Buchhaltung für den Gastronom

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Ein selbstständiger Gastronom muss sich mit Speisen und Getränken auskennen, in vielen Fällen ist er sogar selbst der Koch. Darüber hinaus muss er aber auch noch eine Vielzahl von anderen Fähigkeiten besitzen, zum Beispiel die Führung von Mitarbeitern, Kommunikationsstärke oder Kontaktfreudigkeit. Daneben muss er auch über ein Grundwissen in der Buchhaltung verfügen. Auf was Sie dabei besonders achten müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Warum ist die Buchhaltung wichtig?

Bei der Buchhaltung werden sämtliche Geschäftsvorgänge festgehalten. Dadurch hat der Unternehmer immer einen Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben. Letztlich wird dadurch auch die Gewinn- und Verlust-Rechnung gebildet, der Gastronom erkennt also, ob sein Restaurant profitabel ist oder nicht. Doch nicht nur für den eigenen Überblick ist eine Buchhaltung unerlässlich, sie dient dem Staat auch zur Berechnung der Abgaben, die der Unternehmer leisten muss. Die Buchhaltung ist in Deutschland im Übrigen verpflichtend. Eine fehlerhafte oder sogar absichtlich manipulierte Buchführung wird mit einer saftigen Geldstrafe, im schlimmsten Fall sogar mit bis zu zehn Jahren Haft geahndet.

Buchhaltung auslagern oder selbst erledigen?

Viele Restaurantbesitzer heuern einen externen Steuerberater oder Buchhalter an, damit sie sich nicht selbst mit dem Rechnungswesen herumschlagen müssen. Klar, das ist bequemer, hat aber auch entscheidende Nachteile. Zum einen kostet ein zusätzlicher Mitarbeiter natürlich Geld. Zum anderen verlieren Sie aber auch leichter die Kontrolle über die Vorgänge in Ihrem Betrieb. Wer sich selbst um seine Buchhaltung kümmert, hat Einnahmen und Ausgaben immer im Blick und bleibt vor bösen Überraschungen verschont.

Mitarbeiter richtig abrechnen

In weiten Teilen der Gastronomie ist es immer noch Gang und Gäbe, dass das Personal teilweise bar auf die Hand bezahlt wird – ganz > ohne steuerliche Abgaben (externer Link DEHOGA). Vielen Gastronomen ist dabei nicht klar, dass sie damit eine Straftat begehen, die keine Lappalie ist. Bis zu 500.000 Euro werden fällig, wenn einem Restaurantbesitzer Schwarzarbeit nachgewiesen werden kann, ein Betrag, der den meisten Gastronomen das Genick brechen würde. Daher sollten Sie bei der Abrechnung Ihrer Mitarbeiter besonders sorgfältig vorgehen, denn hier schaut der Fiskus meistens ganz genau hin. Helfen kann dabei > eine Gehaltssoftware, wie sie die Experten von Lexware (externer Link) programmiert haben. Hier ein paar Artikel auf dieser Website, die Sie vielleicht auch interessieren könnten:

> Lohnoptimierung
> Mindestlohn im Gastgewerbe
> Mehrumsatz mit Spielen
> Mitarbeiter Benefits

Unterschiede zu anderen Branchen

Im Gegensatz zu anderen Branchen sollte ein Gastronom stets auf den > Standardkontenrahmen für Hotels und Gastronomie (externer Link) zurückgreifen. Dieser ist von der DATEV speziell auf die Bedürfnisse von Hotel- und Gaststättenbetrieben zugeschnitten worden. Im Gegensatz zu einigen anderen Branchen sollte in der Gastronomie die Soll-Buchhaltung der IST-Buchhaltung immer vorgezogen werden. Nur hier werden wirklich alle Geschäftsvorgänge mit eingerechnet, so zum Beispiel auch noch nicht gezahlte Rechnungen.

Ordnung muss sein

Eine gute Buchführung basiert darauf, dass Sie alle Belege, Rechnungen, Gutscheine, Bons etc. richtig abrechnen. Das geht natürlich nur, wenn Sie auch wirklich alles aufheben und korrekt abheften. Daher spielt Ordnung eine sehr wichtige Rolle in der Buchhaltung. Fallen dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung aber Unregelmäßigkeiten oder Schlampereien auf, kann es für den Gastronom schnell brenzlig werden. Bei absichtlich herbeigeführten Differenzen, also Steuerhinterziehung, winken saftige Geld-, im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen.

Doch auch Schlamperei wird bestraft. Kommt der Finanzbeamte mit der Buchführung nicht klar, bricht er die Untersuchung ab und lässt Ein- und Ausgaben des Betriebs schätzen. Dabei wird der Umsatz meist etwas höher eingeschätzt, als er in Wirklichkeit ausfällt. Der Gastronom muss dann Steuern nachbezahlen. Um die Übersicht stets zu behalten, kann es auch hilfreich sein, > eine speziell für die Gastronomie ausgelegte Buchhaltungssoftware zu verwenden (externer Link). Auffällige Unternehmen werden übrigens auch gerne öfter vom Finanzamt besucht. Eine ordentliche Buchführung lohnt sich daher also gleich aus mehrfacher Sicht.