Stellenbeschreibung Bankettsachbearbeiter

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Allgemeines

Vom Stelleninhaber (insbesondere bei Abteilungsleitern) wird die stetige Bereitschaft erwartet, sich in den Betrieb einzubringen und auch überall dort mitzuhelfen, wo Hilfe benötigt wird. Eine Stellenbeschreibung ist ein Leitfaden und keinesfalls ein starres Gebilde. Der “Blick über den Tellerrand hinaus” muss immer gewährleistet sein. Man darf sich nicht hinter einer Stellenbeschreibung “verschanzen”, sondern diese als Grundlage für die tägliche Arbeit verstehen. Im Bereich der Aufgaben kommen stets neue hinzu oder bestehende werden ergänzt. Es darf nie dazu kommen, dass der Stelleninhaber sagt: “Aber das steht nicht in meiner Stellenbeschreibung”.
Name des Betriebes  
Name des Stelleninhabers  
Stellenbezeichnung Bankettsachbearbeiter/in
Abteilung/Bereich Bankett/Veranstaltungen
Status Operation
ist unterstellt Bankettleitung, F&B Manager, Geschäftsleitung
ist gleichgestellt ---
ist überstellt allen Kollegen im Bankett
wird vertreten von stell. Bankettleiter/in
vertritt ---
Dienstverhältnis Vollzeit, xx Stunden/Woche

Voraussetzungen

Abgeschlossene Berufsausbildung (Restaurantfachmann/-frau, oder Hotelfachmann/-frau bzw. -kaufmann/-frau)
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung
Besonderes Organisationstalent
Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil / wichtig

Funktion

Koordination des Bankettbüros
Verantwortlich für alle administrativen Arbeiten im Bankett-/ Cateringbereich
Bearbeitung von Gästeanfragen, Kontakt halten und nachfassen
Verantwortlich für den Informationsfluss an die beteiligten Abteilungen (Erstellung von korrekten Ablaufberichten/Function Sheets)
Ggf. in Vertretung der Bankettleitung Absprachen mit Gästen und Dienstleistern führen

Verhalten im Betrieb

Loyalität gegenüber dem Unternehmen
Schweigepflicht über betriebliche Abläufe und Vorkommnisse
Allgemeine Disziplin und Pünktlichkeit
Freundlichkeit und Fairness gegenüber Kollegen und Geschäftspartnern
Einhaltung der Dienstzeiten
Der Konsum von Alkohol ist während der Dienstzeit strikt untersagt! Dies ist auch bei allen anderen Mitarbeitern mit durchzusetzen
Rauchverbot in Bereichen, die der Gast einsehen kann bzw. nutzt
Sorgfaltspflicht gegenüber dem Betriebseigentum wie Geräten, Mobiliar, etc.

Aufgaben (am Arbeitsplatz)

Annahme von Telefonaten und Führen des Terminskalenders der Bankettleitung und ggf. des F&B Managers
Bearbeitung der anfallenden Korrespondenz inkl. Anfragen, Erstellen von Angeboten, Nachfassen
Verträge vorbereiten und alle beteiligten Abteilungen informieren
Kollegiale Zusammenarbeit der Abteilungen pflegen
Ablaufpläne (Function Sheets) erstellen und verteilen
Wochenübersichten, Berichte und Forecasts erstellen und verteilen
Alle Bestellungen für die Veranstaltungen rechtzeitig auslösen (Getränke, Künstler, Tischwäsche, Fahrzeuge, ...)
Briefings mit den Bankettmitarbeitern durchführen
Korrekte Abrechnung der Veranstatung erstellen und Rechnung schreiben
Einholen von Angeboten für Künstler, Leihwäscheanbieter, Mietpersonaldienstleister, Dekorationsfirmen, Floristen, Technikfirmen, Beleuchter, etc. - also für alle Gewerke, die für eine Veranstaltung wichtig sein könnten
Unterstützung bei der Erstellung der Bankettmappe
Ablage, allgemeine Büroarbeiten, Bearbeitung der Post

Besprechnung der Stellenbeschreibung

Datum Datum Datum
Stelleninhaber Vorgesetzter Geschäftsleitung
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