Budget - praktische Tipps

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Fangen Sie rechtzeitig an

Im September beginnt traditionell die Budgetsaison für das Folgejahr. Fangen Sie daher rechtzeitig mit den Vorbereitungen an. Es dauert erfahrungsgemäß durchaus mehrere Monate bis das Budget fertig ist. Man muss sich mit seinen Führungskräften beraten, Daten zusammentragen (siehe > Budget Vorbereitung), danach gilt es alle Zahlen in die richtige Form zu bringen und in die Vorlage einzugeben (siehe > Downloadbereich Budget [355 KB] ).

Wie ermitteln Sie die zukünftige Anzahl der Gäste?

Die Anzahl der Gäste für die Zukunft zu ermitteln ist keine leichte Aufgabe. Wenn Sie dies jedoch beherrschen, wird es Ihnen ein verlässlicheres Budget liefern, die Einsatzzeiten des Personal optimieren, den Einkauf verbessern, Ihre Ressourcen schonen und am Ende wird unter dem Strich deutlich mehr hängenbleiben. Ein Cateringunternehmen (Partyservice) hat es bei diesem Vorgang im Großen und Ganzen immer einfacher. Die Gästezahlen stehen fest und das Personal und der Wareneinkauf kann ideal koordiniert werden. Versuchen Sie mit Ihrer Gastronomie so nah wie möglich an diesen Zustand heranzukommen. Aber wie?

+ Führen Sie ein "Tagebuch"
Am besten Sie nehmen dazu ein Kalenderbuch oder auch ein Reservierungsbuch. Tragen Sie hier alles relevante eines Tages ein: Gästeanzahl, Wetter, besondere Veranstaltungen, Ferienzeiten oder Feiertag, sonstige Besonderheiten und Vorkommnisse. > Jahresplanung

+ Denken Sie an große TV-Events
Wenn im Fernsehen große Events übertragen werden (Fussball-WM, etc.) kann das deutlich weniger Geschäft bedeuten. Behalten Sie das also im Auge.

+ Beachten Sie große Veranstaltungen in Ihrer Stadt
Diese können entweder bedeuten, dass weniger Gäste zu Ihnen kommen oder aber auch, dass mehr los sein wird. Das hängt natürlich damit zusammen, ob Ihre Location im Bereich der Veranstaltung ist und dort eingebunden sein kann.

+ Wetterdienste
Verfolgen Sie regelmäßig die Wetterdienste. Am besten, Sie schauen sich mehrere Seiten an und bilden daraus das Mittel :) Kein Wetterdienst ist wirklich 100% verlässlich. Mit Hilfe des Wetters können Sie jedoch Ihre Dienstpläne optimieren und die Anzahl der Gäste besser einschätzen. Natürlich insbesondere dann, wenn Sie eine große Terrasse oder Biergarten haben.

Übrigens: Das Wetter bzw. die Temeperatur haben auch Einfluss auf die Essgewohnheiten der Gäste! Ist es kalt gehen eher warme Speisen oder auch mal ein heißer Apfelstrudel - ist es hingegen warm, werden z.B. Salate und leichte Speisen bevorzugt. Also kann sich auch die Küche bei ihrem Mise en place mithilfe der Wettervorhersage besser einstellen.

+ Flexiblere Arbeitszeiten
Besprechen Sie mit Ihrem Personal flexiblere Arbeitszeiten. Das könnte bedeuten, dass kurzfristig jemand eingerufen wird aber auch dass jemand kurzfristig zu Hause bleiben kann. Legen Sie Richtlinien fest, wie Sie damit umgehen wollen. Es sollte keine reine Willkür sein. Im besten Falle regeln Sie so etwas sogar schon im Arbeitsvertrag. (Schauen Sie sich doch einmal den Artikel zum Thema > Dienstplangestaltung an.)

+ Demographische Daten im Auge behalten
In der längeren Betrachtung sollten Sie sich auch mit den Bevölerungsdaten Ihrer Stadt/Region auseinandersetzen. Stellen Sie z.B. fest, dass in Ihrer Stadt der Anteil der über 60 Jährigen besonders hoch ist, könnten Sie für diese Zielgruppe mehr Angebote schaffen. Gleiches gilt für viele Kinder etc. Lesen Sie mehr dazu auch hier: > Zielgruppenmarketing

+ Trends
Informieren Sie sich stets über die aktuellen Trends in der Gastronomie. Bleiben Sie am Ball. Was sind die neusten Trends? Persönlicherer Service, Produkte der Region, Bio, gesundes Essen, Techniktrends jeder Art ...


Insgesamt sollte man immer mehr den Focus auf der Optimierung des Verkaufs und der Verbesserung der Vorhersage von Gästeaufkommen haben als auf das Reduzieren der Kosten. Damit wird man stets weiter kommen.

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