Steuerliche Anforderungen an Rechnungen

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Rechtliche Anforderungen an Rechnungen

Recht und Gesetz in Gastronomie und Hotellerie

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Um aus Lieferantenrechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, sind diverse Formvorschrfiten zu beachten. Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Prüfen Sie daher Ihre Eingangsrechnungen stets sehr genau - ansonsten kann es bei der nächsten Betriebsprüfung zu entsprechenden Beanstandungen kommen und diese dann zu Nachzahlungen führen. Alle Angaben beziehen sich auf Rechnungen von Deutschen Lieferanten. Für solche aus innergemeinschaftlichem Ausland (EU) gelten abweichende Anforderungen - ebenso auf Bauleistungen auf die hier jedoch nicht weiter eingegangen wird. Trifft dies auf Sie zu, informieren Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater.

Mindestangaben auf Rechnungen

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfänger (Ihre korrekte Firmenangabe)
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
  • Kosten für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Steuerbetrag, der auf diese Kosten entfällt
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung - also üblicherweise 19%
  • fortlaufende Rg.-Nummer (einmalige Vergabe) mit einer oder mehreren Zahlenreihen
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
  • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z.B. Bonus-Vereinbarungen)
  • bei Lieferungen/Leistungen an private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“

Für Rechnungen bis zu € 150,00 gilt:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe. Ein gesonderter Ausweis der Steuer muss demnach nicht erfolgen.
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung

Anzahlungsrechnungen

Auch bei einer Anzahlungsrechnung ist bereits die Umsatzsteuer auszuweisen (um die Vorsteuer zu diesem Zeitpunkt schon geltend machen zu können und nicht erst bei der Endabrechnung) und alle zuvor erwähnten Anforderungen gelten auch hier. Bei der endgültigen Abrechnungen müssen Sie dies jedoch berücksichtigen. So müssen Sie bei der Endabrechnung die einzelnen Teilzahlungen und die jeweiligen Umsatzsteuerbeträge abziehen und dürfen nur noch den Steuerbetrag des Restwertes ausweisen.

Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen gleichgestellt. Somit können Rechnungen auch elektronisch übermittelt werden - und zwar auf folgenden Wegen:

- per Email (eine "normale" Email reicht dabei aus und ist auch ohne Signatur gültig)
- als PDF oder auch als Textdatei (als Anhang zur Email oder als Link)
- per Fax
- per Datenträger

Weitere Bestimmungen

Elektronische Korrekturrechnung
Es reicht nicht aus, wenn der Rechnungsempfänger die fehlerhafte Rechnung wieder per Email zurückschickt. Es muss eine Korrekturrechnung (Stornorechnung) erstellt und zugestellt werden.

Archivierung einer elektronischen Rechnung
Alle elektronisch erstellten, empfangenen oder gesendeten Rechnungen müssen auch elektronisch archiviert werden. Ein ausdrucken und archivieren in Papierform ist nicht ausreichend und zulässig.

Zustimmung des Empfängers elektronischer Rechnungen
Der Empfänger von elektronischen Rechnungen muss diesem Vorgang zustimmen. Er bestätigt dadurch, dass er in der Lage ist die Rechnung ordnungsgemäß zu archivieren. Die Zustimmung kann auf zweierlei Arten erfolgen. Entweder durch direkte schriftliche Zustimmung oder auch einfach durch die Bezahlung der elektronisch übermittelten Rechnung.


Alle Angaben wie immer ohne Gewähr!

Praxistipp:
Lassen Sie einen Stempel erstellen, der die oben genannten Mindestanforderungen (in Kurzform) auflistet und haken Sie diese dann bei jeder Eingangsrechnung ab.