Diebstahl durch Mitarbeiter

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Diebstahl, Betrug, Manipulation und Datenklau – Ist Ihr Betrieb gefährdet und wie können Sie sich schützen?

Gab es jemals einen Mitarbeiter, dem Sie voll und ganz vertraut haben und der Sie dann übers Ohr gehauen hat? Kürzlich sprach ich mit einem Gastronomie Kollegen, der immer noch irgendwie unter Schock stand, da er gerade herausgefunden hatte, dass ihn eine Vertrauensperson (mit der er über 10 Jahre zusammengearbeitet hat) nach Strich und Faden beklaut hat. Ich hoffe, dass kommt Ihnen nicht bekannt vor! Leider schaden immer mehr Mitarbeiter Ihrem Arbeitgeber. Machen Sie sich sensible Stellen bewusst und haben Sie dort verstärkt ein Auge darauf.

In den meisten Fällen sind Mitarbeiter, die den Betrieb in irgendeiner Form betrügen, keine Profis oder organisierte Kriminelle. Sie sind eher „ganz normale“ Mitarbeiter, denen man vertraut und die keinerlei kriminelle Vergangenheit aufweisen. Wie kommt es aber nun dazu? In der Wissenschaft spricht man von einem „Kriminalitäts-Risikomodell“. Es gibt demnach drei Faktoren, die als Voraussetzung da sein müssen, damit ein normaler Mitarbeiter einen Betrug am Unternehmen begeht: Druck, Gelegenheit und Rechtfertigung.

Druck - Rechtfertigung - Gelegenheit

1. Druck

1. Druck
Der Druck entsteht zumeist durch finanzielle Probleme, von denen niemand etwas wissen soll. In jedem Fall sind es Probleme, die peinlich, schamvoll oder kompromittierend sind und daher im Verborgenen stattfinden. Sie würden der Person schaden und seinen guten Ruf als vertrauenswürdigen Mitarbeiter beschmutzen. Es gilt, diese Probleme geheim zu halten. Man möchte keinesfalls seinem Status in der Gesellschaft oder im Team gefährden. Diese Probleme könnten z.B. sein:

  • Drogen und Alkohol
  • Wucherkredite
  • Kaufsucht
  • Sucht nach Statussymbolen
  • Glücksspiel
  • Prostituierte
  • Schwerer Krankheitsfall in der Familie
  • Plötzliche Arbeitslosigkeit des Partners
  • Überarbeitung
  • Mangelnde Loyalität zu Unternehmen
  • Ungerecht empfundene Entlohnung
  • Nicht erfüllte Aufstiegswünsche
  • Fehlende persönliche Anerkennung oder Mobbing

2. Gelegenheit

Kennen Sie die alte Weisheit: “Gelegenheit macht Diebe” … ich denke, ja. Gelegenheiten entstehen, wenn der Mitarbeiter einen Weg sieht, wie er einen Betrug begehen kann indem er seine Vertrauensstellung ausnutzet ohne erwischt zu werden. Denken Sie alleine einmal über all‘ die Gelegenheiten nach, die in Ihrer Gastronomie im Umgang mit Bargeld auftreten: beim Kassieren (ohne Bonieren), beim Geld zählen, beim Stornieren von Rechnungen, bei der Erstellung der Abrechnung, beim Geld wechseln aus der Hauptkasse, beim Abrechnen von Outlets ohne Kassensystem (z.B. eine temporäre Grillstation) …

Auch der laxe Umgang mit Lagerbeständen und Ware allgemein und nicht vorhandene interne Kontrollmechanismen geben viele Möglichkeiten. So könnten Ihre Mitarbeiter Waren mitnehmen (Wein, Spirituosen, teures Fleisch), um diese dann außerhalb zu verkaufen. Die meisten Gastronomiebetriebe sind ein wahres Schlaraffenland für kriminelle Kollegen, da es an Kontrollmechanismen mangelt. Machen Sie sich die Stellen bewusst, gehen Sie gezielt durch Ihren Betrieb, gehen Sie Arbeitsabläufe durch. Überall dort wo es einfach ist zu betrügen, sollten Sie Änderungen vornehmen. So könnten Sie z.B. jeden Tag eine Inventur der teuren Fleischbestände machen lassen oder das Spirituosen und Weinlager abschließen (und nur 1 oder 2 Personen haben einen Schlüssel dafür). Verringern Sie Gelegenheiten!

3. Rechtfertigung

“Das macht doch eh jeder” ist eine typische Aussage von kriminell gewordenen Mitarbeitern. Da die meisten dieser Mitarbeiter zuvor sich nie haben etwas zu Schulden kommen lassen, suchen Sie nach einer Ausrede, einer Rechtfertigung, um ihre Handlungen vor sich selbst (und ggf. anderen) zu begründen. Sie sehen sich selbst nämlich als ehrliche, normale Leute an, die nichts Böses tun und nur durch die Lebensumstände (Druck) dazu gekommen sind. Das legitimiert ihre Handlungen. Manche reden sich selbst ein, dass sie sich das Geld ja nur borgen (und es irgendwann wieder zurückzahlen) oder sie sagen sich, dass sie so schlecht bezahlt werden, dass ihnen das Mehr einfach rechtmäßig zusteht. Oder Sie sind der Meinung, dass der Arbeitgeber ein Mistkerl ist und das Geld nicht verdient hat. Die Liste der Rechtfertigungsversuche ist lang und komplex. In jedem Fall brauchen diese Menschen einen guten Grund für ihr Handeln – ansonsten müsste man sich ja eingestehen, dass man ein Krimineller ist … und das machen die Wenigsten.

Vorbeugung

Am besten ist es, in allen drei Bereichen (Druck, Gelegenheit, Rechtfertigung) anzusetzen. So erreichen Sie eine maximale Sicherheit.

Im Bereich „Druck“:
Versuchen Sie Informationen über Ihre Mitarbeiter zu erhalten. Sie könnten z.B. über die Kreditreform oder die Schufa Informationen abrufen. So wissen Sie, ob einer Ihrer Mitarbeiter offiziell finanzielle Probleme (Kredite, Hypotheken) hat. Führen Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche durch. So erhalten Sie einen besseren Eindruck Ihrer Kollegen. Sie erfahren vielleicht so etwas über den arbeitslos gewordenen Partner. Halten Sie allgemein die Ohren auf. Manchmal schnappen Sie vielleicht Gespräche unter Kollegen auf über die erneute Schapsfahne eines Kollegen oder das „komische“ Verhalten in letzter Zeit. Bitte werden Sie aber nicht paranoid und sehen hinter jeder Ecke jemanden, der Ihnen was Schlechtes will. Versuchen Sie lediglich auf gesetzlich möglichen Wegen Ihr Eigentum zu wahren.

Im Bereich „Gelegenheit“:
Verringern Sie Gelegenheiten. Führen Sie ein durchgängiges Kontrollsystem ein. Trennen Sie in jedem Fall verschiedene Vorgänge und Zuständigkeiten. Die Personen, die z.B. Geld zählen oder Abrechnungen machen, sollten nicht die sein, die das ganze auch kontrollieren und z.B. das Kassenbuch führen. Die die Inventuren durchführen, sollten nicht die sein, die die Zahlen auswerten und in das Warenwirtschaftssystem einpflegen. Machen Sie stichprobenartige Kontrollen. Machen Sie Kassenchecks, überprüfen Sie das Wechselgeld Ihres Servicepersonals. Machen Sie allen klar, dass Sie stets am Ball sind (ohne einen „kleinen Orwellschen Betrieb“ zu etablieren). Alles sollte im Rahmen bleiben aber dennoch konsequent verfolgt werden. Ermitteln Sie regelmäßig die Wareneinsatzkosten. Warum sind diese höher als budgetiert? Woran liegt es, dass soviel „weggeschmissen“ wird? Oder wird es gar nicht entsorgt sondern vielmehr entwendet?

Im Bereich „Rechtfertigung“:
Fördern Sie die Loyalität. Machen Sie es dem Mitarbeiter schwer, eine Rechtfertigung für sein Handeln zu finden. In einem Umfeld, in dem ein gutes Betriebsklima herrscht, angemessene Löhne bezahlt werden, der Chef einen fairen und kollegialen Umgang pflegt, eine transparente Informationspolitik betrieben wird und alle Kollegen an einem Strang ziehen wird es schwierig sein eine gute Rechtfertigung zu finden. Arbeiten Sie an der Verbesserung dieser Punkte. Je wohler sich alle fühlen, je loyaler sind sie und je weniger Gefahren lauern in diesem Bereich.

Allgemeines zur Prävention

Oft sagt man im Nachgang: „Hätte ich doch mal auf mein Bauchgefühl früher gehört“. Sehr häufig gibt es nämlich schon früh Anzeichen für Unregelmäßigkeiten oder „komisches“ Verhalten eines Mitarbeiters. Eine Liste von Alarmzeichen kann Ihnen dabei helfen. Nicht jedes dieser Zeichen ist jedoch für sich alleine betrachtet ein Grund zur Besorgnis. Die Summierung mehrerer Faktoren jedoch sollte Sie dann schon hellhöriger werden lassen. Verstehen Sie diese Punkte als Bereiche, die Sie einfach etwas genauer betrachten sollten – ganz besonders dann, wenn andere Anzeichen zusätzlich auftreten:

  • Ihnen fällt ein überzogener Lebenswandel auf, der nicht zum Einkommen des Mitarbeiters passt.
  • Sie erhalten eine Aufforderung zur Lohnpfändung.
  • Ein Mitarbeiter verhält sich über einen längeren Zeitraum eigenartig, anders, wirkt niedergeschlagen.
  • Sie stellen einen starken Leistungsabfall bei einem Kollegen fest.
  • Sie merken, dass ein Mitarbeiter sich illoyal oder sogar geschäftsschädigend verhält.
  • Ihnen kommt zu Ohren, dass der Kollege ständig über den miesen Betrieb, das schlechte Gehalt oder die blöden Vorgesetzten meckert.
  • Ein Mitarbeiter hält Informationen zurück. Er lässt keinen in seinen Arbeitsbereich schauen. Er überlässt seine Aufgaben nie jemand anderes.
  • Ein Kollege ist praktisch nie krank und macht auch widerwillig oder gar keinen Urlaub.
  • Ein Mitarbeiter verzichtet lieber auf eine Beförderung, wenn diese mit einem Wechsel des Aufgabenbereichs verbunden ist.

Führen Sie ein Bewertungssystem bei Neueinstellungen ein. Verlangen Sie ggf. ein Polizeiliches Führungszeugnis oder eine Selbstauskunft der Schufa zusammen mit den sonstigen Bewerbungsunterlagen.

Fordern Sie alle Mitarbeiter auf aufmerksam zu sein. Auch hier geht es keinesfalls um einen Kontrollstaat. Es geht einfach darum, dass grobe Auffälligkeiten, direkt beobachtetes Fehlverhalten oder beobachteter Diebstahl weitergegeben wird. Es muss allen klar gemacht werden, dass ein solches Verhalten einfach nicht geht. Dass das allen schadet – dem Betrieb und damit auch den anderen Mitarbeitern.

Natürlich sollen Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen!
Aber verwechseln Sie Vertrauen bitte nicht mit Trägheit Ihrerseits oder Naivität. Wachen Sie auf und schließen Sie Lücken im System!
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