Wichtige Software für Gastrobetriebe

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Was macht das Geschäft einfacher?

Wie viele Unternehmer unterliegen auch Gastronomen einem gewaltigen Stress. In der Gastronomie kann dieser sogar noch größer ausfallen, denn je nach Gewerbe müssen hier nicht nur Kunden zufriedengestellt, sondern Mahlzeiten bereitgestellt werden. Was im Alltag bereits anstrengend ist, wird zu den Hochzeiten eine echte Herausforderung. Nur spielt sich das Leben nicht einzig hinter der Theke, im Schankraum oder im Biergarten ab. Gastronomen müssen auch hinter den Kulissen kräftig arbeiten, damit alles auf dem neuesten Stand bleibt, ausreichend Lebensmittel und Getränke vorhanden sind und die Mitarbeiter korrekt abgerechnet werden. Dafür gibt es doch sicher Hilfestellungen? Ja, wie dieser Artikel zeigt.

Wie lässt sich der Geschäftsalltag von Gastronomen durch Software verbessern?

Buchhaltung

Mittlerweile -> unterliegt die Buchhaltung für Gastrobetriebe (externer Link) - und alle anderen bargeldintensiven Unternehmen - strengen Regelungen. Die Kassen der Betriebe müssen elektronisch ausgelesen werden können, ebenfalls müssen die Daten zehn Jahre lang gespeichert werden. Grundsätzlich heißt das, dass:

+ Zeitnah: Kassen müssen zeitnah geführt werden. Das bedeutet, dass Buchungen noch am selben, spätestens aber am nächsten Tag eingetragen werden müssen.

+ Belege: zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Und die chronologische Fassung anhand des Belegdatums ist ebenfalls fehlerhaft, da sie immer wieder dazu führte, dass praktisch noch Geld aus der Kasse gebucht wurde, was nicht mehr vorhanden war. Stattdessen müssen Ausgaben mit dem Datum erfasst werden, an dem das Geld auch entnommen wurde.

+ Sprache: Buchungen müssen in der deutschen Sprache vorgenommen werden. Ansonsten kann bei einer Prüfung eine Übersetzung verlangt werden. Wer statt Wörtern Ziffern oder Symbole verwendet, muss eine klare Liste mit Bedeutungen führen.

Für die Kasse an sich gibt es bereits etliche Systeme und Hilfestellungen. Aber auch darüber hinaus ist ein Gastronom verpflichtet, sich um eine saubere Buchhaltung zu kümmern. Sie kann zeitintensiv sein, ist jedoch notwendig. Aber gibt es hier nicht auch eine Lösung, die eventuell sogar dem Steuerberater hilft? Ja, denn Buchhaltungssoftware gibt es speziell für die Gastronomie, andere Programme besitzen Module, die für Gastrobetriebe genutzt werden können. Hilfreich ist die Software bei Vielem:

+ Einnahmen/Ausgaben: wer eine elektronische Kasse nutzt, kann sie direkt mit der Buchhaltungssoftware verbinden. Es entsteht hier ein sauberes Kassenbuch und alle Buchungen sind an einem Ort zusammengeführt, was die Steuererklärung vereinfacht.

+ Personal: das Personal muss natürlich ebenfalls korrekt abgerechnet werden. Buchhaltungssoftware unterstützt Gastronome dabei. Selbstverständlich muss die Anmeldung bei der Sozialversicherung oder der Minijobzentrale gesondert erfolgen. Wer zum ersten Mal jemanden anstellt, der sollte sich für die ersten Abrechnungen Unterstützung holen.

+ Anschaffungen: auch diese können direkt in der Buchhaltungssoftware erfasst und gebucht werden.

+ Elektronische Erfassung: die meisten Softwares unterstützen die elektronische Belegerfassung. Diese kommt mitunter dann ins Spiel, wenn ein Gastronom auf einem Seminar ist und vor Ort Spesenquittungen oder auch Tankquittungen buchen möchte.

Wer über das Jahr die Buchhaltungssoftware nutzt und alle Einträge pünktlich vornimmt, hat einen wesentlich geringeren Aufwand, wenn die Steuererklärung ansteht. Zudem können die Daten bei einer Betriebsprüfung gleich vorgezeigt werden.

Warenwirtschaft

Ein weiterer Stressfaktor für -> Gastronomen ist die Warenwirtschaft (externer Link). Egal, ob es sich um ein Hotel, ein Restaurant oder eine Imbissbude handelt - Waren müssen pünktlich vor Ort sein. Wer zudem einen Cateringservice führt, muss auch diese Aufträge rechtzeitig bearbeiten und dafür Sorge tragen, dass die Speisen beim Kunden eintreffen. Hierzu ist eine Lagerhaltung notwendig, wie auch die rechtzeitige Beschaffung. Glücklicherweise gibt es auch auf diesem Gebiet eine Hilfe für Gastrobetriebe. -> ERP-Systeme (externer Link) kombinieren sämtliche Unternehmensbereiche in einem einzelnen Programm und bieten einen hervorragenden Überblick über den Ist-Zustand des Geschäfts. Allgemein können diese Systeme bei folgenden Punkten helfen:
+ Warenwirtschaft: das ist der Kernpunkt eines ERP-Systems. Wurde der Lagerbestand einmal aufgenommen, können Nachbestellungen, Verkäufe und vieles mehr direkt über die Software geplant und nachverfolgt werden. Da die anderen Bereiche der Software dabei helfen, den Arbeitsprozess zu verbessern und vorausschauend zu planen, lässt sich die Lagerhaltung oft reduzieren und Nachlieferungen auf den Punkt gewährleisten. Das spart Lagerkosten und schränkt die Gefahr, dass Lebensmittel verderben, ein.

+ Prozesse: in jedem Betrieb finden Prozesse statt. Schon die Vorbereitung der Küche ist ein Arbeitsprozess. Diese werden mit einer ERP-Software geplant und von ihr unterstützt, da einzelne Arbeitsbereiche miteinander kommunizieren können. Da jeder -> Angestelle stets in die Arbeiten anderer Teams einsehen und notfalls eingreifen kann, werden Fehler oder Nachbearbeitungen vermieden.

Viele der ERP-Systeme basieren auf einer Cloud, die es Nutzern möglich macht, von jedem Ort aus auf die Inhalte zuzugreifen. Zudem benötigen Unternehmen keinen eigenen Server. Vor der Entscheidung für ein ERP-System sollte sich ein Gastronom jedoch über die Lizenzen und Inhalte informieren. Gute Programme bieten beispielsweise die Möglichkeit, einzelne Inhalte aus dem Umfang herauszustreichen und andere hinzuzufügen. Das System sollte auf den Bedarf des Betriebs angepasst werden.

Weitere Softwaremöglichkeiten

Gibt es noch weitere Softwares für Gastrobetriebe? Ja, je nach Betriebssparte bietet der Markt unterschiedliche Optionen:

+ Hotels: das Internet spielt hier eine wichtige Rolle, da diverse Buchungen online durchgeführt werden. Hotels benötigen hierfür unbedingt eine Software, die mit einer Warenwirtschaftssoftware vergleichbar ist. Nur werden beim Hotel keine Lagerbestände aufgeführt, sondern freie - oder belegte - Hotelzimmer oder Betten.

+ Biergärten/Restaurants: für Gastrobetriebe, die nicht nur im Gebäude selbst bedienen, sondern auch auf einer Außenfläche, eignen sich spezielle Buchungssoftwares zur Abrechnung, die das Kassieren draußen direkt am Tisch ermöglichen. Siehe auch > Kassensysteme.

+ Lieferdienste: auch hier kommt das Internet wieder ins Spiel. Eine Software, die bereits während der Bestellung anzeigt, wie lange die Lieferung ungefähr dauern kann, ist hilfreich. Gerade in Stoßzeiten sehen Kunden nun vorab, dass das Essen erst in einer Stunde kommt. Beschwerden werden so vermieden.

Eine gute Vorplanung aller Arbeitsschritte sorgt für ein perfektes Ergebnis.

Fazit - Software erleichert die Arbeit

Spezielle Softwarelösungen für den Gastrobereich oder Systeme, die auf die Bedürfnisse eines Gastronoms angepasst werden können, erleichtern die Bewältigung des Tagesgeschäfts und können auftretende Probleme deutlich eingrenzen. Dennoch muss bedacht werden, dass keine Software in der Lage ist, sämtliche Arbeiten abzunehmen. Sie dient nur der Unterstützung und muss beherrscht werden, um wahrlich nützlich zu sein. Eine Schulung ist gerade bei ERP-Systemen ratsam und notwendig.

Bildquellen:
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