätestens ab dem 2. Jahr alles deutlich einfacher macht), nehmen Sie doch gerne meine > Vorlage zur Inventuraufnahme [179 KB]
im Downloadbereich.
+ Bleistift oder Kuli?
Bitte verwenden Sie für die Eintragungen in der Liste immer einen Kuli oder Faserschreiber, aber keinen Bleistift. Man kann aber z.B. auch einen Schmierzettel verwenden, um etwas vorzuschreiben.
+ Welchen Preis lege ich bei der Bewertung zu Grunde?
In die Inventurbewertung gehört der Netto-Einkaufspreis der einzelnen Artikel. Bei Fertig- oder Halbfertigprodukten müssen Sie den Preis kalkulieren oder auch in gewissem Rahmen schätzen. Wenn Sie also 1l Jus im Kühlhaus haben, setzen Sie dafür einen festen Preis an oder machen Sie sich die Mühe und berechnen Sie die genauen Kosten dafür (Knochen, Gemüse, Gewürze, aber auch einen Energieanteil). Haben Sie den gleichen Artikel zu unterschiedlichen Preisen eingekauft (also z.B. 10 Packungen Zucker aus einer früheren Lieferung für € 0,90 und 10 Packungen Zucker aus einer Sonderlieferung für € 0,80, dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie bilden einen mittleren Preis, den Sie dann für alle Packungen ansetzen oder aber Sie machen sich die Mühe und legen den Artikel in der Inventurliste zweimal an mit dem jeweiligen EK-Preis. Beides ist zulässig.
+ Welche Menge ist in der angebrochenen Flasche?
Bei einer Inventur muss man auch die angebrochenen Flaschen an der Bar zählen. Dabei gibt es zwei sehr gute Tricks, um die Menge besser berechnen oder abschätzen zu können. Zum ersten empfehle ich, die Flaschen hinzulegen. So kann man viel besser erkennen, ob die Flasche mehr oder weniger als halbvoll ist. Eine genauere Möglichkeit besteht darin, dass man sich für die verschiedenen Flaschenformen ein Messstreifen anfertigt. Das kann man in Ruhe im Vorfeld machen und über viele Jahre verwenden. Man nimmt dazu einen stabilen Papierstreifen, den man mit Tesafilm an eine leere Flasche klebt. Man verwendet einen kleinen Messbecher und gibt zunächst 1cl oder auch 10cl Wasser in die Flasche (je nachdem wie genau man vorgehen möchte) und macht eine entsprechende Markierung auf dem Papierstreifen. Dies wiederholt man, bis die Flasche gefüllt ist. Nun nimmt man den Papierstreifen ab und kann diesen immer wieder verwenden. Man legt ihn an eine Flasche an und kann leicht die Menge ablesen. Dies muss man natürlich für alle Flaschenformen separat machen.
+ Braucht man ein Inventurprotokoll?
Ein Inventurprotokoll ist sehr hilfreich. Hierin sollte man vermerken wer die Inventur gemacht hat, wann sie durchgeführt wurde, ob es Besonderheiten gab, ob z.B. verdorbene Ware gefunden wurde, die nicht mitgezählt wurde, etc. Nehmen Sie das Protokoll zu den Unterlagen. Für eine spätere Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit hilft ein Protokoll weiter.
Inventurbewertung
Nachdem alles aufgenommen und in die Listen eingetragen ist erfolgt eine Bewertung des Bestandes. Wichtig ist dabei, dass Sie die aktuellen Nettoeinkaufspreise zu Grunde legen. Sollten Sie gemischte Bestände haben, z.B. Zucker aus einer älteren Lieferung zum Preis x und einer jüngeren Lieferung zum Preis y, so können Sie aus den beiden Preisen ein Mittel bilden. Sie können aber auch den zuletzt gezahlen Preis nehmen, da davon ausgegangen werden kann, dass ältere Bestände auch als erstes erbraucht worden sind.
Der genaue Einkaufspreis berechnet sich wie folgt:
Nettopreis des Produktes - Rabatte - Boni - Skonto + anteilige Transport- bzw. Portokosten + sonstiger Kosten, die mit dem Einkauf des Produktes verbunden sind = Produktpreis für die Inventurbewertung
Tipp: Lassen Sie sich von Ihren Lieferanten am besten rechtzeitig eine Übersicht aller Ihrer dort gekauften Artikel zusenden. Das macht die Prüfung deutlich einfacher, als wenn Sie beispielsweise alle Lieferscheine und Rechnungen durcharbeiten müssten. Mit Hilfe der Inventur lässt sich dann der > Wareneinsatz genau ermitteln.
Lagerhaltung
Im Laufe der Jahre (Jahrzehnte) hat sich die Einstellung zur Lagerhaltung massiv verändert. War es früher ein gewisses Zeichen von Wohlstand und Status, ein großes Lager vorweisen zu können, ist es heute eher wichtig, ein möglichst kleines Lager zu haben. Heute ist es fast eine kleine Wissenschaft für sich, die richtige Lagerhaltung für sich zu finden. Dabei sind viele Faktoren zu beachten:
- Liefertage der einzelnen Lieferanten
- Einkauf von Sonderposten bzw. speziellen Angeboten bei Kauf von größeren Mengen
- Saisonale Schwankungen von Produkten
- Mindestlieferbeträge
- u.s.w.
Hier sollte man stets das richtige Maß finden - schließlich will man mit seinem Geld arbeiten und dies nicht unnötig im Lager gebunden haben. Durch die regelmäßig durchfeführten Inventuren stellt man den tatsächlichen Bestand fest und kann bei zu großen Werten ggf. besser gegensteuern und sein Lager- bzw. Einkaufsverhalten prüfen oder ändern.
Externe Links zum Thema Inventur
> Merkblatt eines Steuerberaters zum Thema Inventur (extern)
> Definition von Inventur - bei Gabler Wirtschaftslexikon
> Formular zur Inventuraufnahme (Excel) [179 KB]
- hier im Downloadbereich
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