Personalplanung in der Gastronomie

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Die Personalplanung in der Gastronomie ist eine Gratwanderung. Jeder Gastronom kennt diese Situationen: Manchmal ist zuwenig Personal eingeteilt, so dass die Gäste unzufrieden sind, ein anderes Mal sind die Personalkosten hoch und der Umsatz stimmt nicht. Was man für eine gelungene Personalplanung in der Gastronomie benötigt, sind eine Menge Erfahrung im eigenen Geschäft und hilfreiche Tools, mit denen der technische Bereich der Organisation abgedeckt wird. Hier ein paar Tipps für den Umgang mit der manchmal leidigen Frage nach dem Personal:

Grundlegende Tipps für die Personalplanung

Wie viel Personal benötigt wird, hängt natürlich ganz vom Betrieb ab. Auf Faustregeln wie "20 Tische brauchen 2 Kellner" kann man sich nicht verlassen, denn es macht selbstverständlich einen riesigen Unterschied, ob man Kaffee und Kuchen serviert oder ein Sternemenü an den Mann bringen möchte.

Auch die Qualifikation des Personals ist ein wichtiger Faktor. Jeder Wirt sollte eine Stammbelegschaft haben, die geschult und ausgebildet ist und auch in Stoßzeiten einen optimalen Service leisten kann. Diese Fachkräfte sollten auch zu den Schichten eingeteilt sein, wo sie am nötigsten gebraucht werden.

Unvorhergesehen Ereignisse, große Festivitäten und der saisonale Hochbetrieb machen zusätzliche Arbeitskräfte nötig, die in den meisten Betrieben als geringfügig beschäftigt eingestellt werden. Das hat den Vorteil, dass sie flexibel eingesetzt werden können, man jedoch bei den Lohnnebenkosten spart und damit ein tragfähiges Konzept überhaupt erst ermöglicht wird.

Technische Tools für die Personalplanung

Je nach Saison, eigenen Öffnungszeiten, Sortiment und auch Lage der Mitbewerber ist die Personaleinsatzplanung sehr aufwändig und erfordert eine großes Maß an Flexibilität. Wie lässt sich eine solche Planung am einfachsten realisieren, so dass alle Beteiligten den Überblick behalten? Der 360Grad Dienstleister für die Gastronomie - -> gastivo (externer Link) kann hier Lösungen bieten. Unter anderem bieten sie ein Tool. das einfach zu bedienen und übersichtlich ist. Es lässt sich auch auf sich kurzfristig wechselnde Pläne vorbereiten. Die Schichtpläne können online erstellt und via Smartphone an die Mitarbeiter gesendet werden. Jeder hat Zugriff auf die Einteilung, so dass kurzfristige Kollaborationen problemlos möglich sind. Das Besondere: Die Planung und die tatsächliche Arbeitszeiterfassung verschmelzen in einer Oberfläche. So ist die Auswertung für die Verantwortlichen einfach und schnell realisierbar.

edpep von eurodata überwacht gleichzeitig die Einhaltung der rechtlichen Richtlinien und verfügt über vier Wege der Erfassung: via Smartphone App, via Tablet App, via Desktop Stempeluhr oder manuell.

Wie findet man das perfekte Personal?

Die Einführung des Mindestlohns setzt Gastronomen weiter unter Druck. Eine perfekte und lückenlose Personalplanung ist heute wichtiger denn je. Diese Planung beginnt jedoch schon bei der Auswahl der geeigneten Bewerber.

Für das Stammpersonal greift man am besten auf gut ausgebildete und im eigenen Bereich erfahrene Mitarbeiter zurück. Diese sollten fest definierte Schichten haben, die am besten in den Stoßzeiten liegen. Die geringfügig beschäftigten Mitarbeiter werden flexibel eingesetzt und kommen zu saisonalen Hochzeiten oder zu Events ins Lokal.
Hier muss von vornherein geklärt werden, mit welchen Einschränkungen die Tätigkeit verbunden ist:
- die Tätigkeit wird nicht berufsmäßig ausgeübt
- sie dauert nicht länger als zwei Monate am Stück
- im Maximalfall kommen 50 Arbeitstage im Jahr zusammen

Die perfekte Personalplanung wird nicht an jedem Tag gelingen. Mit Erfahrung und technischen Hilfsmitteln kann man sie sich jedoch einfacher machen.

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