#204 Sommer-Kosten-Quickie

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Nutzen Sie das Sommerloch

Viele Betriebe werden im Sommer eher weniger zu tun haben - insbesondere während der großen Ferien. Nutzen Sie diese ruhigere Zeit, um sich einmal Gedanken über Ihre Kosten zu machen.

Kennen Sie Ihren Wareneinsatz des letzten Monats? Oder womöglich den der letzten Woche? Ich unterstelle nein. Vielleicht arbeitet Ihre Buchhaltung ja gerade an dem Wareneinsatz des vorangegangenen Monats, aber das kann dauern. Haben Sie nicht das Gefühl, dadurch irgendwie in einem Vakuum zu leben? Tun Sie etwas dagegen! Sie brauchen diese Zahlen, um Ihren Betrieb sicher führen zu können.

Kurz und knackig

Machen Sie kein Riesending aus Ihrer Warenhaltung. Wenn es jeweils eine Woche dauert, bis Sie Ihren gesamten Warenbestand erfasst haben und eine weitere Woche bis Sie diesen bewertet und weiterverarbeitet haben, dann wird es schwierig "mal eben" einen guten Überblick zu bekommen. Wenn Sie sich immer alle möglichen tollen Statistiken aus Ihrem Kassensystem anschauen, anstatt sich auf die wesentlichen Zahlen zu beschränken, kommen Sie nicht immer zum gewünschten Ergebnis.

Viele kleiner Betriebe gehen zudem zu oft immer noch nach ihrem Bauchgefühl vor - das ist auch keine Lösung. Man muss die richtigen Wege und Mittel finden mit dem gerigmöglichsten Aufwand die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Haben Sie Ihre Prozesse in den letzten Jahren angepasst? Wenn nicht, laufen Sie Gefahr, dass sich an vielen Stellen kleine Abkürzungen (also Schätzungen) eingeschlichen haben, die nicht gerade dienlich sind. Wann haben Sie das letzte Mal alle Ihre Artikel aktualisiert in Bezug auf Einkaufspreise, Packungseinheiten, Lieferanten ...?

Äpfel mit Birnen

Auch wenn es hier um einen Quickie geht, darf man manche Dinge nicht vereinfachen. Um einen ersten ganz groben Überblick zu bekommen, kann man durchaus einen Gesamt-Wareneinsatz berechnen. Leider hilft das nicht, um Fehlerquellen und Problemstellen ausfindig zu machen. Dafür muss man schon die Kosten (und Umsätze) getrennt nach Speisen und Getränken ermitteln, so dass man auch Äpfel mit Äpfeln und Birnen mit Birnen vergleicht. Da führt kein Weg dran vorbei.

Sie sollten in diesem Zusammenhang auch einmal überlegen, ob Sie der alten Gewohnheit folgen wollen, Kaffee zu den Speisen zu zählen. Das mag zwar traditionell so gemacht werden, schönt aber nur unnötigerweise Ihren Speisen-Wareneinsatz. Kaffee hat eine tolle Gewinnspanne und könnte so zu Fehlinterpretationen führen. "Mein Wareneinsatz bei Speisen liegt immer unter 28%. Das ist doch ideal". Na ja, wenn Sie aber einen hohen Anteil an Kaffee haben und diesen einmal rausrechnen würden, sind Sie schnell bei 35% oder mehr. Dann sieht das alles nicht mehr so rosig aus.

Wenn Sie wirklich aussagekräftiges Zahlenmaterial haben wollen, sollten Sie sogar dazu übergehen, Ihren Wareneinsatz je Warengruppe (bei Getränken) zu ermitteln. So erkennen Sie ganz leicht, an welchen Stellen Sie nachbessern müssen, wo Sie vielleicht bestohlen werden und wo Sie einen guten Gewinn machen. Sie müssen dazu auch nicht jede Woche eine Inventur machen. Sorgen Sie einfach nur dafür, dass Ihre Buchhaltung den Getränkeeinkauf nach Warengruppen getrennt bucht. So brauchen Sie ganz einfach nur Ihren Einkauf gegen Ihren Verkauf zu setzen. So erhalten Sie einen schnellen Überblick und können entsprechend handeln. Wenn Sie natürlich in einer Woche z.B. eine größere Lieferung Wein bekomme, die Sie sich auf Lager legen möchten, müssen Sie das entsprechend berücksichtigen.

80/20

Diese Zahlen begegnen uns immer wieder ... Vielleicht erinnern Sie sich an den -> Tipp der Woche #82. Hier ging es darum, dass man in 20% der Zeit rund 80% des Umsatzes macht und dies ausnutzen muss. Hier ist es nun so, dass rund 80% der Kosten (Wareneinsatz) durch nur rund 20% der Artikel entsteht - insbesondere Fleisch, Fisch und Meeresfrüchte. Mit diesen 20% sollten Sie sich natürlich intensiver beschäftigen als mit Mehl, Zucker und Co. Hier liegt das Geld. Hier liegen die Verführungen (Diebstahl durch Mitarbeiter).

Und natürlich müssen Sie die tatsächlichen Einkaufskosten anwenden und nicht die, der einzelnen Portion. Hier ein Beispiel:
Sie kaufen 5 kg Rinderfilet zu 30,00 Euro/kg = 150,00 Euro. Sie haben rund 20% Abschnitte (1 kg). Aus den verbleibenden 4 kg scheiden Sie 16 Medaillons à 250gr. und verkaufen diese für 34,00 Euro/Portion. Wenn Sie nun eine Rezeptur erarbeiten würden Sie dort ja die 250gr Fleisch eintragen und die 30,00 Euro Kosten je Kilo. Macht also 7,50 Euro Kosten. Was ist aber nun mit dem Verschnitt?? Den haben Sie doch mitbezahlt, oder? Müssten Sie also nicht eher die 150,00 Euro nun durch 4 (kg) teilen und erhalten so Ihren neuen Kilopreis? Ja ... das müssten Sie!

Abschnitte, Müll, Abfall ...

Was lernen wir aus dem kleinen Beispiel? Beschäftigen Sie sich mit Ihren Abfällen, mit Abschnitten, Ihrem Biomüll. Lassen Sie auf einem Zettel aufschreiben, was weggeschmissen wird. Sie werden zwar die Erfahrung machen, dass Köche diese Listen ungern und unvollständig finden. Es macht aber allen bewusster, wie man mit Abschnitten umgehen sollte.

Machen Sie "Müllchecks" .. schauen Sie sich Ihre Mülltonnen an und konfrontieren Sie Ihre Köche mit dem Ergebnis. Es wird ganz schön Eindruck machen, wenn der Chef sich durch den Müll wühlt. Am besten verwenden Sie eher kleine Mülltonnen für die Speisenabfälle. Das macht es Ihnen einfacher.

Speisen divers (Taste auf der Kasse)

Weisen Sie Ihr Servicepersonal an, diese Taste (und natürlich auch die "Getränke divers"-Taste) nur in absoluten Ausnahmen zu verwenden. Sie haben sonst keine Möglichkeit, Ihren Wareneinsatz und den Abfall sinnvoll zu verfolgen. Nur wenn Sie genau wissen, was Sie verkauft haben, können Sie Fehlerquellen auf den Grund gehen.

Suchen Sie sich jede Woche 2-5 Artikel denen Sie genauer auf den Zahl fühlen. In der einen Woche könnten dies z.B. die Rinderfilets sein. Wenn Sie 5 kg gekauft haben (und ihre Rezeptur und den Verschnitt kennen sowie eine Mini-Inventur dieses Artikels machen) wissen Sie genau, dass Sie 16 Filets hätten verkaufen müssen. Wenn Sie nur 14 verkauft haben (und keine sind mehr im Kühlhaus), dann sollten Sie dem nachgehen.

Schankverlust

Manchmal liest man, dass bis zu 10% Schankverlust (Bier, Spirituosen, etc.) Ok sind. Nein, sind sie nicht! Wenn Sie Ihre Leute entsprechend schulen und Portionierer (für die Spirituosen) verwenden, sollten Sie hier runter auf 2-3% kommen. Dazu nochmal ein kleines Rechenbeispiel: Sie machen mit Bier und Spirituosen (inkl. Longdrinks und Cocktails) 10.000 Euro Umsatz netto im Monat. Wenn Sie 8% weniger Verlust haben bzw. zulassen, bringt Ihnen das im Jahr einen zusätzlichen Reingewinn von 9.600,00 Euro!!!

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