#27 Arbeitszeiten optimieren

Dienstplan richtet sich nach der Gästenachfrage

In unserer Branche orientiert sich die Arbeitszeit immer an den Wünschen und dem Verhalten der Gäste. Kommen viele Gäste wird viel gearbeitet. Meist ist das an Sonn- und Feiertagen, zu den klassischen Essenszeiten mittags und abends und je nach Art des Betriebes im Sommer oder Winter.

Das bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter in der Gastronomie selten am Wochenende frei haben, selten in den Sommermonaten Urlaub machen können und oftmals Teildienste verrichten müssen. Wer macht das schon gerne und über einen längeren Zeitraum. In der heutigen Zeit in der es eh immer schwieriger wird qualifizierte Mitarbeiter zu finden und Nachwuchs zu begeistern, muss man neue Wege in der Dienstplangestaltung gehen. Freizeit gewinnt zudem eine immer größere Bedeutung - auch dieser Entwicklung muss man Rechnung tragen. Unterschätzen Sie außerdem nicht den enorm positiven Effekt auf Ihre Gäste, wenn Ihr Mitarbeiter entspannt ist und gerne und motiviert arbeitet.

Dienstplangestaltung

Bei der Dienstplangestaltung sind sehr viele Faktoren zu berücksichtigen. Beachten Sie hierzu bitte auch den Artikel zum Thema Dienstplangestaltung. Insbesondere die gesetzlichen Bestimmungen werden sehr häufig ignoriert. So ist es Usus in der Gastronomie, dass Überstunden gemacht werden (meist sogar ohne Freizeitausgleich), an den meisten Sonntagen gearbeitet wird, die Pausen während der Arbeitszeit nicht stattfinden oder zu kurz ausfallen oder die Mindestruhezeiten zwischen zwei Diensten nicht eingehalten werden.

Wie geht man nun vor und was muss man tun, um diese Umstände zu verbessern?

IST-Analyse

1. Als erstes müssen Sie eine Art Bestandsaufnahme machen. Wie ist die Situation wirklich im Detail in Ihrem Betrieb. Wie viele Stunden arbeiten die Mitarbeiter tatsächlich täglich? An wie vielen Sonntagen arbeitet jeder Einzelne? Zu welchen Uhrzeiten wird gearbeitet und wie ist parallel das Gästeaufkommen über den Tag verteilt? Werden ausreichend Pausen gemacht? Was ist besonders gut gelöst und wo liegen die Stärken Ihres bisherigen Systems? Das ist leider ein wenig Fleißarbeit - aber es hilft nichts, wenn Sie etwas verändern wollen!

2. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Erarbeiten Sie gemeinsam die Schwierigkeiten und erste Lösungsansätze. Was stört Ihre Mitarbeiter am meisten am bestehenden Dienstplan? Was ist ihnen wichtig? Was muss dringend verändert werden?

3. Dokumentieren Sie die Probleme. Protokollieren Sie die Gespräche, damit bei der späteren Optimierung kein wichtiger Aspekt vergessen wird.

Welche Möglichkeiten zur Optimierung gibt es?

+ Teilzeitkräfte
Denken Sie einmal über die Einstellung von Teilzeitkräften nach. Diese sind meist loyaler und flexibler einsetzbar als Aushilfen. Mit Teilzeitkräften kann man ggf. die ungeliebten Teildienste in der Gastronomie aufheben. Mit Teilzeitkräften lassen sich Jahresarbeitszeitkonten einrichten - dies könnte Saisonkräfte entbehrlich machen.

+ Versetzte Dienstzeiten
Müssen stets alle Mitarbeiter (z.B. in der Küche) zur gleichen Zeit morgens und abends anfangen? Können sie nicht auch gestaffelt kommen z.B. einer um 9 Uhr, einer um 10 Uhr und einer um 11 Uhr - kurz vor Beginn des Mittagsgeschäftes?

+ Jahresarbeitszeitkonten
Was für Teilzeitkräfte gilt, kann auch für Vollzeit-Mitarbeiter gelten. In besonders starken Zeiten wird mehr gearbeitet und ggf. Guttage gemacht, in schwächeren (saional) Zeiten wird auch über einen längeren Zeitraum hinweg frei gemacht. Das schafft eine hohe Flexibilität. Spitzenzeiten können gut planbar bewerkstelligt werden.

+ Job Rotation
Warum sollte ein Koch nicht mal im Service arbeiten oder einen Servicekraft bei Vorbereitungsarbeiten in der Küche helfen? Denken Sie mal darüber nach. Das erhöht im Übrigen auch das gegenseitige Verständnis und könnte das klassische schwarz-weiß Geplänkel auflösen.

+ Dienst auf Abruf
Jeder Mitarbeiter könnte regelmäßig auf Abruf Dienst tun. Angenommen Sie haben einen Biergarten und können das Wetter für das Wochenende noch nicht genau abschätzen - dann ist ein Mitarbeiter auf Abruf eine sehr gute Möglichkeit kurzfristig zu reagieren. Sie sollten sich jedoch eine Art Bonus dafür einfallen lassen, damit Ihre Leute auch motiviert und bereit dazu sind.

+ Mitarbeiter in die Planung einbeziehen
Planen Sie alle diese Maßnahmen nicht von Ihrem Schreibtisch aus. Binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv mit ein. Diese wissen am besten, was besser gemacht werden muss und kann.

+ Regelmäßige Dienstplansitzungen
Mindestens einmal im Monat sollten sich die zuständigen Personen der verschiedenen Abteilungen zu einer Dienstplansitzung treffen und Dienste abstimmen, Probleme besprechen, besondere Veranstaltungen auswerten, etc.

+ Besonderheiten bei der Dienstplangestaltung beachten
Wie bereits weiter oben erwähnt, sollten Sie auch den Artikel über die praktische Dienstplangestaltung beachten.


Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Bemühungen und Veränderungen. Haben diese wirklich zu einer Verbesserung bigetragen? Was kann weiter verbessert werden?

Teilzeit - viele Möglichkeiten der Gestaltung

Im Bereich der Teilzeitarbeit gibt es die unterschiedlichsten Modelle und Möglichkeiten. Es muss nicht immer nur die klassische Verteilung von 5x4 Stunden sein. Natürlich muss das zu den Vorstellungen des Mitarbeiters genau so passen, wie zu den Anforderungen des Betriebes. Hier einige Möglichkeiten:

Variante 1 (5 Tg./20 Std.)

Mo Di Mi Do Fr Sa So
frei frei 4 Std. 4 Std. 4 Std. 4 Std. 4 Std.

Variante 2 (3 Tg./24 Std.)

Mo Di Mi Do Fr Sa So
frei frei frei 8 Std. 8 Std. 8 Std. frei

Variante 3 (6 Monate/6 Monate)

Es gibt auch die Möglichkeit (besonders geeignet für Saisonbetriebe), über das Jahr verteilt 6 Monate arbeiten und 6 Monate frei (bei voller Bezahlung) zu vereinbaren. Im Durchschnitt wird dann eine 50% Stelle jeden Monat bezahlt und man hat den Mitarbeiter aber in den starken Monaten voll zur Verfügung.

Variante 4 (5 Personen teilen sich 4 Stellen)

Noch eine andere Möglichkeit schafft Arbeitsplätze und kommt vielleicht den Mitarbeitern (wegen erhöhter Freizeit) entgegen. In diesem Modell haben 5 Kollegen jeweils einen Vertrag in dem 20% weniger Arbeitszeit vereinbart wird als normal. Bei einer Regelarbeitszeit von 170 Stunden also nur 136 Stunden und sie erhalten auch 20% weniger Lohn. Sie arbeiten jedoch jeweils 4 Wochen voll (5 Tage) und erhalten dann 1 Woche zusätzlich frei. Die Dienstplangestaltung ist dadurch sehr einfach und eine zusätzliche Person kann eingestellt werden. Zudem sind die Mitarbeiter (wegen der Extra-Wochef frei) ausgeruhter.


Und es gibt noch weitere Varianten ... seien Sie kreativ und passen Sie den Vertrag an Ihre Bedürfnisse und die Vorstellungen des Mitarbeiters an.

Balken schmal - Weiterführende Links und Infos

Flexible Arbeitszeit (Abschnitt Flexibilisierunglösungen) - bei wikipedia.de
Arbeitszeitregelung in der Gastronomie - bei guss-net.de
Was ist bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten - bei zeit.de
Arbeitszeitgesetz - bei gesetze-im-internet.de
Arbeitsschutzgesetz - bei gesetze-im-internet.de
Jugendarbeitsschutzgesetz - bei wikipedia.de

Dienstplangestaltung - Tipps und Anregungen - hier auf www.g-wie-gastro.de

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