Tipps für die Gründung in der Gastro-Event-Branche

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Egal wie unterschiedlich Idee und Konzept des Gastro-Event-Startups sind, eines eint sie alle und das ist die Tatsache, dass am Anfang sehr viel Arbeit am Gründer selbst hängen bleibt. Welche Aufgaben sinnvollerweise abgegeben werden und auch welche Alternativen es für externe Partner gibt, soll Thema dieses Beitrags sein.

Tipp 1: Inhouse-Drucker ersparen Korrekturläufe

Es ist sicherlich bereits ein nervenaufreibender Akt bis Veranstaltungstickets oder Besucherausweise fertig gestaltet sind. Bis sie allerdings fertig gedruckt vor einem liegen, können dann schon einmal ein paar Tage vergehen, in denen der Dienstleister sie druckt, kommissioniert und verschickt. Wenn dann alles glattgegangen ist, freuen sich die Organisatoren zu Recht, denn: Fehldrucke sind gerade in hektischen Zeiten durchaus möglich und manchmal lassen sich Fehler auch nicht von der Qualitätsmanagement-Abteilung im Vorfeld ausmerzen.

Um dieses Horrorszenario zu vermeiden, ist die Anschaffung eines -> Kartendruckers (externer Link) eine wahrlich sinnvolle Anschaffung fürs Startup Unternehmen. Die Modelle gibt es in unterschiedlichen Preis- und Größenvarianten, so dass lediglich der Verwendungszweck im Vorfeld festgestellt werden muss. Egal ab Mitarbeiterausweis, Besucher-ID, Preisschild oder Veranstaltungsticket – die selbst erstellte Karte wird vor Ort und ohne Umweg über einen Dienstleister bedruckt und steht sofort zur Verfügung. Geeignet sind die meisten Geräte für größere und kleinere Druckaufträge. Zum Allrounder wird das Gerät dank der Fähigkeit, es auf individuelle Anforderungen zu konfigurieren.

Um Eintrittsmodalitäten, Preise oder Inhaltsstoffe ordentlich ausweisen zu können, hilft ein Kartendrucker, der inhouse bedient werden kann.

Tipp 2: Open Source Software verhindert teure ...

... Investitionskosten

Wer – wie die meisten Gründer – aufs Geld achten muss, kann zu Beginn des Betriebs auf eine Open Source-Kassenlösung setzen. Wichtig bei der Suche nach der geeigneten Freeware sind die Themen Datensicherheit, Manipulierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Support. Zudem gibt es häufig mehrere System-Varianten.

1. Die Systeme, die 100 Prozent kostenlos sind, sind häufig vergleichsweise eingeschränkt in ihrem Funktionsumfang, ermöglichen aber gerade Unternehmensgründern eine sehr einfache Kassenverwaltung. Tipp: Wer notiert, welche Funktion fehlt, kann beim Umstieg auf eine teurere Software dieses Praxiswissen einbringen.

2. Auch gibt es erweiterungsfähige Systeme am Markt. Hierbei gibt es das Grundgerüst kostenlos. Meist wird dann ein Demo-Zugang zu den kostenpflichtigen System-Erweiterungen angeboten. Tipp:Zunächst sollten die kostenlosen Varianten beherrscht werden, bevor es zum Test der bezahlten System-Kniffe geht. Funktioniert bereits die Demo-Funktion gut, können die kostenpflichtigen Komponenten geordert werden.

Die grundsätzliche Gefahr jedes Systems ist der Support – und zwar vor allem dann, wenn die Firma nicht mehr besteht. Häufig werden in Foren noch Hilfen geboten, doch eine Weiterentwicklung ist nur selten möglich. Um dann nicht auf die Alt-Daten verzichten zu müssen, ist es sinnvoll, regelmäßige Daten-Sicherungen durchzuführen und, dass die Daten in einem inhaltlich kompatiblen Format vorliegen. In diesem Ratgeber werden die -> Freeware-Varianten (externer Link) Odoo, webERP, GnuCash und KMyMoney vorgestellt. Die Frage, ob die Buchhaltung der Gründer selbst oder geeignetes Fachpersonal durchführen sollen, ist abhängig vom Unternehmen. Natürlich müssen die Angestellten im Tagesgeschäft mit dem Programm arbeiten können. Finale Abrechnungen jedoch werden entweder durch das System erstellt oder durch Fachkräfte, die – gerade in der Gründerzeit – auch Freelancer sein können.

Das Kassensystem im Betrieb muss von den Mitarbeitern bedient werden können. Das Buchhaltungssystem braucht indes einen kaufmännischen Profi oder den Gründer selbst, der sich darum kümmert.

Tipp 3: Der Businessplan ist im Gastro-Gewerbe ...

... von größter Bedeutung

Jeder Jungunternehmer – und vor allem diejenigen, die auf Förderungen angewiesen sind – müssen sich die Mühe machen, einen Businessplan zu erstellen. Dieser wird grundsätzlich verkannt, denn die weitläufige Meinung besagt, dass der Businessplan nur als Finanzplan fungiere – und das ist so nicht richtig. Der Businessplan ist ein Laufzettel mit To-dos. Einige Gründer nehmen sich einen Blanko-Businessplan und dieser dient ihnen dann dazu, auf dem Weg zur Selbstständigkeit kein Detail zu vergessen. Akribisch genau, werden die einzelnen Kapitel abgearbeitet, die so aussehen könnten:

1. Gründerprofil sowie ggf. Mitarbeiter-Profile
2. Geschäftsidee, Produkt, Dienstleistung
3. Markt, Wettbewerbssituation
4. Standort (u.a. Attraktivität, Laufkundschaft, Parkplatzsituation, Erreichbarkeit, …)
5. Unternehmensorganisation (u.a. Management, Mitarbeiter, …) und inhaltliche Organisation (Angebot – vollständig inklusive Preisgestaltung, Öffnungszeiten)
6. Marketing und Werbe-Ideen (inklusive Konzept, Kostenberechnung)
7. Finanzplan und Zukunftsszenarien Kapitalbedarf, Finanzierung
8. Planrechnung

Für Gründer in der Gastronomie-Branche ist (entscheidender als für manchen anderen Gründer) das Thema Markt und Wettbewerbssituation (3) und der Standort (4). Das Worst-Case-Szenario zeigt warum: Wer eine Burger-Bude im US-amerikanischen Stil neben McDonalds oder BurgerKing -> platziert, der macht es sich unnötig schwer. Wer indes mit seiner Homemade-Burger-and-Fries-Geschäftsidee einen Standort neben anderen internationalen Restaurants wählt, der hat eine natürliche Form des Wettbewerbs.

Die Standort-Frage ist gerade in punkto Gastronomie entscheidend, schließlich müssen Kunden von der Attraktivität überzeugt sein, was hier nur schwerlich der Fall sein dürfte.

Dieser ist allein schon auf die Tatsache zurückzuführen, dass es laut -> DEHOGA-Bundesverband (externer Link) im Jahr 2015 insgesamt 163.418 Gaststättengewerbe gab. Darunter fielen 73.366 Restaurants, 32.869 Imbissbuden, 31.1087 Schankwirtschaften und 11.298 Cafés. Und das bedeutet auch: Die Konkurrenz ist groß. Um sich inhaltlich abzugrenzen, empfiehlt es sich einen Blick in die Trends der Gastronomie-Branche zu wagen, um nach der Recherche eine eigene Nische zu finden, die einheimische Lebensmittel ebenso aufgreifen könnte wie etwa die Erlebnisgastronomie.

Eine Besonderheit, dies es ebenfalls zu beachten gilt, ist Punkt (6) Marketing- und Werbeideen. Gerade im Gastronomie-Bereich ist dieser Faktor entscheidend und vor allem auch regional geprägt. Als mögliche Werbekanäle kommen hier regionale Tageszeitungen und Anzeigenblätter in Frage. Auch die Verteilung von Handzettel sowie Werbeaktionen im Umfeld der Zielgruppe (in Unternehmen, vor Schulen etc.) sind hilfreich, um die Werbetrommel zu rühren.
Grundsätzlich gilt: Der Unternehmer selbst sollte den Businessplan erstellen und sich – wenn überhaupt – nur beratende Leistungen einkaufen bzw. dann die Umsetzung extern koordinieren, wenn es um konkrete Marketingmaßnahmen geht.

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