Wenn große Events und Veranstaltungen bevorstehen, gibt es eine Menge im Vorfeld zu tun. Die Organisation muss vom Scheitel bis zur Sohle stehen, der Ablauf des Events oder der Feier muss perfekt sein, damit die Gäste / Kunden letztlich zufrieden sind. Je nach Größe der Festlichkeit und des Aufwandes, kann da schon einiges auf den Veranstalter und Ausrichter zukommen.
Wichtig ist es hierbei vor allem einen kühlen Kopf zu behalten, nie den Überblick zu verlieren und von A bis Z alles durchdacht zu haben. Nur dann ist es möglich, ein Event jeder Größenordnung erfolgreich auf die Beine zu stellen. Was alles dazu gehört und wie genau der Ablauf gestaltet sein sollte und an was man denken muss, wird hier in den wichtigsten Punkten aufgeführt und beschrieben.
Wo genau?
Die Location ist wichtig. Zwar haben viele Gastronomen, die die Möglichkeiten in ihrem Hause Feste feiern zu können, doch die Umsetzung ist etwas anderes. Die Location muss exakt so viel Platz und Raum bieten, wie nötig ist. Ansonsten besser etwas kleiner denken und planen, weil es bei kleineren Events in zu großen Locations auch durchaus vorkommen kann, dass der Eindruck einer Leere entsteht.
Das passende Catering
Gäste jeder Feier und jeder Party überkommt zwangsläufig immer der Hunger. Und egal zu welchem Anlass auch immer gefeiert wird, zumindest der kleine Hunger kommt mit Sicherheit. Um auch hier als Gewinner und großartiger Gastgeber dastehen zu können und sich diesbezüglich von den Gästen später feiern zu lassen, ist es nicht verkehrt, sich die Speisekarte nebst Speisen via Catering auftischen zu lassen. Moderne Caterings bieten dabei zumeist einen Rundum-Service an. So kann man beispielsweise auf der Website gleich sein Catering selber zusammenstellen und online unverbindlich anfragen. Ebenso können fertige Menüs inklusive köstlicher Vorspeisen auf Wunsch, wenn man auch dies den Profis überlassen will und keine Lust hat die Menüs selbst zusammenzustellen.
Tischlein deck dich!
Die Tische fürs Event sollten einheitlich eingedeckt sein. Möglichst runde Tische nutzen, an denen mehr Sitzplätze eingeräumt werden könnten. Nach dem Motto weniger ist mehr, sollte hier stilistisch schön, aber doch sehr dezent eingedeckt werden.
Schlichtes Geschirr
Das Geschirr sollte ebenfalls nicht zu bunt und unpraktisch sein. Suppenteller, die zu flach sind, oder Weingläser, die zu tief sind, erfüllen nicht immer den angestrebten und eigentlichen Zweck. Tassen für den Kaffee danach nicht vergessen und für den kräftigen Espresso. Ebenso die Gläser für Kaltgetränke aller Art und auch der Dessertteller für den Kuchen. Generell ist auch hier einfacher und schlichter einfach effektiver.
Das Besteck
Auch das Besteck sollte so schlicht und einfach sein wie möglich. Zweckmäßig und leicht zu nutzen. Das gute Tafelsilber sollte bei großen Events definitiv nicht auf den Tisch, auch wenn es sich um das Ausrichten einer Hochzeitsfeier in der Gastronomie handelt sollte.
Die Deko
Desto schlichter und einheitlicher, umso ruhiger wirkt die Deko. Sie sollte weder die Tische komplett zustellen und belegen, noch sollte der Saal oder Raum mit zu viel Schnickschnack geschmückt werden. Klare Strukturen und eine Linie oder ein Motto runden das Geschehen einheitlich ab.
Musik muss sein
Egal um welche Feierlichkeit es sich beim Ausrichten eines Events handelt. Musik ist ein Muss und auch hier sollte man als Ausrichter weit im Vorfeld organisieren und auf einen gewissen Vorlauf setzen, um den richtigen DJ beispielsweise für diesen Tag zu ergattern. Wichtig ist, dass der jeweilige DJ einen hohen Grad an Erfahrung mitbringt. Denn nicht selten steht und fällt eine Feier und Party mit der richtigen Musik. Und hat er nicht das richtige Repertoire an Bord, aus dem er schöpfen kann, kann das Ganze schnell zum Desaster werden, wenn sich das Gros der Gäste langweilt und einfach nicht das Tanzbein schwingen möchte. Einen guten DJ kann man immer daran erkennen, wenn die Tanzfläche bis zum Morgen immer wieder gut gefüllt ist. Er weiß, welche Zielgruppe vor Ort ist und welche Musik gehört wird und welche immer gut ankommt.
Antialkoholische Getränke und vegane Kost
Beides sollte man als moderner und guter Gastgeber immer vor Ort haben. Denn dass es immer mehr Menschen gibt, die gerne feiern und dabei auf Alkohol gänzlich verzichten können und auch dass es immer mehr Menschen gibt, die sich völlig fleischlos und vegetarisch ernähren ist Fakt.
Übernachtungsmöglichkeiten organisieren
Je nachdem aus welchen Gebieten die Gäste einer Feier zum Teil anreisen müssen, sollte man als guter Gastgeber sich darum kümmern, dass einige Übernachtungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen können. Denn besonders nach einem gewissen Alkoholkonsum und auch nach langer Anreise ist es für viele Gäste sicherlich ein willkommener Segen, wenn sie nach der Feier ruhig auf ihr Zimmer in der Umgebung gehen können und dort in aller Ruhe ausschlafen können.