Rechtliche Anforderungen Kassensysteme

Sie sind hier: Startseite | Abteilungen | Service | Kassensysteme | Rechtliche Anforderungen

Kassenführung in der Gastronomie

Die Welt wird zunehmend digital. Im Haushalt merkt man es nicht nur an immer neueren High-End-Geräten. Auch im geschäftlichen Verkehr hält die Digitalisierung Einfluss. Die Kommunikation wird vielfach über E-Mail abgewickelt und auch wichtige Dokumente oder Rechnungen werden heute schon vielfach über dieses Medium versandt.

Die Digitalisierung ist Freund und Feind des Unternehmers zugleich. Die Abwicklung geschäftlicher Vorgänge kann beschleunigt werden. Auf der anderen Seite lassen sich Daten natürlich viel einfacher computergesteuert auswerten, was sich auch die Finanzverwaltung zu Nutze machen will. Ziel ist es effektiver, schneller und umfangreicher zu prüfen. Die neuen GoBD bereiten hierzu den Weg vor. Das Ziel: Digitalisierung aller Belege und Geschäftsvorfälle.

Die neuen GoBD geben Anlässlich mit den Fragen der Kassenführung erneut zu beschäftigen, stellt doch die Kassenführung einen Teil der Buchführung dar. Dieser Beitrag klärt die für Sie wichtigsten Fragen.

1. Gibt es eine Verpflichtung zur Führung einer Kasse?
Eine Verpflichtung zur Kassenführung folgt für alle Unternehmer, die Bareinnahmen haben, eine Barkasse besitzen und zugleich buchführungspflichtig sind. Buchführungspflichtige Unternehmer müssen die Anforderungen der §§ 140ff. AO, 238ff. HGB erfüllen.

Die Kassenführung ist natürlich zum einen aus unternehmerischer Sicht sinnvoll, denn so kann die Wirtschaftlichkeit und Produktivität nachvollzogen sowie das Sortiment angepasst werden. Aber auch aus steuerlicher Sicht ist die Kassenbuchführung sinnvoll. Denn eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung beinhaltet die Vermutung der Richtigkeit und wird der Besteuerung zugrunde gelegt. Nur wenn die Ordnungsmäßigkeit nicht nachgewiesen werden kann, droht ihre Verwerfung mit Nachkalkulation und Hinzuschätzungen.

Bei den Kassenarten unterscheidet man zwischen der offenen Ladenkasse, der PC-Kasse und Registrierkassen. Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt. Sie wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. PC-Kasse und Registrierkasse dagegen bedienen sich technischer Unterstützung. Die Kassenart kann der Unternehmer frei wählen. Aufgrund der sehr hohen Anforderungen an die Einzelaufzeichnungsverpflichtung aller Umsätze, hat die offene Ladenkasse jedoch stark an praktischer Relevanz verloren.

Werden die Gewinne durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist man grundsätzlich nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Es ergeben sich aber aus anderen Steuergesetzen Aufzeichnungspflichten. Ein Beispiel ist § 22 UStG. Der Einsatz einer elektronischen Kasse ist daher sinnvoll und zu empfehlen. Gerade im Gastronomiebereich erwarten Kunden einen elektronischen Beleg, da sie andernfalls die entstanden Kosten bei einem Geschäftsessen nicht steuerlich geltend machen können. Führt man freiwillig eine Kasse, sind aber die gleichen Anforderungen zu erfüllen, wie bei einem zur Kassenbuchführung verpflichteten (Ein bisschen Kasse geht nicht!)

2. Wann sollten Kassenaufzeichnungen erfolgen?
§ 146 Abs. 1 S. 2 AO besagt, dass Kassenaufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen sollten. Das sichert die Kassensturzfähigkeit. Unter Kassensturzfähigkeit versteht man die jederzeitige Möglichkeit, den Bestand der Kasse anhand der geführten Aufzeichnungen auf seine rechnerische Richtigkeit hin überprüfen zu können.

Auch wenn die Aufzeichnungen täglich erfolgen sollen, ist die Kassenführung dennoch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchführung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der vollständige Kassenbestand entwickelt hat (BFH, Urteil vom 31.07.1974 – I R 216/72).

3. Gibt es eine Pflicht jeden einzelnen Geschäftsvorgang aufzuzeichnen?
Ja. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfordern die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorgangs – also jeder Einnahme, Ausgabe, Einlage oder Entnahme – in einem prüfungsfähigen Umfang. Aufgezeichnet werden müssen damit nicht nur die Gegenleistung, sondern auch der Geschäftsinhalt und der Name des Vertragspartners. Diese Grundsätze gelten auch bei Bareinnahmen.

Diese Verpflichtung ist aber nicht neu. Die Einzelaufzeichnungsverpflichtung besteht bereits seit 2002. Zusätzlich Würze erhält das Thema jetzt aber auch dadurch, dass das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 am 31.12.2016 ausläuft. Dieses erlaubt es Unternehmern, deren Kasse die Einzelaufzeichnungen nicht über 10 Jahre speichern können, die Kasse weiter zu nutzen, wenn sie die alten Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 erfüllen. Das bedeutet u.a., dass der Z-Bon aufzubewahren ist.

ACHTUNG: Im Einzelhandel ist aus Gründen der Zumutbarkeit eine detaillierte Einzelaufzeichnung nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Unklar ist wann Waren von geringem Wert verkauft werden. Der BFH scheint hier nur von Waren im einstelligen Cent-Bereich auszugehen.

Die Einzelaufzeichnungspflicht samt Name besteht, wenn der Kunde bekannt ist.
Restaurant bei Betriebsveranstaltung, Firmenfeier, namentlicher Reservierung
Hotel und Beherbergungsgewerbe
Seminare
Tagungen

ACHTUNG: Diese Ausnahme läuft bei einer elektronischen Kasse aber ins Leere, da hier jeder Vorgang ohnehin aufgezeichnet wird. Die erfassten Daten sind aufzubewahren. Registrierkassen, die die Daten aus technischen Gründen nicht speichern können, sind soweit wie möglich aufzurüsten und dürfen bis zum 31.12.2016 verwendet werden (BMF Schreiben vom 26. November 2010).

ACHTUNG: Aufzeichnungspflichten aus anderen Steuergesetzen bleiben unberührt. Hier ist insbesondere § 22 UStG beachten, der eine Einzelaufzeichnungspflicht festlegen kann.

4. Kann die Kasse ein Kassenjournal abbilden und bedarf es dann eines weiteren Journals?
Durch die Journale werden die Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig festgehalten. Das Führen eines Kassenjournals ist keine Pflicht. Die Journale können auch durch andere Aufzeichnungen geführt werden. Häufig führen Registrierkassen jedoch Journale, so dass es sich anbietet diese auch gleich zu nutzen. Die Journale sind aufbewahrungspflichtig. An ein bestimmtes System sind Grund(buch)aufzeichnungen nicht gebunden. Ein weiteres Grundbuch ist dann nicht zu führen, die Daten müssen aber gegen Veränderungen geschützt werden.

Folgende Angaben sind auf für die Journalfunktion in den Grundbuchaufzeichnungen erforderlich:
Eindeutige Belegnummer,
Buchungsbetrag,
Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung,
Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls - kann (bei Erfüllung der Journal- und Kontenfunktion) im Einzelfall bereits durch andere Angaben gegeben sein,
Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich,
Buchungsdatum,
Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich,
Autorisierung soweit vorhanden,
Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer),
Umsatzsteuersatz
Steuerschlüssel, soweit vorhanden,
Umsatzsteuerbetrag ,
Umsatzsteuerkonto,
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
Steuernummer,
Konto und Gegenkonto,
Buchungsschlüssel (soweit vorhanden),
Soll- und Haben-Betrag,
eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls (soweit Aufteilung der Geschäftsvorfälle in Teilbuchungssätze [Buchungs-Halbsätze] oder zahlreiche Soll- oder Habenkonten [Splitbuchungen] vorhanden). Über die einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein.

5. Ist eine Änderung der Daten oder Aufzeichnungen zulässig?
Nein, soweit ein Geschäftsvorfall in einem Datenverarbeitungssystem gespeichert wurde und diese Erfassung zugleich Belegfunktion hat bzw. sie der Belegsicherung dient, ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig. Der ursprüngliche Inhalt muss weiterhin feststellbar sein. Auch muss klar sein, welche Veränderung erst später erfolgte und welcher Inhalt bereits vorher vorhanden war.

ACHTUNG: Das gilt auch für Vorsystem wie Kasseneinzelaufzeichnung und Warenwirtschaftssystem.

Das verwendete Datenverarbeitungsprogramm muss gewährleisten, dass einmal eingegebene Daten (z.B. Beleg, Buchung, Grundbuchaufzeichnung) nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Auch die Ersetzung von Daten durch andere Daten muss kenntlich werden. Sollten Veränderungen erfolgen, müssen die alten Inhalte neben dem Umstand der Änderung weiterhin erkennbar sein.

Die Unveränderbarkeit kann softwaremäßig (Sicherungen, Sperren, Festschreibung), hardwaremäßig (unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) oder organisatorisch (z.B. Zugriffsberechtigungen) sichergestellt werden.

ACHTUNG: Die bloße Ablage von Daten in einem Dateisystem genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht, so lange keine weiteren Maßnahmen erfolgen.

6. Gibt es bei der Änderung von Stammdaten (z.B. Änderung der Warenpreise) etwas zu beachten?
Bei einer Änderung von Stammdaten (z. B. Abkürzungs- oder Schlüsselverzeichnisse, Organisationspläne) muss der ursprüngliche Inhalt in den entsprechenden Bewegungsdaten (z. B. Umsatzsteuerschlüssel, Währungseinheit, Kontoeigenschaft) erhalten bleiben. Ggf. müssen Stammdatenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

7. Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Neben den Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu allen Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Buchführung für die Besteuerung im Einzelfall von Bedeutung sind. Neben den Unterlagen in Papierform sind dies auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die als Nachweis der Umsetzung und Einhaltung der Ordnungsvorschriften dienen.
Die Finanzverwaltung will und kann sich auf die genauen Unterlagen allein aufgrund der Vielzahl möglicher Fallgestaltungen nicht festlegen und schiebt den schwarzen Peter den Steuerpflichtigen zu. Diese müssen selbst prüfen, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind. Hierzu können sie sich der Hilfe des Steuerberaters bedienen.

Als aufbewahrungspflichtig sind aber in jedem Fall die folgenden Unterlagen anzusehen:
sämtliche Einzelaufzeichnungen
alle Unterlagen der Kasse (Bedienungsanleitung, Grundprogrammierung und Änderungen)
Speisekarte und Kalkulationen

8. Müssen Belege für die Buchungen aufbewahrt werden?
Ja, es gilt der Grundsatz: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG! Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen (Belegfunktion).

9. Wie sind die Kassenunterlagen aufzubewahren?
Es gilt zunächst der Grundsatz, dass alle Unterlagen in der Form aufzubewahren sind, in der sie eingegangen bzw. erstellt wurden. Elektronische Unterlagen: Aufbewahrung in elektronischer Form. Der Ausdruck und die Aufbewahrung des Z-Bons genügt nicht.

Unterlagen in Papierform: Diese Unterlagen sind grundsätzlich in Papierform aufbewahrungspflichtig. Sie können jedoch auch gescannt und elektronisch erfasst werden. Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur nötig, wenn es darauf ankommt (Bsp. rot für negative Werte). Nach dem Scannen darf eine weitere Bearbeitung nur noch im elektronischen Dokument erfolgen. Grundsätzlich soll der Papierbeleg dem Bearbeitungsvorgang entzogen werden. Wird er dennoch bearbeitet, muss nach Abschluss der Bearbeitung der Beleg erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index). Nach dem Scannen darf der Papierbeleg vernichtet werden.

ACHTUNG: Bestimmte Dokumente, wie bspw. Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel sind weiterhin im Original aufzubewahren.

10. Darf ich die Einzelaufzeichnungen nach Ausdruck des Z-Bons löschen?
Nein, es müssen alle Einzelaufzeichnungen aufbewahrt werden.

ACHTUNG: Soweit ihre Kasse bauartbedingt die gesetzlichen Anforderungen noch nicht erfüllen kann, kann sie weiterhin längstens bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden (BMF Schreiben vom 26.11.2010). Technische Anpassungen müssen aber durchgeführt worden sein. Können die Einzelaufzeichnungen nicht über die gesamte Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden, sind die Tagesendsummenbons (Z-Bons) aufzubewahren.

11. Wie lange sind die Unterlagen aufzubewahren?
10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege. Zu den Organisationsunterlagen zählen u.a. Bedienungsanleitung, Programmieranleitungen, Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern und Anweisungen zur Kassenprogrammierung).

12.Sind Kontrollen des Datenverarbeitungssystems durchzuführen?
Ja, es muss kontrolliert werden, ob die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die vollständige und lückenlose Erfassung ist durch ein Zusammenspiel von technischen und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen. Das ist etwa möglich durch: Erfassungskontrollen Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern.

Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können. Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren.

13. Welche Anforderungen werden an die Verfahrensdokumentation gestellt?
Daneben ist eine Verfahrensdokumentation aufzustellen, die aussagekräftig und aktuell ist und die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Aus der Dokumentation muss Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsvorgangs vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Der Umfang der Dokumentation richtet sich danach, was im Einzelfall zum Verständnis des Datenverarbeitungsvorgangs notwendig ist.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Während der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachweisbar sein, dass das Verfahren in der Dokumentation dem Verfahren in der Praxis entspricht. Bei Änderungen sind neue Versionen der Dokumentation zu erstellen und die Änderungshistorie vorzuhalten.


14. Wie sind die Daten dem Betriebsprüfer zugänglich zu machen?
Der Betriebsprüfer hat Datenzugriff auf sämtliche elektronischen Belege in allen Stufen der Bearbeitung. Er hat Zugriff auf die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme sowie auf alle Verfahrensdokumentationen (auch nichtelektronisch).

Der Zugriff kann dabei
unmittelbar (Prüfer sitzt am EDV-System des Steuerpflichtigen)
mittelbar (Prüfer verlangt vom Steuerpflichtigen die Auswertung anstelle des Finanzamts) oder
durch Datenträgerüberlassung

erfolgen. Die Art des Datenzugriffs kann vom Betriebsprüfer frei gewählt werden. Unvollständige oder falsche Daten sind auf Verlangen des Prüfers zu ergänzen bzw. zu berichtigen. Können elektronische Daten, Datensätze oder Dokumente nicht elektronisch bereitgestellt werden, ist die Finanzbuchhaltung nach Ansicht der Finanzverwaltung formell nicht mehr ordnungsmäßig, so dass Hinzuschätzungen drohen.

ACHTUNG: Bei personenbezogenen Daten oder Berufsgeheimnissen sind die Daten vor der Herausgabe/Einsichtnahme "digital" zu schwärzen oder durch Zugriffsbeschränkungen zu schützen.

15. Welche Bedeutung haben die neuen GoBD im Zusammenhang mit der Kassenbuchführung?
Die neuen GoBD ergänzen und konkretisieren die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und enthalten die Regelungen zur Buchführung in elektronischer Form. Geltung beanspruchen sie für Unternehmen mit datenverarbeitungsgestützten Buchführungssysteme. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung stellen einen unbestimmten Rechtsbegriff dar, der insbesondere durch Rechtsnormen, Rechtsprechung und Verwaltung geprägt und entsprechend mit Leben gefüllt wird.

Das Kassenbuch ist Teil der Buchführung und unterliegt damit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, die von jedem Unternehmer, der Bücher in elektronischer Form führt, zu beachten ist. Insofern wirken die GoBD auch auf die Kassenbuchführung ein.

Die GoBD gelten für alle Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Mit anderen Worten: ab dem 1. Januar 2015 haben die Steuerpflichtigen die neuen Grundsätze zu beachten.

16. Die GoBD sind in einem BMF-Schreiben niedergelegt. Was bedeutet das? Sind die BMF-Schreiben bindend für Gericht und Steuerpflichtige?
BMF-Schreiben sind Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die Finanzbehörden in Deutschland. Sie sollen die Finanzämter anweisen, bestimmte Vorgänge einheitlich nach den im BMF-Schreiben genannten Grundsätzen zu bearbeiten und zu entscheiden.

Die BMF-Schreiben stellen lediglich eine Verwaltungsanweisung dar. Sie sind daher für den Bürger nicht bindend. Er kann sich gegenüber dem Finanzamt zwar auf das Schreiben berufen und das Finanzamt anweisen, entsprechend der Vorgabe zur arbeiten. Eine Bindungspflicht für den Bürger besteht aber nicht. Er kann damit auch eine abweichende Auslegung der gesetzlichen Regelungen vertreten. Auch die Gerichte sind an die BMF-Schreiben nicht gebunden.

17. Kann sich der Steuerpflichtige Rechtssicherheit verschaffen, ob seine Kasse die Anforderungen erfüllt?
NEIN, das Finanzamt wird insoweit keine positive Bescheinigung ausstellen. Das gilt sowohl im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung, als auch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft. Der Grund hierin liegt einfach in der Vielzahl und unterschiedlichen Ausgestaltung der Datenverarbeitungssysteme. Auch Hersteller-Zertifikate können lediglich einen Anhaltspunkt bieten. Gegenüber Finanzverwaltung oder Gericht entfalten sie keine Bindungswirkung.