Kassensysteme - Rechtliche Anforderungen

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Kassenführung in der Gastronomie

Die Welt wird zunehmend digital. Im Haushalt merkt man es nicht nur an immer neueren High-End-Geräten. Auch im geschäftlichen Verkehr hält die Digitalisierung Einfluss. Die Kommunikation wird vielfach über E-Mail abgewickelt und auch wichtige Dokumente oder Rechnungen werden heute schon vielfach über dieses Medium versandt.

Die Digitalisierung ist Freund und Feind des Unternehmers zugleich. Die Abwicklung geschäftlicher Vorgänge kann beschleunigt werden. Auf der anderen Seite lassen sich Daten natürlich viel einfacher computergesteuert auswerten, was sich auch die Finanzverwaltung zu Nutze machen will. Ziel ist es effektiver, schneller und umfangreicher zu prüfen. Die neuen GoBD bereiten hierzu den Weg vor. Das Ziel: Digitalisierung aller Belege und Geschäftsvorfälle. Die neuen GoBD geben Anlässlich mit den Fragen der Kassenführung erneut zu beschäftigen, stellt doch die Kassenführung einen Teil der Buchführung dar. Dieser Beitrag klärt die für Sie wichtigsten Fragen.

1. Gibt es eine Verpflichtung zur Führung einer Kasse?

Eine Verpflichtung zur Kassenführung folgt für alle Unternehmer, die Bareinnahmen haben, eine Barkasse besitzen und zugleich buchführungspflichtig sind. Buchführungspflichtige Unternehmer müssen die Anforderungen der §§ 140ff. AO, 238ff. HGB erfüllen. Die Kassenführung ist natürlich zum einen aus unternehmerischer Sicht sinnvoll, denn so kann die Wirtschaftlichkeit und Produktivität nachvollzogen sowie das Sortiment angepasst werden. Aber auch aus steuerlicher Sicht ist die Kassenbuchführung sinnvoll. Denn eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung beinhaltet die Vermutung der Richtigkeit und wird der Besteuerung zugrunde gelegt. Nur wenn die Ordnungsmäßigkeit nicht nachgewiesen werden kann, droht ihre Verwerfung mit Nachkalkulation und Hinzuschätzungen.

Bei den Kassenarten unterscheidet man zwischen der offenen Ladenkasse, der PC-Kasse und Registrierkassen. Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt. Sie wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. PC-Kasse und Registrierkasse dagegen bedienen sich technischer Unterstützung. Die Kassenart kann der Unternehmer frei wählen. Aufgrund der sehr hohen Anforderungen an die Einzelaufzeichnungsverpflichtung aller Umsätze, hat die offene Ladenkasse jedoch stark an praktischer Relevanz verloren.

Werden die Gewinne durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist man grundsätzlich nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Es ergeben sich aber aus anderen Steuergesetzen Aufzeichnungspflichten. Ein Beispiel ist § 22 UStG. Der Einsatz einer elektronischen Kasse ist daher sinnvoll und zu empfehlen. Gerade im Gastronomiebereich erwarten Kunden einen elektronischen Beleg, da sie andernfalls die entstanden Kosten bei einem Geschäftsessen nicht steuerlich geltend machen können. Führt man freiwillig eine Kasse, sind aber die gleichen Anforderungen zu erfüllen, wie bei einem zur Kassenbuchführung verpflichteten (Ein bisschen Kasse geht nicht!)

2. Wann sollten Kassenaufzeichnungen erfolgen?

§ 146 Abs. 1 S. 2 AO besagt, dass Kassenaufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen sollten. Das sichert die Kassensturzfähigkeit. Unter Kassensturzfähigkeit versteht man die jederzeitige Möglichkeit, den Bestand der Kasse anhand der geführten Aufzeichnungen auf seine rechnerische Richtigkeit hin überprüfen zu können.

Auch wenn die Aufzeichnungen täglich erfolgen sollen, ist die Kassenführung dennoch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchführung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der vollständige Kassenbestand entwickelt hat (BFH, Urteil vom 31.07.1974 – I R 216/72).

3. Gibt es eine Pflicht jeden einzelnen Geschäftsvorgang aufzuzeichnen?

Ja. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfordern die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorgangs – also jeder Einnahme, Ausgabe, Einlage oder Entnahme – in einem prüfungsfähigen Umfang. Aufgezeichnet werden müssen damit nicht nur die Gegenleistung, sondern auch der Geschäftsinhalt und der Name des Vertragspartners. Diese Grundsätze gelten auch bei Bareinnahmen.

Diese Verpflichtung ist aber nicht neu. Die Einzelaufzeichnungsverpflichtung besteht bereits seit 2002. Zusätzlich Würze erhält das Thema jetzt aber auch dadurch, dass das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 am 31.12.2016 ausläuft. Dieses erlaubt es Unternehmern, deren Kasse die Einzelaufzeichnungen nicht über 10 Jahre speichern können, die Kasse weiter zu nutzen, wenn sie die alten Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 erfüllen. Das bedeutet u.a., dass der Z-Bon aufzubewahren ist.

ACHTUNG: Im Einzelhandel ist aus Gründen der Zumutbarkeit eine detaillierte Einzelaufzeichnung nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Unklar ist wann Waren von geringem Wert verkauft werden. Der BFH scheint hier nur von Waren im einstelligen Cent-Bereich auszugehen.

Die Einzelaufzeichnungspflicht samt Name besteht, wenn der Kunde bekannt ist: Restaurant bei Betriebsveranstaltung, Firmenfeier, namentlicher Reservierung, Hotel und Beherbergungsgewerbe, Seminare und Tagungen.

ACHTUNG: Diese Ausnahme läuft bei einer elektronischen Kasse aber ins Leere, da hier jeder Vorgang ohnehin aufgezeichnet wird. Die erfassten Daten sind aufzubewahren. Registrierkassen, die die Daten aus technischen Gründen nicht speichern können, sind soweit wie möglich aufzurüsten und dürfen bis zum 31.12.2016 verwendet werden (BMF Schreiben vom 26. November 2010).

ACHTUNG: Aufzeichnungspflichten aus anderen Steuergesetzen bleiben unberührt. Hier ist insbesondere § 22 UStG beachten, der eine Einzelaufzeichnungspflicht festlegen kann.

4. Kann die Kasse ein Kassenjournal abbilden und bedarf es dann eines weiteren Journals?

Durch die Journale werden die Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig festgehalten. Das Führen eines Kassenjournals ist keine Pflicht. Die Journale können auch durch andere Aufzeichnungen geführt werden. Häufig führen Registrierkassen jedoch Journale, so dass es sich anbietet diese auch gleich zu nutzen. Die Journale sind aufbewahrungspflichtig. An ein bestimmtes System sind Grund(buch)aufzeichnungen nicht gebunden. Ein weiteres Grundbuch ist dann nicht zu führen, die Daten müssen aber gegen Veränderungen geschützt werden.

Folgende Angaben sind auf für die Journalfunktion in den Grundbuchaufzeichnungen erforderlich:
Eindeutige Belegnummer,
Buchungsbetrag,
Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung,
Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls - kann (bei Erfüllung der Journal- und Kontenfunktion) im Einzelfall bereits durch andere Angaben gegeben sein,
Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich,
Buchungsdatum,
Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich,
Autorisierung soweit vorhanden,
Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer),
Umsatzsteuersatz
Steuerschlüssel, soweit vorhanden,
Umsatzsteuerbetrag ,
Umsatzsteuerkonto,
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
Steuernummer,
Konto und Gegenkonto,
Buchungsschlüssel (soweit vorhanden),
Soll- und Haben-Betrag,
eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls (soweit Aufteilung der Geschäftsvorfälle in Teilbuchungssätze [Buchungs-Halbsätze] oder zahlreiche Soll- oder Habenkonten [Splitbuchungen] vorhanden). Über die einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein.

5. Ist eine Änderung der Daten oder Aufzeichnungen zulässig?

Nein, soweit ein Geschäftsvorfall in einem Datenverarbeitungssystem gespeichert wurde und diese Erfassung zugleich Belegfunktion hat bzw. sie der Belegsicherung dient, ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig. Der ursprüngliche Inhalt muss weiterhin feststellbar sein. Auch muss klar sein, welche Veränderung erst später erfolgte und welcher Inhalt bereits vorher vorhanden war.

ACHTUNG: Das gilt auch für Vorsystem wie Kasseneinzelaufzeichnung und Warenwirtschaftssystem.

Das verwendete Datenverarbeitungsprogramm muss gewährleisten, dass einmal eingegebene Daten (z.B. Beleg, Buchung, Grundbuchaufzeichnung) nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Auch die Ersetzung von Daten durch andere Daten muss kenntlich werden. Sollten Veränderungen erfolgen, müssen die alten Inhalte neben dem Umstand der Änderung weiterhin erkennbar sein. Die Unveränderbarkeit kann softwaremäßig (Sicherungen, Sperren, Festschreibung), hardwaremäßig (unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) oder organisatorisch (z.B. Zugriffsberechtigungen) sichergestellt werden.

ACHTUNG: Die bloße Ablage von Daten in einem Dateisystem genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht, so lange keine weiteren Maßnahmen erfolgen.

6. Gibt es bei der Änderung von Stammdaten (z.B. Änderung der Warenpreise) etwas zu beachten?

Bei einer Änderung von Stammdaten (z. B. Abkürzungs- oder Schlüsselverzeichnisse, Organisationspläne) muss der ursprüngliche Inhalt in den entsprechenden Bewegungsdaten (z. B. Umsatzsteuerschlüssel, Währungseinheit, Kontoeigenschaft) erhalten bleiben. Ggf. müssen Stammdatenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

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