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Die Betriebspüfung in der Gastronomie

Wer hat schon gerne die Steuer im Haus ... sicher keiner. Irgendwie fühlt man sich immer schlecht und hat ein mulmiges Gefühl, auch wenn man vielleicht gar keinen Grund dafür hat. Eins ist klar: Der Prüfer wird sicher etwas finden. Ich selbst erinnere mich aber auch an einen Fall, in dem der Prüfer etwas zu unseren Gunsten fand und wir letztendlich eine Steuererstattung erhielten :) Gehen Sie also ganz entspannt an die Sache ran und schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre.

Zur Einführung ein Beispiel

Absatzbild-Betriebsprüfung-Beispiel

Der Gastronom eines kleinen gutlaufenden Restaurants "vergisst" 20.000 Euro in der Steuererklärung für 2009 anzugeben. Dies wird bei der Betriebsprüfung 2012 festgestellt und es kommt zu den folgenden Schritten:

+ Die Gewinnermittlung wird um diese 20.000 Euro angehoben
+ Es ergeht ein neuer Einkommensteuerbescheid mit entsprechender Nachzahlung
+ Anhebung des Gewerbesteuermessbetrages und entsprechende Nachzahlung
+ Der Umsatzsteuerbescheid wird angepasst und es erfolgt auch hier eine Nachzahlung
+ ggf. Zinsen auf die nicht gezahlten Steuern
+ eventuell eine strafrechtliche Verfolgung wegen Steuerhinterziehung
+ bei Wiederholungstätern kann auch ein Entzug der Gewerbeerlaubnis folgen

Nun kommt es aber ... da der Prüfer davon ausgeht, dass ein ähnlicher Betrag auch in den Folgejahren nicht angegeben wurde, schätzt er für 2010 und 2011 den gleichen Wert. Es kommt also insgesamt für drei Jahre eine immense Steuer-Nachzahlung auf den Gastronomen zu. Das können schnell 6-stellige Beträge sein.

Lassen Sie es nicht soweit kommen! Führen Sie Ihre Bücher ordentlich und geben Sie dem Prüfer keinen Anlass, mistrauisch zu sein.

Gastgewerbe = Risikobranche

Geld und Finanzen

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In regelmäßigen Abständen kommen die Betriebsprüfer des Finanzamtes (und auch der Sozialversicherungsträger) ins Haus, um den Betrieb bzw. die Zahlen des gastgewerblichen Unternehmens auf Herz und Nieren zu prüfen. In der Regel passiert dies alle 3-5 Jahre. Die Gastronomie gilt den Finanzbehörden übrigens als Risikobranche.

Das beste was man gegen diesen Ruf tun kann, ist eine sehr gut geführte und saubere Buchhaltung. Mein Steuerberater benutzt gerne den Ausspruch: "Wer schreibt, der bleibt". Dokumentieren Sie alles. Es gibt im beruflichen Alltag viele Sonderfälle, die irgendwie verbucht und bearbeitet werden müssen. Wenn dann genau ein solcher Fall drei Jahre später geprüft wird, kann man sich meist nicht mehr an die Details erinnern. Schreiben Sie eine kurze Aktennotiz dazu mit einer Erläuterung. Das schafft Vertrauen. Dokumentieren Sie so auch z.B. den Verderb von Lebensmitteln und Einladungen von Gästen. Sollten dem Prüfer mehrere "komische" Fälle begegnen, könnte er die gesamte Buchhaltung in Frage stellen und als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Das hätte fatale Folgen und resultiert meist in hohen Steuernachzahlungen oder teuren Gerichtsprozessen.

Heutzutage ist man verpflichtet, dem Prüfer alle Daten auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Was sie genau brauchen, steht auf der Prüfungsanordnung, die rechtzeitig per Post zugestellt wird. Der Prüfer nutzt spezielle Software (IDEA), um die Plausibilität der Zahlen zu prüfen und sie mit den Standard-Richtsätzen zu vergleichen. Liegt man im Zielkorridor, hat man nur sehr selten mit einer tiefergehenden Prüfung zu rechnen (wenn alle anderen Parameter auch passen). Umgekehrt jedoch kann das bedeuten, dass hohe Schätzungen vorgenommen werden und es zu unangenehmen (ggf. sogar existenzgefährdenen) Nachzahlungen kommen kann.

Prüfungsschwerpunkte

Meist kommen Prüfer, die auf die Gastronomie spezialisiert sind. Diese sind sehr gut ausgebildet und kennen sich ggf. besser mit Ihrem Kassensystem aus, als Sie selbst. Handelt es sich zudem um einen Prüfer mit mehreren Jahren Berufserfahrung, wird er schnell erkennen, ob bei Ihnen alles koscher ist. Auf diese (sensiblen) Bereiche achten die Prüfer bei der Betriebsprüfung in der Gastronomie ganz besonders:

Kassenbuch und Kassensystem

Absatzbild-Betriebsprüfung- Kasse

Das Kassenbuch ist eines der sensibelsten Bereiche in der Gastronomie. Da viele Einnahmen und Ausgaben bar abgewickelt werden, kommt dem Kassenbuch eine zentrale Rolle zu. Gesetzlich gesehen, sollte man das Kassenbuch täglich führen und alle Einnahmen und Ausgaben eintragen. Die Belege müssen das entsprechende Datum aufweisen. Am Ende des Tages muss der errechnete Bestand der Kasse mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen.

Leider werden Kassenbücher oft sehr schludrig geführt. Manche Gastronomen führen ihr Kassenbuch gar nur zum Monatsende. Dadurch kann es zu großen Schwierigkeiten kommen wie z.B. Negativkassenbestände, die es praktisch eigentlich nicht geben kann. Stellt ein Prüfer so etwas fest, wird er schnell die gesamte Buchführung in Frage stellen.

Das Restaurant-Kassensystem ist ein weiterer sehr sensibler Bereich. Um Schwierigkeiten mit dem Prüfer aus dem Weg zu gehen, sollte man umfangreiche Aufzeichnungen dazu führen. Man ist außerdem verpflichtet, alle Unterlagen zum Kassensystem (inkl. Bedienungsanleitung, Protokolle über die Einrichtung von Bedienern oder Trainingsschlüsseln, Stornobelege, etc.) aufzubewahren. Tut man dies nicht, steht man schnell im Verdacht, Manipulationen vorgenommen zu haben. Wie bereits erwähnt, kennen sich viele Finanzbeamte bestens mit den Gastro-Kassensystemen aus und werden schnell erkennen, ob alles seine Ordnung hat.

Ganz besonders wichtig ist das Archivieren der Z-Abschläge. Diese sollten lückenlos vorhanden sein. Am besten, man kann zusätzlich die Monats-Z-Abschläge vorweisen. Dadurch ist eine Querprüfung schnell möglich. In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass Sie bei der Verwendung von Thermopapier stets eine Kopie auf Normalpapier machen sollten, da das Thermopapier nach einiger Zeit nicht mehr lesbar sein kann. Sie sind aber dazu verpflichtet, dass alles gut nachvollziehbar ist.

Im Übrigen muss das Kassensystem GDPdU*-konform (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Beachten Sie hierzu auch die rechtlichen Anforderungen an Kassensysteme hier auf der Website.

Personal und Schwarzarbeit

Absatzbild-Betriebsprüfung- Personal

In der Gastronomie findet man immer wieder Mitarbeiter, die nicht korrekt abgerechnet werden. Die Bandbreite der Möglichkeiten hierbei ist groß. Sei es dass Überstunden schwarz ausgezahlt werden, sei es dass steuerfreie Zuschläge nicht korrekt abgerechnet werden (bitte beachten Sie hierzu auch den Artikel zum Thema Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschäge hier auf der Website), sei es dass Mitarbeiter komplett schwarz beschäftigt werden oder dass Minijobber nicht richtig angemeldet sind. Es soll Fälle geben, indenen zwar drei Personen als Minijobber angemeldet sind, aber eigentlich nur eine Person tatsächlich im Betrieb arbeitet (und die beiden anderen Minijob-Löhne über Umwege auch bekommt). Das man sich damit stafbar macht, liegt ja auf der Hand. Ein erfahrener Betriebsprüfer weiß, auf was er achten muss, um solche Fälle aufzuklären. Macht der Betrieb z.B. 100.000 Umsatz im Monat und hat aber nur 18% an Personalkosten, dann muss da was faul sein.

Betriebsfahrzeuge

Absatzbild-Betriebsprüfung- KFZ

Angenommen Ihr Betrieb verfügt über zwei Betriebsfahrzeuge und Sie als Gastronom haben zudem ein privates Fahrzeug. Bei dem einen Betriebsfahrzeug handelt es sich um einen Transporter mit 2 Sitzen und großer Ladefläche, bei dem anderen um einen Kombi (für kleinere Erledigungen). Trotz des Vorhandenseins eines zusätzlichen privaten Fahrzeugs, wird es sehr schwierig sein, die rein betriebliche Nutzung des Kombis zu begründen, außer Sie führen ein lückenloses Fahrtenbuch. Nur so könnten Sie der 1%-Besteuerung entgehen. Bei dem Transporter wird es eher unproblematisch sein, die betriebliche Nutzung zu begründen. Ich kann Ihnen nur empfehlen, ein Fahrtenbuch zu führen - ich selbst musste für mehrere Jahre 1% des Neuwagenpreises nachzahlen, obwohl ich das Fahrzeug nie privat genutzt habe. Es wurde tatsächlich nur für Betriebsfahrten eingesetzt. Der Prüfer sah das anders. Das hat verdammt weh getan :(

Die Bewirtung von Gästen

Absatzbild-Betriebsprüfung-Gäsebewirtung

Viele Faktoren können den Wareneinsatz negativ beeinflussen. Ein Aspekt ist sicher die Einladung von Gästen. Hierzu gibt es die unterschiedlichsten Anlässe. Man gibt einem Stammgast ein Glas Sekt aus, man bewirtet einen guten Tisch mit einem Digestiv, man lädt einen Gast der Geburtstag hat auf ein Glas ein, man gibt ein Dessert aufs Haus, da sich der Gast über das Essen beschwert hat... Alle diese Einladungen müssen dokumentiert werden, damit man die Kosten später z.B. in Marketingaufwand umbuchen kann und somit den Warenverbrauch schmälert. Am Ende wird dadurch die Wareneinsatzquote verbessert. Im Service sollte dazu eine Liste ausliegen, in die alle Gästerepräsentationskosten eingetragen werden. Am besten, man lässt zudem den Grund der Einladung angeben und falls möglich auch den Namen des Gastes.

Das gleiche gilt im Übrigen auch für Verlust, Bruch und insbesondere Verderb. Muss man z.B. einen größeren Posten Fleisch wegschmeissen, weil man zuviel eingekauft hat, so sollte man dies ebenso vermerken und aus dem Wareneinsatz herausrechnen. Bitte beachten Sie hierzu auch den Download und die Hinweise hier auf www.g-wie-gastro.de.

Privatnutzung und -einkauf

Absatzbild-Betriebsprüfung- Privatnutzung

Möglichkeiten gibt es sicher genug, private Ausgaben dem Betrieb zuzuschlagen. So könnte man über den Betrieb private Lebensmittel einkaufen, man könnte privat-genutzte Geräte (z.B. PC oder Küchengeräte) aus dem Betriebsvermögen zahlen, man könnte für das Privatfahrzeug über den Betrieb tanken und so weiter. Ein Prüfer wird versuchen, solche Fälle aufzuspüren. In Einzelfällen dürfte das schwierig werden (außer sie sind sehr offensichtlich) - wird das jedoch regelmäßig gemacht, wird der Prüfer sicher fündig werden.

Klicken Sie hier zum weiterlesen des Artikels Betriebsprüfung - --> IDEA und Nachkalkulation

Balken schmal - Weiterführende Links und Infos

Betriebsprüfung in der Gastronomie: Kein Grund zur Panik - bei gastgewerbe-magazin.de
Betriebsprüfung: Sich wehren zahlt sich aus - bei wirtschaftswoche.de
Ursachen und Anlässe für Schätzungen bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie - bei warstatt.de
Die steuerliche Betriebsprüfung - Aufgabe und Ablauf - bei IHK Hannover
Betriebsprüfungen in der Gastronomie - bei angele-kollegen.info Steuerberater
Wenn der Betriebsprüfer (in der Gastronomie) zweimal rechnet - bei dr-lehr.com
Au weh...der Betriebsprüfer kommt (in der Gastro) - bei ihoga.org

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