Dienstplangestaltung

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Dienstplangestaltung

Die Dienstplangestaltung ist meist ein eher undankbares Thema. Leider kann man es nicht immer allen Recht machen. Im besten Falle kommt er den Dienstplanwünschen der Mitarbeiter und den Anforderungen des Betriebes nach. Die Gästeorientierung sollte aber auch hierbei (wie bei praktisch allen Vorgängen in der Gastronomie) im Vordergrund stehen. Jede Betriebsform, jeder Betrieb und jede Abteilung haben dabei ihre eigenen Anforderungen.

Bei der Erstellung eines guten Dienstplans sind sehr viele Faktoren zu berücksichtigen:
- Sonderveranstaltungen
- Feiertage
- Urlaubszeiten
- Besonderheiten einzelner Mitarbeiter (Kinder, Verkehrsanbindung, vertragliche Zusicherungen, ...)
- Wichtige Termine der Mitarbeiter (Arzt, Familie)
- Stärken/Schwächen einzelner Kollegen
- Sympathie zwischen den Kollegen (sollten dann vielleicht nicht häufig zusammenarbeiten)
- Einsatzmöglichkeiten (Schichtleiter, Commis)
- Budget für Aushilfskräfte
- Dienstplanwünsche allgemein
- gesetzliche Bestimmungen (Pausenzeiten, freie Sonntage, Arbeitszeiten, ...)
- und vieles mehr

Falls es Ihnen möglich ist, ist ein Dienstplan für 14 Tage im Voraus sicherlich am besten geeignet. In den meisten Betrieben jedoch wird der Dienstplan nur für eine Woche erstellt, da es tägliche Änderungen der äusseren Bedingungen geben kann wie z.B. neue Banketts, Krankheit einzelner Mitarbeiter und und und. Es bringt ja auch nichts, wenn Sie einen Plan für 4 Wochen machen und müssen dann ständig Änderungen vornehmen.

Idee
Lassen Sie doch einmal Ihre Mitarbeiter abwechselnd den Dienstplan erstellen. Erst so werden sie sehen, wie kompliziert das sein kann! Gehen Sie dann diesen zusammen durch und erklären Sie ggf. Korrekturen. Ich versichere Ihnen, dass danach deutlich mehr Verständnis für vermeidlich unpassende Dienste sein wird!

Tipps für die Dienstplangestaltung

Tipp Anmerkung
Brechen Sie starre Schichtzeiten auf Warum muss ein Spätdienst immer um 15 Uhr beginnen? Seien Sie flexibel. Warum kann ein einzelner Mitarbeiter nicht mal erst um 17 Uhr anfangen? Überdenken Sie Ihr gesamtes System immer wieder und finden Sie Freiräume!
Abteilungsübergreifende Planung Stimmen Sie den Dienstplan in Teilen mit anderen Abteilungen ab. Vielleicht kann so ein Restaurantmitarbeiter auch mal im Bankett arbeiten, oder Service und Küche finden gemeinsame Zeit für übergeordnete Projekte (Aufräumen des Lagers, etc.)
Aushilfen kostenschonend einsetzen Setzen Sie Aushilfen so kostensparend wie möglich ein. Lassen Sie sie erst zu Beginn des Service kommen und nicht schon 2 Stunden vorher zum Mise en place - das schaffen Ihre Leute vielleicht auch selbst.
Anreize schaffen Zahlen Sie für allgemein "ungeliebte" Dienste (Sonntagmorgen, Nachschichten) einen kleinen Bonus oder steuerfreie Zuschläge. Sie werden sehen, dass diese Dienste plötzlich attraktiv sind.
Guttage, Urlaubstage im Auge behalten Halten Sie stets Guttage, Urlaubstage, Überstunden und Feiertage im Blick. Versuchen Sie diese Zeiten nicht zu groß werden zu lassen. Bauen Sie kontinuirlich Tage und Stunden ab.
Nutzen Sie das Reservierungsbuch Zur Erstellung des Dienstplans sollten Sie auch stets das Reservierungsbuch (-system) berücksichtigen. Wenn an einem Tag z.B. nur wenige Vorreservierungen vorliegen ist es eher unwahrscheinlich, dass auch eine verringerte Servicemannschaft überfordert sein wird. Geben Sie lieber einem Kollegen frei und bauen so Guttage ab.
Kollege auf Abruf Um kurzfristige Änderungen im Dienstplan (Krankheit, hohe Auslastung) besser im Griff zu haben, könnten Sie eine Art Bereitschaftsdienst einführen. Jede Woche ist das jemand anderes. Und für z.B. zwei Woche Bereitschaft (ohne tatsächlichen Dienst zu haben) bieten Sie 1 Guttag an.
7 oder 14 Tage Dienstplan Es gibt für beide Modelle ein Für und Wider. Bei 7-tägigen Dienstplänen haben Sie bezüglich der Planung eine größere Sicherheit (z.B. Auslastungszahlen) und es müssen meist weniger Änderungen gemacht werden. 14-tägige Dienstpläne bieten den Mitarbeitern eine bessere (private) Planung, allerdings müssen diese häufiger geändert werden (kurzfristige Krankheit, Buchung einer größeren Feier). Am besten, Sie probieren beide Varianten jeweils einmal 3 Monate aus und entscheiden dann - zusammen mit dem betroffenen Team - welche die bessere ist.
Wünsche berücksichtigen Wenn es der betriebliche Ablauf zulässt und ansonsten nichts dagegen spricht, sollten die Dienstplanwünsche der Mitarbeiter Berücksichtigung finden. Sie werden dadurch deutlich glücklichere und motivierte Mitarbeiter haben.
Teilzeitkräfte vs. Teildienst Setzen Sie Teilzeitkräfte sinnvoll ein, kann der allgemein unbeliebte Teildienst verringert werden. Die Vollzeitkräfte machen Früh- oder Spätdienst und mit den Teilzeitkräften füllen Sie jeweils mittags und abends auf.
Aushilfen an Wochenenden Sie werden "der König sein", wenn Sie insbesondere an Wochenenden (oder zu anderen unbeliebten Zeiten) Aushilfen einsetzen und Ihren festen Kollegen damit die Möglichkeit einer halbwegs normalen Freizeitgestaltung geben.
Vorlieben Ihrer Mitarbeiter Fragen Sie Ihre Leute, wer vielleicht lieber lange schläft, ein Nachmensch oder ein Frühaufsteher ist und versuchen Sie, das bei der Dienstplanung zu berücksichtigen.
Urlaubsplanung Planen Sie den Urlaub mit allen Kollegen langfristig. Veröffentlichen Sie ggf. frühzeitig Urlaubssperrzeiten.

Musterdienstpläne

Musterdienstplan [12 KB] (Excel) für viele Mitarbeiter in einer Abteilung
(1 ganze Seite für eine Woche und viele Namen)

Musterdienstplan [12 KB] (Excel) für kleinere Betriebe
(1 Seite mit 4 Abteilungen und je 4 Namenszeilen)

Schauen Sie sich auch den Tipp der Woche #27 an - Hier erfahren Sie wie man Arbeitszeiten allgemein optimieren kann.

Dienstplan-Software

Ich hatte mich vor ein paar Jahren schon einmal mit dem Thema einer Dienstplan-Software auseinandergesetzt und musste dabei festestellen, dass für mich nichts geeignetes auf dem Markt war. Entweder die Systeme waren zu komplex, zu wenig auf die Gastronomie zugeschnitten oder zu wenig felxibel. Also hatte ich das Thema erstmal auf Eis gelegt.

Ende 2016 habe ich mich dann erneut damit auseinandergesetzt, da ich für ein neues Projekt unbedingt digital werden wollte. Ich habe mir wieder einige Systeme angeschaut (siehe auch Liste weiter unten), habe mich dann aber persönlich für gastromatic entschieden. Hier waren alle meine Anforderungen sehr gut umgesetzt und auch der Preis stimmte.

Machen Sie sich also ein persönliches Anforderungsprofil z.B. Brauchen Sie auch eine Stempeluhr? Soll es eine App für die Mitarbeiter geben? Möchten Sie gleich eine automatische Lohnabrechnung erstellen lassen? Brauchen Sie Benutzerrechte? Sollen auch die Abwesenfheiten mit verwaltet werden? usw. und schauen Sie sich verschiedene Systeme an.

gastromatic (Meine Empfehlung)
Xplan-PEP
Dienstplanagent
Dejoris
Dienstplanmacher
Shiftjuggler
Planik
Shyftplan
Edpep
Papershift

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