Begriffserklärung
Die Bereiche Inventur und Lager im Gastgewerbe werden gerne einmal vernachlässigt. Dabei schlummern hier oft Werte im hohen vier- oder gar fünfstelligen Bereich. Unter einer Inventur versteht man das Erfassen aller vorhandenen Bestände. Durch die Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag (meist zum Monats- oder Jahresende) ermittelt und schriftlich niedergelegt. Jeder Kaufmann ist zur Inventur verpflichtet, und zwar wenn er ein Unternehmen gründet oder übernimmt, wenn er es schließt, sowie zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres (also mehrheitlich zum 31.12.).
Warenbestandsaufnahme – Physische Aufnahme der Inventur
In diesem Abschnitt soll es insbesondere um den praktischen Teil des Themas Inventur und Lager im Gastgewerbe gehen, der Warenbestandsaufnahme von Speisen und Getränken. Diesen nennt man auch die „körperliche Inventur“, die durch Zählen, Messen und Wiegen geprägt ist. Die Inventur in der Gastronomie unterscheidet sich da wenig von anderen Branchen. Üblicherweise wird diese körperliche Bestandsaufnahme am 31.12. eines Jahres gemacht, oder am 01.01., da man ja als Gastronom am Silvesterabend sicher Besseres zu tun hat, als seine Wasserflaschen zu zählen. 🙂
Natürlich ist es sinnvoll, eine monatliche Inventur in der Gastronomie durchzuführen, um einen verlässlicheren Wert des Wareneinsatzes ermitteln zu können und so das allgemeine Kostenmanagement aussagekräftiger zu machen.
Inventurbewertung
Nachdem alles aufgenommen und in die Listen eingetragen ist, erfolgt eine Bewertung des Bestandes. Wichtig ist dabei, dass Sie die aktuellen Nettoeinkaufspreise zugrunde legen. Sollten Sie gemischte Bestände haben, z. B. Zucker aus einer älteren Lieferung zum Preis x und einer jüngeren Lieferung zum Preis y, so können Sie aus den beiden Preisen ein Mittel bilden. Sie können aber auch den zuletzt bezahlten Preis nehmen, da davon ausgegangen werden kann, dass ältere Bestände auch als Erstes verbraucht worden sind.
Der genaue Einkaufspreis berechnet sich wie folgt:
Nettopreis des Produktes – Rabatte – Boni – Skonto + anteilige Transport- oder Portokosten + sonstiger Kosten, die mit dem Einkauf des Produktes verbunden sind = Produktpreis für die Inventurbewertung
Tipp: Lassen Sie sich von Ihren Lieferanten am besten rechtzeitig eine Übersicht aller Ihrer dort gekauften Artikel zusenden. Das macht die Prüfung deutlich einfacher, als wenn Sie beispielsweise alle Lieferscheine und Rechnungen durcharbeiten müssten. Mithilfe der Inventur lässt sich dann der > Wareneinsatz genau ermitteln.
Lagerhaltung
Im Laufe der Jahre (Jahrzehnte) hat sich die Einstellung zur Lagerhaltung massiv verändert. War es früher ein gewisses Zeichen von Wohlstand und Status, ein großes Lager vorweisen zu können, ist es heute eher wichtig, ein möglichst kleines Lager zu haben. Heute ist es fast eine kleine Wissenschaft für sich, die richtige Lagerhaltung für sich zu finden. Dabei sind viele Faktoren zu beachten:
– Liefertage der einzelnen Lieferanten
– Einkauf von Sonderposten oder speziellen Angeboten bei Kauf von größeren Mengen
– Saisonale Schwankungen von Produkten
– Mindestlieferbeträge
– u.s.w.
Hier sollte man stets das richtige Maß finden – schließlich will man mit seinem Geld arbeiten und dies nicht unnötig im Lager gebunden haben. Durch die regelmäßig durchgeführten Inventuren stellt man den tatsächlichen Bestand fest und kann bei zu großen Werten ggf. besser gegensteuern und sein Lager- oder Einkaufsverhalten prüfen oder ändern.
Fragen und Antworten zum Thema Inventur
Wer führt die Inventur durch?
Benötigt man eine Checkliste für die Inventur?
Wie vermeidet man Doppelaufnahmen?
Was ist mit Lieferungen am Inventurtag?
Was ist mit Kommissionsware?
Wie schreibe ich alles auf?
Bleistift oder Kuli?
Welchen Preis lege ich bei der Bewertung zugrunde?
Haben Sie den gleichen Artikel zu unterschiedlichen Preisen eingekauft (also z.B. 10 Packungen Zucker aus einer früheren Lieferung für € 0,90 und 10 Packungen Zucker aus einer Sonderlieferung für € 0,80, dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie bilden einen mittleren Preis, den Sie dann für alle Packungen ansetzen oder aber Sie machen sich die Mühe und legen den Artikel in der Inventurliste zweimal an mit dem jeweiligen EK-Preis. Beides ist zulässig.
Welche Menge ist in der angebrochenen Flasche?
Eine genauere Möglichkeit besteht darin, dass man sich für die verschiedenen Flaschenformen ein Messstreifen anfertigt. Das kann man in Ruhe im Vorfeld machen und über viele Jahre verwenden. Man nimmt dazu einen stabilen Papierstreifen, den man mit Tesafilm an eine leere Flasche klebt. Man verwendet einen kleinen Messbecher und gibt zunächst 1cl oder auch 10cl Wasser in die Flasche (je nachdem wie genau man vorgehen möchte) und macht eine entsprechende Markierung auf dem Papierstreifen.
Dies wiederholt man, bis die Flasche gefüllt ist. Nun nimmt man den Papierstreifen ab und kann diesen immer wieder verwenden. Man legt ihn an eine Flasche an und kann leicht die Menge ablesen. Dies muss man natürlich für alle Flaschenformen separat machen.
