Thermobelege und ihre Haltbarkeit

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Allgemein bekannt sein dürfte, dass man Rechnungen und manche andere Belege 10 Jahre aufbewahren muss (-> siehe auch Aufbewahrungspflichten). Dies betrifft also z.B. auch die Z-Abschläge aus Ihrer Kasse oder Ausgangsrechnungen auf Thermopapier. Das Dumme daran ist nur, dass die meisten Thermobelege nach einigen Jahren verblassen oder schwarz werden und einfach nicht mehr lesbar sind. Genau dafür ist man als Unternehmer jedoch verantwortlich.

Daraus folgt, dass man alle Thermobelege fotokopieren muss und die Kopie zusammen mit dem Originalbeleg aufbewahrt. Auch wenn das einen erheblichen Aufwand bedeutet, so urteilen die Finanzgerichte jedoch, dass dies zumutbar sei.

Alternativ können Sie die Thermobelege (und natürlich alle anderen auch) scannen mit Hilfe einer rechtskonformen Archivierungssoftware ablegen. Bitte achten Sie dabei aber unbedingt auf die notwendige Zertifizierung. Nur bei zugelassener Software ist es gestattet, die Papierbelege nach der Archivierung zu vernichten und nur die elektronische Form aufzubewahren. Neben der Software brauchen Sie dazu nur einen guten Scanner und der Aktenberg im Keller ist Geschichte.

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